在当今数字化浪潮席卷的时代，财务数字化转型已成为企业提升竞争力的关键举措。世界500强旗下的一家教育服务品牌，凭借卓越的教育资源和广泛的业务布局，在教育领域占据着重要地位。然而，随着企业规模的不断扩大，其在财务数字化转型方面面临着诸多挑战。该企业业务和财务系统众多且相互独立，数据无法互通，这给财务管理带来了极大的困扰。在这一背景下，合思作为专业的财务收支管理平台，凭借其专业的解决方案和丰富的经验，为该企业提供了针对性的档案合规管理解决方案，助力其开启财务数字化转型之旅。
业务迷局：教育品牌的财务管理困境
该教育服务品牌的业务规模庞大，业务和财务系统繁多。各个系统之间相互独立，犹如一座座信息孤岛，数据无法有效流通。这导致结构化数据提取变得异常困难，每一次数据的获取都需要耗费大量的时间和精力。
电子发票的管理更是让人头疼。打印、查重、验伪等工作不仅耗时费力，还造成了纸张的大量浪费，与当下绿色办公的理念背道而驰。
实物档案的管理也面临着重重问题。大量的实物存档占用了大量的物理空间，企业不得不安排专人进行管理，这无疑增加了管理成本。而且，档案损坏的情况时有发生，这让企业面临着档案合规管理方面的风险。
在日常工作中，不断重复的纸质档案录入操作不仅耗时长，还容易出错。发票、外部附件、凭证、账簿、报表的装订要求严格，每一次装订都需要投入大量的人力和时间。
更让人困扰的是，实物凭证与业务分散存放，无法实现智能搜索和准确查找。档案查阅缺少留痕记录，多人借阅也无法实现，这使得档案资产的利用率极低，严重影响了企业的财务管理效率。
合思妙方：专业定制档案合规管理方案
合思针对该教育服务品牌的痛点，提供了全生命周期的电子化会计档案管理方案。这个方案具有广泛连接异构系统的能力，能够以0开发成本介入企业的现有系统，确保档案应收尽收。
档案的数据来源广泛，涵盖了电子档案、自研OA、金蝶EAS以及实物档案等。通过多种接口传输方式，合思能够高效地进行数据采集，为企业构建起一个全面、准确的档案数据库。
合思的自动归档功能十分强大。智能组单和四性检测等功能，能够对档案进行快速、准确的归档和管理。其涵盖的会计类档案管理范围广泛，无论是内部档案还是外部档案，都能进行有效的管理。
此外，合思拥有强大的规则引擎自定义搭建功能。它能够实现亿级数据秒级调阅，穿透联查无缝衔接，电子原文件独立管理，还能自主采集结构化字段信息。这些功能为企业的档案合规管理提供了有力的支持，让企业能够更加高效地管理财务档案。
有序推进：解决方案的实施步骤
合思团队在实施解决方案时，采取了有条不紊的步骤。首先，对企业的现有系统和数据进行了全面梳理。通过深入了解企业的业务流程和数据架构，确定了接口传输方式和数据采集范围。这一步骤为后续的数据处理和档案管理奠定了坚实的基础。
针对不同来源的档案数据，合思团队进行了分类整理和标准化处理。他们运用先进的数据处理技术，确保数据的准确性和一致性。在这个过程中，团队成员严谨细致，不放过任何一个细节，以保证数据的质量。
利用智能组单和四性检测功能，合思对档案进行了自动归档和管理。这不仅提高了工作效率，还保证了档案管理的质量。每一份档案都能准确无误地归档到相应的位置，方便企业随时查阅和使用。
为了确保档案数据的安全和保密，合思为企业建立了完善的权限监控体系。不同的用户根据其职责和权限，只能访问和操作相应的档案数据。这一体系有效地防止了数据泄露和滥用，为企业的档案合规管理提供了可靠的保障。
成效显著：转型带来的丰硕成果
经过一段时间的实施，合思的解决方案取得了显著的成效。年均60万 + 会计凭证和36万 + 银行回单的会计档案实现了线上单套制管理。以电子会计档案为核心，形成了多向、网状的管理结构，大大简化了会计管理流程，提高了工作效率。
档案的多维度穿透查询功能让档案查阅变得简便高效。以电子借阅为主的方式，提高了档案资产的利用率。企业员工可以随时随地通过系统查询所需的档案信息，无需再像以前那样在堆积如山的纸质档案中苦苦寻找。
该企业通过了财政部电子凭证试点，成为地方财政局标杆试点企业代表。财务数据自动化率达到了91%以上，这一成绩令人瞩目。在企业规模翻倍扩张的情况下，财务人员数量仅发生了个位数增长，管理效能得到了大幅提升。
财务会计档案电子化改造后，企业大幅节约了物理存储空间和维护成本。企业财务相关负责人表示，有信心在2024年实现财务数据自动化率97%以上，进一步提升企业的档案合规管理水平。
高度赞誉：客户的认可与反馈
企业财务相关负责人对合思的解决方案表示高度认可。他们认为，合思的方案有效解决了企业在财务管理方面的难题，特别是在档案合规管理方面取得了显著的成效。
合思的方案提高了财务工作效率，降低了成本，同时保障了数据的安全和合规性。这为企业的发展提供了有力支持，让企业能够更加专注于核心业务的拓展。
通过与合思合作，企业实现了财务数字化转型，提升了管理水平和竞争力。企业期待未来能够与合思有更多的合作，共同推动企业的持续发展。
合思的专业团队和优质服务给企业留下了深刻印象。他们的专业素养和敬业精神为企业的数字化建设提供了重要保障，让企业在档案合规管理的道路上越走越稳。
如果您的企业也面临着类似的财务管理难题，不妨选择合思，开启财务数字化转型之旅。合思拥有丰富的经验和强大的技术实力，能够为您提供个性化的解决方案，助您提升管理效率，降低成本，实现档案合规管理的目标。立即联系合思，电话400 – 105 – 6505，网站www.hosecloud.com，还可以免费试用我们的服务，让我们一起共创美好未来。
