合思档案：采购费用报销数字化管理的破局之钥

在企业的日常运营中，采购费用报销是一项频繁且重要的工作。然而，当前企业在档案管理方面，尤其是与采购费用报销相关的档案管理，面临着诸多行业痛点与挑战。

企业高管常常为纸质档案管理的高成本和低效率而困扰。纸质档案管理不仅花费巨大，而且占用大量储存空间。更重要的是，档案数据缺乏汇总整理，难以进行分析利用，这使得企业在决策时缺乏有力的数据支持。对于采购费用报销的纸质档案，同样存在着难以有效分析其费用构成和使用情况的问题，影响企业对采购成本的把控。

财务人员在处理采购费用报销档案时，也面临着重重困难。档案数据量大，整理工作耗费大量时间。他们需要手动逐一匹配、核对确认报销票据和相关信息，工作枯燥繁复，极大地消磨了工作热情。而且，这种手动操作容易出现错误，增加了财务管理的风险。

业务人员在采购费用报销时，纸质票据的留存和上交流程繁琐耗费时间。出差或采购后的报销，需要将大量纸质票据整理好并上交，不仅增加了业务人员的负担，也容易导致票据丢失或损坏，影响报销的顺利进行。

此外，企业还面临着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。纸质凭证输出耗材成本高，档案室、档案柜等存储空间需求大；手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；电子会计凭证文件无有效管理手段，不可抗力导致纸质档案损坏等问题，都给企业的档案管理带来了巨大挑战。

合思档案产品全景探秘

合思档案是北京合思信息技术有限公司旗下的一款卓越产品。该公司创立于2014年，是一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。作为一家专精特新企业，合思成立以来已累计融资超15亿元人民币。公司秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，它提供便捷调阅不打印，混序归集免组装的服务，实现了电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思档案为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。在采购费用报销方面，它能够将采购费用的相关票据、凭证等进行高效管理，实现报销流程的数字化和自动化。

使命愿景引领前行

合思档案的使命是携手企业碰撞出协作的价值，它不止是一款电子档案管理产品，更是管理与服务的融合。其愿景是助力企业实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用，让每一个企业都能更好享受数字化转型带来的降本增效。

在采购费用报销档案管理中，合思档案帮助企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，保障企业财务档案管理合规，最终实现企业全面数字化。它沉淀企业数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。通过对采购费用报销数据的分析，企业可以更好地了解采购成本的分布和变化趋势，从而优化采购策略。

功能模块架构解析

合思档案的功能模块丰富多样，涵盖了发票、单据、凭证、账簿、报表、电子档案、纸质档案、自定义档案、实物备查解决方案、数电票解决方案等，对应有大数据解决方案、档案扩展解决方案、费控系统、税务系统、QA系统、资金系统、影像系统、业务系统、共享调阅解决方案等。

它提供智能采集功能，包括外部生态的规则引擎、业务映射、版式文件等，以及内部的EAI插件、API接口等；预归档服务有自动归档、业务检测等；基础管理涉及档号管理、账套管理等；档案服务包括身份调查、全文检索等；还有统计分析和应用层的辅助审计等功能。

在采购费用报销方面，合思档案具备多源采集能力，接口互联可自主采集，手动采集也能自主补录；智能制档可实现电子凭证数据自动匹配组装，完成“四性检测 + 业务检测”；档案管理能多场景适配，满足不同阶段管理要求；档案应用可实现电子与实物档案高度融合，全场景数字化利用。它支持领先的单套制解决方案（标准方案） + 六大场景解决方案，满足企业不同场景下的档案管理需求，广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收，让采购费用报销档案管理更加高效。

功能亮点创新闪耀

合思档案拥有众多功能亮点与创新之处。其大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高了档案管理效率、释放了档案数据价值。在采购费用报销档案管理中，能够快速准确地对大量报销单据进行分析和处理，为企业提供决策支持。

档案扩展解决方案可自定义档案类型，全流程扩展管理，生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。对于采购费用报销档案，企业可以根据自身需求自定义档案类型，方便对不同采购项目的费用进行分类管理。

证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力，形成完整档案证据链，自动检测证据链完整性，保障财务合规。在采购费用报销过程中，确保每一笔报销都有完整的证据链，避免财务风险。

数电票解决方案实现多渠道获取、验签、解析、自动填报、入账、封装、归档端到端全流程自动化，支持9类电子凭证相关操作，实现数电票全流程闭环管理。对于采购费用报销中的数电票，能够实现高效处理，提高报销效率。

产品优势铸就卓越

合思档案具有显著的降本增效优势。它能节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，保障管理合规性。例如，可节约70%纸张成本、75%整理成本，90%检索效率提升，100%管理合规性。在采购费用报销档案管理中，大大减少了纸质票据的使用和整理时间，提高了检索效率，确保了报销流程的合规性。

电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路，让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值。在采购费用报销方面，能够将采购业务、财务核算和档案管理紧密连接起来，实现数据的共享和利用。

合思档案具备广泛连接的能力，能连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统；拥有强大的规则匹配能力，最大程度减少人工介入，实现100%自动归档；符合国家政策要求，保证电子会计档案合规性管理；有灵活承接、持续迭代的能力，满足接收管理数电票的能力，及时应对变化。

此外，合思档案拥有多项认证和荣誉，如计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证，国家四部委官方试点100%成功验收，通过SOC1、SOC2安全认证，信息安全等级保护三级认证等，证明了其产品的可靠性和安全性。

目标用户应用场景

合思档案的目标用户包括CEO/高管、归档员/财务、外部审计等。对于CEO/高管来说，在采购费用报销方面，可沉淀数据资产，助力企业决策数智化，降本增效。通过对采购费用报销数据的分析，了解采购成本的构成和变化，优化采购策略。

归档员/财务人员使用合思档案能提高工作效率，轻松完成采购费用报销档案的管理。自动采集、整理和归档功能，减少了手动操作的工作量，提高了工作准确性。

外部审计人员可实现采购费用报销档案外审在线化、可溯源。方便审计人员对采购费用的真实性和合规性进行审查。

其应用场景涵盖事业单位及院校、央企、行业领军企业、国家试点企业等。如广东某高校、中交集团、好想味、海亮教育科技服务集团等都在使用合思档案。在不同企业的采购费用报销档案管理场景中，合思档案都能发挥重要作用，如企业采购费用报销档案的采集、整理、储存、利用、移交、鉴定、销毁等全生命周期管理，以及实物档案的线上化管理和定位。它适用于纸电混合时代企业在采购费用报销档案管理中面临的各种问题场景，为企业提供了全面的解决方案。

成功案例见证实力

众多企业的成功案例证明了合思档案在采购费用报销档案管理方面的卓越能力。海亮教育表示，完成所有作业、数字化拼图之后，所服务的单位由15家增长到298家，作业人员从16人增长到25人，共享单位数量增加18.9倍，作业人员仅增加9人，凭证自动化率达到91.6%。在采购费用报销方面，实现了高效的自动化管理，提高了工作效率。

徐福记称，公司多地连锁门店，70 + 分公司，年数据量2.6亿。合思档案上线后全集团无纸化，在线匹配组装，异地线上调阅，管理效率大大提升。在采购费用报销中，员工可以在线提交报销申请，管理人员可以异地线上审批，提高了报销流程的效率。

中交水规院提到，单套制有效支撑了无纸化政策的落地，切实减少了打印存储的成本，系统上线后档案整理耗时、存储空间和耗材的成本均有显著减少，审计人员对电子会计档案系统所带来的便利性和安全性给予了肯定。在采购费用报销档案管理中，减少了纸质票据的使用和存储成本，提高了档案管理的安全性。

金牌橱柜积极响应国家政策，与合思档案通力合作，以聚合化，结构化，业务化的档案数据呈现记录资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效。在采购费用报销方面，能够快速查阅采购费用的相关信息，方便企业进行成本控制和决策。

在当前经济环境下，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案能帮助企业解决采购费用报销档案管理的各种痛点，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。它在众多企业的成功应用案例和良好的客户评价，证明了其产品的可靠性和有效性。企业应抓住机遇，选择合思档案开启采购费用报销档案管理的数字化新篇章。如果您想体验合思档案的优质服务，可拨打400 – 105 – 6505电话、访问www.hosecloud.com网站、添加微信公众号和小程序，还能免费试用，感受其带来的高效与便捷。