纸质文件电子化助力企业财务数字化转型

在当今数字化时代的滚滚浪潮中，企业所处的市场环境日趋复杂，竞争也愈发激烈。财务数字化转型，已然成为企业提升核心竞争力、实现可持续发展的关键一步。北京合思信息技术有限公司，创立于 2014 年，在财务数字化领域深耕多年，凭借丰富的经验与卓越的技术实力，在这一转型浪潮中占据着重要地位。它秉持以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌设立研发中心，全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，7000 + 付费企业、300 万 + 未来财务人选择合思，同时它作为专精特新企业，累计融资超 15 亿元人民币，强大的资金支持为其不断创新发展提供了坚实保障。下面，就让我们深入了解合思如何助力企业实现纸质文件电子化，完成财务数字化转型。

政策与技术双轮驱动市场变革

国家政策大力推动企业数字化转型，积极鼓励企业采用先进信息技术提升财务管理水平。以全电票的推广为例，促使企业加快纸质文件电子化进程，普及和应用电子会计档案。与此同时，科技的飞速发展为财务数字化转型提供了有力技术支持，人工智能、大数据、云计算等技术的应用，让财务数字化解决方案更加高效、智能。合思敏锐地捕捉到这些机遇，充分利用先进技术打造了敏捷的财务收支管理平台，为企业提供精准财务数据和智能决策支持，在这片充满机遇的市场环境中奋勇前行。

企业财务转型痛点剖析

许多企业存在大量自研系统，各系统之间难以整合，形成了严重的数据孤岛。例如动力源，先后自建多个管理系统，还基于 OA 系统开发报销系统，但整体流程依然复杂，系统壁垒高。同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动，导致财务制度难以落地，纸质文件电子化进程受阻。

传统的手工报销模式弊端明显，操作体验差，手工录入合规难、效率低下。员工需要在各系统间切换提交申请单，报销数据需财务手工录入系统，发票验真、查重也靠手工进行，假票、错票、重票情况难以避免，差标核对、贴票、制证等基础性工作占据大量时间，极大地阻碍了纸质文件电子化的推进。

集团型公司的财务数字化需求面临诸多挑战，如汉威科技集团存在支出散落多系统、预算统计难收口、对公付款与合同管理脱节、票款进度难以把控、集团化管理发票人工校验和账务处理工作量巨大等问题，使得纸质文件电子化难以全面实现。

企业在预算管控方面也存在困难，预算与业务未有效链接，先付款入账后占用预算，事后管控易出现超标情况，增加公司经营成本。同时，预算执行进度难以实时更新，管理者无法及时掌握预算使用情况，做出有效决策，影响了纸质文件电子化在预算管理环节的应用。

合思全面解决方案策略

合思通过广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供涵盖聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位的财务数智化服务，有力地推动了纸质文件电子化。

合思注重系统集成，将企业的 HR 系统、BPM 系统、OA 系统、ERP 系统等多系统进行对接，实现数据互通，打破数据孤岛。以动力源为例，将其 HR 系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，将 BPM 系统中的订单数据与合思费控同步，实现订单支出成本的实时归集和统计，促进了纸质文件电子化在多系统间的流通。

合思采用先进的技术和理念，如 AI 技术 OCR 自动识别、发票自动验真、查重、凭证自动生成等，提高报销效率，减轻财务人员工作负担。同时，通过银企直联，打通业务与付款，实现实时在线获取公司、部门、个人及费用发生情况，财务一键付款，大大提升了工作效率及数据准确性，加速了纸质文件电子化在财务流程中的应用。

合思强调预算管控的前置性和精细化，通过单据信息的转换，按法人实体、成本中心、费用科目等维度，在第三方系统内进行预算校验，检验完成后返回校验结果，未超标默认继续审批，超预算提交实时预警，有效防止费用管控失控，保障了纸质文件电子化在预算管理中的精准性。

核心模块功能揭秘

合思费控是解决方案的核心模块之一，支持多种类型发票采集，可满足市面流通超 95%的发票采集需求。员工操作更加便捷，采集后的电子化发票更易保存和查询，可最大限度规避重复报销、发票误填等情况，有效提升发票采集效率。同时，合思费控支持费用标准控制，可实现单笔或累计控制，员工提报自动校验，无需二次核查，推动了纸质发票向电子化的转变。

合思商城为员工提供了便捷的因公消费渠道，员工从线上提交申请单确认出差行程，申请单通过审批之后，在合思商城预定机票、火车票、酒店等条目，员工无需垫资。由于合规性费控规则已前置，因此员工预订的条目发生即合规；企业在预定的同时即垫付，大大提高了员工的出差效率。同时，合思商城内嵌同屏比价功能，聚合多个商旅平台的价格，让比价省时省事，促进了出差相关纸质文件的电子化管理。

合思 BI 能够提供高效透明的数据分析报表，所有差旅费、办公费各项费用的发生可自动快速生成分析报表，公司管理层对每月费用波动一目了然，为业务决策提供数据支撑。通过差旅分析报告可以随时了解企业不同期间的差旅费分布情况，透过个人差旅日历侧面分析销售业务推广的积极性，还可按部门了解差旅费变化趋势预测一线业务部门的业绩达成情况，辅助企业管理者精细化控制与管理，实时改善经营决策、业务流程，实现了费用数据纸质文件的电子化分析。

银企直联模块实现了实际业务与付款的打通，实时在线获取公司、部门、个人及费用发生情况，财务一键付款，大大提升了工作效率及数据准确性，实时掌握未付、应付、已付业务数据，避免了错付、重付、漏付等问题的出现，推动了付款相关纸质文件的电子化处理。

合思竞争优势凸显

合思拥有强大的技术实力，自主研发的核心技术和先进的算法，能够为企业提供高效、智能的财务数字化解决方案。例如，合思的 OCR 自动识别技术能够快速准确地识别发票信息，提高报销效率；合思的开放平台支持标准化方式对接第三方系统，打破数据流转壁垒，实现数据的互联互通，在纸质文件电子化技术方面具有显著优势。

合思秉承以客户为中心的服务理念，为客户提供全方位、一站式的服务。在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能够及时响应客户的需求，为客户提供优质的售后服务。同时，合思还为客户提供定制化的解决方案，根据客户的具体需求和业务特点，量身定制适合客户的财务数字化方案，保障了纸质文件电子化服务的个性化和精准性。

合思拥有丰富的客户案例，涵盖了多个行业和领域，如制造业、医药业、软件互联网行业等。众多客户的成功实践证明了合思的解决方案具有可行性和有效性，能够为企业带来显著的效益提升。例如，动力源应用合思财务数字化解决方案后，员工报销周期缩短 3 周，效率提升 300%，会计工作量大幅缩减，人员成本节约 50%，充分体现了纸质文件电子化带来的实际效果。

合思的产品具有良好的扩展性和兼容性，能够与企业现有的各种系统进行对接和集成，保护企业的现有投资。同时，合思的产品不断进行升级和优化，能够及时适应市场的变化和企业的需求，为企业提供持续的价值，确保纸质文件电子化的长期有效推进。

不同行业成功案例展示

动力源作为我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业，在财务数字化转型过程中面临着多系统林立、数据孤岛、报销流程繁琐等问题。合思为其提供了合思费控 + 合思商城 + 合思 BI + 开放平台的解决方案，实现了多系统集成，数据互通，操作体验全面革新。应用后，员工报销周期缩短 3 周，效率提升 300%，会计工作量大幅缩减，人员成本节约 50%，成功推动了动力源的纸质文件电子化进程。

汉威科技集团作为国内知名的气体传感器及仪表制造商、物联网解决方案提供商，存在支出散落多系统、预算统计难收口、对公付款与合同管理脱节等问题。合思为其提供了合思费控 + 合思档案 + 合思商城的解决方案，实现了预算管控前置，有效防止费用管控失控。应用后，财务核算效率提升 60%，多端系统统一收口合思 3→1，财务付款效率提升 90%，加速了汉威科技集团的纸质文件电子化管理。

派克新材作为一家专业从事金属锻件的研发、生产和销售的高新技术企业，面临着企业高速发展、业务成本管控难、报销流程长、审批慢等问题。合思为其提供了合思费控 + 银企直连的解决方案，实现了高效流程、便捷支付。应用后，报销效率提升 90%，项目报表产出效率提升 50%，核算效率提升 6 倍，促进了派克新材在财务流程中的纸质文件电子化。

江西中机作为中德合资企业，业务覆盖国内地铁、铁路等多个领域，存在费用类目复杂、数据统计要求高、审批管理颗粒度不足、流程冗长等问题。合思为其提供了合思费控 + 合思 BI + ERP 互联的解决方案，实现了数字化赋能。应用后，报销效率提升 80%，年度报销转月度报销，财务补贴核算效率提升 75%，助力江西中机完成了纸质文件电子化的重要转变。

全方位服务体系保障

售前咨询阶段，合思的专业团队会与客户进行深入沟通，了解客户的业务需求和痛点，为客户提供专业的解决方案建议。通过对客户的业务流程进行详细分析，合思能够为客户量身定制适合其企业的财务数字化方案，确保方案的可行性和有效性，为纸质文件电子化奠定良好基础。

实施部署阶段，合思会安排专业的项目团队负责项目的实施，确保项目按时、按质量要求完成。项目团队会与客户密切合作，进行系统的安装、配置、数据迁移等工作，并对客户的员工进行培训，使其能够熟练使用系统。例如，在汉威科技集团的项目实施过程中，合思项目经理周晓培顶住项目要求高、时间要求紧的压力，克服各种困难，为保证项目进度，加班加点，任劳任怨，有效沟通并提供成功客户实施案例做参考，恪尽职守地解决遇到的难题，保证了威付（合思费控）系统的正常使用，推动了纸质文件电子化的顺利实施。

售后维护阶段，合思为客户提供 7×24 小时的技术支持服务，及时响应客户的问题和需求。合思的技术团队会定期对系统进行巡检和维护，确保系统的稳定运行。同时，合思还会根据客户的反馈和市场的变化，对系统进行不断的升级和优化，为客户提供更好的服务，保障纸质文件电子化系统的持续稳定运行。

合思还为客户提供定期的培训和交流活动，帮助客户提升财务管理水平和系统使用能力。通过培训和交流活动，客户可以了解最新的财务管理理念和技术，分享成功经验，与其他客户进行互动和合作，进一步深化纸质文件电子化的应用。

综上所述，合思凭借其先进的技术、创新的解决方案、丰富的客户案例和优质的服务体系，成为企业财务数字化转型的首选合作伙伴。其解决方案能够有效解决企业在财务数字化转型过程中面临的各种痛点，帮助企业提高财务管理效率、降低成本、增强合规性，实现降本增效、合规经营和低碳运营的目标，有力地推动了纸质文件电子化进程。在未来的发展中，合思将继续秉承以客户为中心的服务理念，不断加大技术研发投入，推出更多优质的产品和服务，为企业提供更加全面、系统、集成的财务数智化解决方案。众多成功案例已经证明了合思的解决方案的有效性和可靠性，企业选择合思，就是选择了一条高效、便捷、成功的财务数字化转型之路。现在就可以免费试用合思的解决方案，开启企业财务数字化转型的新篇章，让有限更有效。