在数字化浪潮席卷的当下，企业的运营与管理模式正经历着深刻变革。2025年数电票全覆盖的目标日益临近，企业财务档案管理面临着前所未有的新挑战。数电票需经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，这使得企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
传统档案管理模式在纸电混合时代尽显弊端。对于企业高管而言，纸质档案管理成本高昂，不仅需要花费大量资金用于存储占地，而且档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析和利用。财务人员则被庞大的档案数据量所困扰，整理工作耗时费力，需要手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥且繁复。业务人员在出差、招待后的报销流程中，需留存并上交纸质票据，流程繁琐，耗费大量时间。
传统档案管理还存在着诸多成本和风险问题。显性成本方面，纸质凭证输出的耗材成本居高不下，档案室和档案柜等存储空间需求巨大；隐形成本方面，手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件的颗粒度粗糙，导致数据无法有效利用；合规风险方面，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力因素还可能导致纸质档案损坏。此外，企业在推行数字化的过程中，虽然通过OA系统、资金系统、合同系统、CRM系统、费控系统等建设解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍未解决纸质文件储存的难题，数据存储的线下载体无法保证档案的原生性，难以实现企业的全面数字化。
在这样的时代背景下，合思档案产品应运而生，成为企业解决档案管理难题的不二之选。
合思档案：为各角色量身定制解决方案
合思档案为不同角色提供了全面且具有针对性的解决方案，构建了一个完整的解决方案框架。
对于CEO/高管而言，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理，有效提升企业财务档案的利用效率。通过挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，提升财务服务效率，打响数字化转型的决胜之战。同时，借助数字化手段，企业可以节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。
对于归档员/财务人员来说，合思档案可以提高工作效率，让他们告别重复低价值的工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析，使他们能够轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率。
对于外部审计工作，合思档案实现了档案外审的在线化和可溯源，支持一键查询借阅，权限可以一键下放或回收。这让财务人员无需与审计人员进行重复沟通，也无需补充繁琐的审计资料。
合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，确保应收尽收。
核心功能：凸显合思档案独特价值
合思档案具备一系列强大的核心功能和显著优势，在档案管理领域展现出独特的价值。
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智能采集：多源数据轻松汇聚
智能采集功能支持多源采集，基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它还支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，合思档案支持多种便捷手动数据补录方式，确保数据的全面性和准确性。 -
智能制档：高效整合数据资源
智能制档通过规则引擎实现电子凭证数据的自动匹配组装，会计档案关联规则可视化配置。不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少了90%的人工匹配工作量。此外，它还具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用。 -
档案管理：精准管控灵活扩展
在档案管理方面，权限管理精准管控，支持自定义创建用户管理角色，支持隔离各核算账套数据权限，支持按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可以自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，支持档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，支持灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供。 -
档案应用：电子实物高度融合
档案应用实现了电子与实物档案的高度融合，多维检索满足多场景查询需求。它支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，支持按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索，服务“导入式”批量检索需求。同时，它还提供一站式预览，穿透联查功能，智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。
实际案例：见证合思档案卓越成效
众多企业在使用合思档案后，取得了显著的应用效果。
某企业年单据量高达2.6亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案为其提供了多系统采集数据的方案，确保业务、财务数据应收尽收；自动匹配组装档案，使会计凭证上下游单据以树状结构呈现；实现档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯；简化装订流程，1分钟即可快速定位数据，减少了打印与邮寄的成本。通过使用合思档案，该企业实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，数据指标良好，如凭证总量达到14W +、单据总量达到50W +等。
世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准、会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地。该企业使用后，实现了标准化落地，确保了电子会计档案的合规性，低碳环保，积极响应政策，在整理匹配效率、存储空间成本、纸张打印成本等方面均有明显改善。
某企业存在低效的档案管理现状，如整理环节手工操作多、保管环节分散、存储环节依赖纸质档案、管理方式落后等，以及档案管理痛点，如档案数据未有效整理利用、检索效率低、纸质档案易损坏丢失、电子发票和回单存档不合规范等。合思档案的数据集成方案广泛连接、标准统一，接口开放服务；业务检测方案精细化至元数据层级；跨系统调阅方案实现业务系统与档案系统的调阅交互。该企业使用后，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，且成本效益对比明显，预估节省总体成本30W +/年。
中国最大的K12民办教育集团之一面临业务系统多、数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票处理耗时费力，实物存档占用空间且易损坏，财务账表归档装订复杂，实物凭证与业务分散、查阅繁琐等问题。合思档案的数据集成方案实现应收尽收、统一数据标准；智能化制档方案搭建全业务版式文件自动生成及归档；电子原文件独立管理完成电子票据的合规存档。该企业使用后，以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已成为企业数字化建设的必然选择。合思档案作为专业的电子票据系统，能够助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，推动企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。
合思档案坚持以客户为中心，“客户至上”，聆听用户需求以进行产品迭代，让每一个企业都能更好享受数字化转型带来的降本增效。众多事业单位及院校、央企、行业领军企业、国家试点企业都选择了合思档案，如广东某高校、中交集团、好想味、海亮教育科技服务集团等，这些企业的选择证明了合思档案的可靠性和实用性。
如果您的企业也想解决档案管理难题，实现数字化转型和降本增效，不妨选择合思档案。您可以拨打联系电话400 – 105 – 6505，访问网站www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。现在，诚邀您免费试用合思档案，开启企业档案管理的新篇章！
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