在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键。今天，我们聚焦一家世界500强旗下的教育服务品牌，深入了解其在财务数字化方面的挑战以及合思为其量身定制的解决方案。
这家教育服务品牌，凭借其卓越的业务布局和广泛的市场影响力，在行业中占据着重要地位。然而，在财务数字化管理的道路上，它却遭遇了重重困境。业务和财务系统众多且相互独立，如同一个个信息孤岛，数据无法顺畅流通，结构化数据提取困难重重。电子发票的处理更是耗时费力，不仅需要打印、查重、验伪，还造成了大量纸张的浪费。实物存档方面，大量的物理空间被占用，专人管理成本高昂，而且档案损坏的情况时有发生，使得企业面临着合规风险。重复的纸质档案录入操作不仅耗费大量时间，还容易出现错误，发票、外部附件、凭证、账簿、报表的装订要求严格，进一步增加了工作的繁琐程度。实物凭证与业务分散，导致档案无法实现智能搜索和准确查找，查阅缺少留痕，多人借阅更是难以实现，档案资产的利用率极低。
业务迷局：财务管理困境凸显
该企业在业务发展过程中，构建了多个业务和财务系统。这些系统在各自的领域发挥着作用，但彼此之间缺乏有效的连接和数据共享。这就导致了结构化数据提取困难，电子发票的处理成为了一项艰巨的任务。每一张电子发票都需要人工进行打印、查重和验伪，不仅效率低下，还造成了资源的浪费。
实物存档问题也十分突出。大量的档案资料占据了宝贵的物理空间，企业不得不安排专人进行管理，这无疑增加了管理成本。而且，由于档案的存储环境和保管方式等因素，档案损坏的情况时有发生，一旦出现档案损坏，企业可能面临合规风险。
重复的纸质档案录入操作更是让财务人员苦不堪言。长时间的录入工作不仅容易让人疲劳，还容易出现错误。发票、外部附件、凭证、账簿、报表的装订要求高，需要耗费大量的时间和精力，使得财务工作的效率大打折扣。
实物凭证与业务的分散，使得档案的查找和利用变得异常困难。无法进行智能搜索和准确查找，档案查阅缺少留痕，多人借阅无法实现，这导致档案资产的利用率极低，企业无法充分发挥档案的价值。
破局之钥：合思解决方案登场
面对该企业的诸多难题，合思提供了全生命周期的电子化会计档案管理方案。该方案具有广泛的数据来源，涵盖了电子档案、自研OA、金蝶EAS、实物档案等多个方面。自动封装接口多达40种以上，能够广泛连接异构系统，实现0开发成本介入，确保档案应收尽收。
接口传输方式多样，包括影像支撑、外部设备扫描、人工上传等。通过这些方式，可以将各种来源的档案数据进行整合，为后续的管理工作奠定基础。
合思的解决方案实现了自动归档，具备智能组单、四性检测等功能。涵盖了电子档案管理、实物档案管理、档案借阅、档案移交、档案鉴定、档案销毁、权限监控等各个环节，形成了一个完整的档案管理体系。
会计类档案管理范围广泛，内部包括凭证、订单、会计账薄等，外部包括纸质发票及影像、银行电子回单等。无论是内部的业务数据还是外部的财务凭证，都能够得到有效的管理。
落地之道：解决方案实施步骤
合思首先通过广泛连接异构系统，将各种来源的档案数据进行收集。无需客户进行额外开发，就能够实现数据的整合。利用影像支撑、外部设备扫描、人工上传等接口传输方式，将档案数据进行整合，确保数据的完整性和准确性。
对收集到的档案数据进行智能组单和四性检测。智能组单能够将相关的档案数据进行自动组合，提高档案管理的效率。四性检测则能够确保档案的准确性、完整性、可用性和安全性。
建立完善的档案管理体系，包括电子档案管理、实物档案管理、档案借阅等环节。通过建立统一的管理平台，实现档案的全生命周期管理，提高档案管理的效率和质量。
成效之显：实施方案成果效益
实施合思的解决方案后，该企业取得了显著的成果。年均60万+会计凭证和36万+银行回单的会计档案实现了线上单套制管理。以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。
档案多维度穿透查询功能的实现，使得档案的查找更加便捷。以电子借阅为主的借阅方式，简便高效，大大提高了档案的利用率。
该企业通过了财政部电子凭证试点，成为地方财政局标杆试点企业代表。实现财务数据自动化率91%以上，在企业规模翻倍扩张的情况下，财务人员数量仅发生个位数增长，管理效能大幅提升。
财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本。企业财务相关负责人表示有信心在2024年实现财务数据自动化率97%以上。
客户之声：对解决方案评价反馈
企业自2017年建立财务共享中心起就不断推进财务数字化转型。与合思合作建设电子档案系统后，财务自动化率达91%。通过电子会计档案系统和规则引擎，有效管理大量数据，财务管理效率提升、成本降低效果显著。
企业财务相关负责人对合思的解决方案表示认可，认为合思的方案为企业的财务数字化转型提供了有力的支持。并且有信心在2024年实现更高的财务数据自动化率。
在当前企业数字化转型的大趋势下，在线报销流程设计对于企业的财务管理至关重要。合思作为一款专为中小企业提供的智能财务收支管理系统，具有差旅申请、商旅线上订购、发票采集等众多功能，能够简化报销流程，提高财务管理效率。
合思提供定制化服务，根据企业的特定需求和行业特点量身打造个性化的解决方案。同时，它还具有强大的集成能力，能与其他ERP系统、CRM系统以及第三方服务平台无缝对接。
合思拥有专业的客户成功团队，为客户提供全方位的服务保障。目前，已有众多像该世界500强旗下教育服务品牌这样的客户选择合思，取得了显著的效益。如果您的企业也在寻求财务数字化转型的解决方案，不妨来免费试用合思，一起开启财务数字化转型的新篇章。
