合思档案：开启企业财务档案管理新时代

在当今数字化浪潮中，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。2025年数电票将实现全覆盖，这意味着企业必须迅速适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。数电票需经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来应对这些变化。

纸电混合时代，企业各层级人员都面临着不同的档案管理困境。企业高管要应对纸质档案管理成本高、占地大，且档案数据难以分析利用的问题；财务人员则被海量档案数据和繁琐的整理工作所困扰，手动匹配、核对确认的工作枯燥又耗时；业务人员在出差、招待后的报销流程中，也饱受纸质票据繁琐之苦。

同时，企业财务档案管理还面临着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。纸质凭证输出耗材成本高，存储空间需求大；手工装册归档重复性工作多，查询调阅条件粗糙，数据难以有效利用；电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，纸质档案还可能因不可抗力损坏。尽管国家政策支持电子会计档案管理，且电子会计档案与纸质会计档案具有同等法律效力，但企业在数字化推行过程中，归档、储存环节仍存在纸质文件储存和数据存储线下载体等问题，保证档案原生性以确保财务档案管理合规，实现企业全面数字化迫在眉睫。在这样的背景下，合思档案应运而生，为企业提供了专业的发票管理服务。

多元方案 满足多样需求

合思档案提供领先的单套制解决方案和六大场景解决方案，能广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，为企业提供全方位的发票管理服务。

单套制解决方案具有便捷调阅不打印、混序归集免组装的特点。业务及管理流程包含实物流转和电轨运行，通过线上一套电子数据管理，确保财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。纸质原文件混序归档，效率更高，会计档案不打印，真正做到应收尽收，保证档案数据完整、真实、合规。

档案扩展解决方案可自定义档案类型，实现全流程扩展管理。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，提供可扩展的档案目录和自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可根据自身管理需求自定义归档目录，提升发票管理服务的灵活性。

证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。同时，创造性地提供财务视角下的完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规，让发票管理服务更加可靠。

强大功能 铸就高效管理

合思档案拥有多源采集、智能制档、档案管理、档案应用等强大功能，为企业提供优质的发票管理服务。

多源采集支持接口互联和自主采集。基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，可自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。此外，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，还支持手动采集和自主补录，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板，实现结构化数据批量导入。

智能制档通过规则引擎自动组装，会计档案关联规则可视化配置，可实现不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少90%人工匹配工作量。还提供关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。字段映射让查阅更便捷，已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。

档案管理方面，权限管理精准管控，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，根据国家发布的档案行业标准预置档号、档案册号编制规则，同时支持根据企业制度自主排列、扩展等。

档案应用实现电子与实物档案高度融合，多维检索满足多场景查询需求。支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。一站式预览，穿透联查，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。还包括外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务等多场景档案应用，以及档案移交、鉴定、销毁与线下实物管理的全流程线上化管控和线下实物的高度关联管理。

核心亮点 凸显价值优势

合思档案具有显著的降本增效、合规管理、数据利用等核心亮点，为企业的发票管理服务带来了巨大价值。

在降本增效方面，能节约纸张成本70%，节约整理成本75%，检索效率提升90%，彻底告别传统手工归档，让企业更有效地“收紧钱袋子”。

作为电子会计档案管理闭环全量业财系统的“连接器”，合思档案补足了企业信息化建设空白，拉通业财税档全链路，符合国家政策要求，具备接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，能及时应对变化。

合思档案让数据“活起来”，真正实现档案数据的价值利用。从数据到决策，前后端数据同源，流程全息贯通，有效提升管理能效。

应收尽收，“四性检测”+“业务检测”满足财务档案管理要求特殊性，双模检测实现归档即合规。打破物理空间限制，企业可在线自由调阅档案，预置规则引擎自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链。

角色赋能 助力企业发展

合思档案为不同角色带来了独特的价值，为企业提供优质的发票管理服务。

对于CEO/高管，合思档案能沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。通过提升财务服务效率，打响数字化转型决胜之战，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。

对于归档员/财务，可提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，让财务人员轻松完成档案管理，提高档案利用效率。

对于外部审计，审计无需进入档案室，实现档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通补充审计资料。

典型场景 展现广泛应用

合思档案在不同场景下都有出色的应用，为企业提供专业的发票管理服务。

在数电票时代，企业需要专业的电子会计档案管理平台来适应“数字化凭证时代”财务档案管理要求。合思档案提供数电票多渠道获取、验签、解析、自动填报、入账、封装、归档端到端全流程自动化解决方案，支持以数电票为代表的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。

在纸电混合阶段，合思档案通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用，如打标 – 到单 – 装盒 – 上架，集团共享，批量作业，极简管理，低碳环保等服务场景。

对于集团型企业，合思档案的共享中心统建方案可实现档案管理标准化落地，解决档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准/会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理，财务信息难整合等问题，实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策。

对于多系统数据互联的企业，合思档案可实现档案数据全生命周期管理，解决低效的档案管理现状和档案管理痛点，如统一储存，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等；业务证据链完整，实现业财一体双向穿透，还原业务全貌；数据共享，一站式查阅；全生命周期管理，有效减低财务管控风险。

成功案例 见证卓越成效

众多企业通过使用合思档案，取得了显著的成效，充分证明了其发票管理服务的可靠性和有效性。

某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案提供多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化，借阅管理信息化等解决方案，实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，管理自动化，企业成本降低等，数据指标显示凭证总量、单据总量可观，数据加载和关联匹配时间短，凭证与单据、单据与单据关联次数多。

世界上最大的重型装备制造商之一，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准/会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理等问题。合思档案的单套制管理方案实现安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地，管理成效显著，实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。

某企业在档案管理方面存在低效的现状和痛点，合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、业务检测方案、跨系统调阅方案，管理成效明显。统一储存，业务证据链完整，数据共享，全生命周期管理，成本效益对比显示装订匹配耗时、利用耗时、打印成本、空间成本均大幅降低，预估节省总体成本30W + /年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

中国最大的K12民办教育集团之一，在档案采集、存储、整理、利用方面存在问题。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理，管理成效为以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

市场定位 彰显独特优势

合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000 + 企业客户，是福布斯中国科技50强，通过SOC1、SOC2安全认证，信息安全等级保护三级认证。

合思档案拥有计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证，国家四部委官方试点100%成功验收。

合思档案提供大数据解决方案，支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值。

合思档案的多源采集支持多种格式，有预制系统连接器和自动生成式Open API，还支持手动采集和自主补录，具有单张PDF大文件自动切割和自定义配置Excel导入模板等优势；智能制档通过规则引擎自动组装和字段映射，减少人工匹配工作量，让查阅更便捷；档案管理权限精准管控，档案目录灵活扩展，系统规范预置档号；档案应用实现电子与实物档案高度融合，多维检索、一站式预览、穿透联查等功能强大。

合思档案能帮助企业解决内外交困的档案管理问题，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限资源发挥更大作用，助力企业实现业财融合，是企业数字化建设的必然选择。未来，合思档案将继续秉承以客户为中心的服务理念，不断创新和优化产品，为企业提供更优质的财务数智化服务，在企业财务数字化转型中发挥更大的作用。如果您想体验合思档案优质的发票管理服务，不妨拨打400 – 105 – 6505电话，访问www.hosecloud.com网站，关注微信公众号或小程序，还能免费试用，开启高效、合规、低碳的财务档案管理之旅。