在当今数字化浪潮席卷的时代，电子凭证数字化转型已成为企业发展的必然趋势。2021年12月1日，国家税务总局开启全面数字化的电子发票试点工作，至2023年12月1日已全面覆盖全国36省区市（含计划单列市）。2023年5月，财政部发布电子凭证会计数据标准（试行版），这一举措标志着电子凭证全流程无纸化时代正式来临。
北京合思信息技术有限公司作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，在这场数字化变革中扮演着重要角色。合思是专精特新企业，成立以来累计融资超15亿元人民币。秉持以客户为中心的服务理念，合思在全国22个城市设有直营服务网络，并通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，成功实现降本增效、合规经营和低碳运营。凭借专业的实力和广泛的影响力，合思无疑是企业电子凭证数字化转型道路上的可靠伙伴。下面，让我们通过一个实际案例，深入了解合思是如何帮助企业优化差旅成本预算管理的。
国民零食品牌的差旅成本预算困境
有这样一个畅销30余年的国民经典零食品牌，它拥有覆盖全国的销售版图，供应链复杂，多种销售渠道并行。其管理流程涉及多个系统，显得繁杂且低效。在差旅成本预算管理方面，该品牌面临着诸多挑战与痛点。
差旅平台对账方案缺乏灵活性，难以满足企业核算精细化管理的要求。财务人员需要在Excel中进行二次整理，人工记账不仅耗费大量时间和精力，还难以释放财务的真正价值。这使得企业在差旅成本预算的核算和控制上存在较大的困难。
事前事中管控不连贯，差旅控制不够精细和灵活。差旅成本居高不下，企业难以实现精细化的成本管控。这导致企业在差旅成本预算的执行过程中缺乏有效的监督和调整机制，无法及时发现和解决问题。
纸电混合的会计档案来源广泛、数量巨大。手工整理和查找这些档案容易出错，造成了高额的人力物力浪费。这不仅增加了企业的运营成本，还影响了工作效率，不利于企业差旅成本预算的有效管理。
合思定制化差旅成本预算解决方案
面对该国民零食品牌的诸多难题，合思为其量身打造了无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案，全方位优化差旅成本预算管理。
在员工消费环节，员工进行差旅申请后，经业务审批，可选择在合思商城订购或通过TMC订购。之后会生成合思商城对账单和TMC对账单，整个流程清晰明了。员工无需垫资、无需开票、无需报销、无需打印，提供了便捷的申请服务。同时，合思还实现了同屏比价，让员工能够选择最经济实惠的消费方案，有效控制差旅成本预算。
在财务核算、记账环节，通过对账结算中心，线上可实现统一开票、自动拆分结算、自动记账。如果是线下统一开票，则进行线下结算、手工记账。这种灵活的结算方式，提高了财务工作的效率，减少了人工操作带来的误差，有助于企业更精准地管理差旅成本预算。
在档案管理方面，合思环节实现L4级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档，其他TMC环节实现L3级无需报销录入发票等档案。做到多源采集，智能制档、实物档案混序归档、档案借阅全线上化管理。这不仅规范了档案管理流程，还保障了数据的安全，为企业差旅成本预算的分析和决策提供了有力支持。
合思方案带来的差旅成本预算显著成效
该国民零食品牌在采用合思的解决方案后，取得了令人瞩目的成果，差旅成本预算得到了有效优化。
在差旅费用节约方面，年度节约200万 + 差旅费用。该企业在合思商城的差旅消费从2023年3月的40%左右上升到2024年2月的75%左右。这表明合思的解决方案能够引导企业合理安排差旅消费，降低差旅成本，使差旅成本预算得到更好的控制。
财务入账效率提升60%。基于合思商城，企业消费可实现线上开票、自动对账记账，大大提高了差旅人员和财务人员的工作效率。这使得企业能够更快地完成财务核算和报表编制，为差旅成本预算的分析和调整提供及时的数据支持。
实现了业财有机连接，电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。合思打通12个系统完成数据采集、自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链。这有助于企业更全面地了解差旅成本的支出情况，为差旅成本预算的制定和优化提供科学依据。
实现了线上线下一体化管理，标准化线上借阅流程，规范了档案室管理。简化装订流程，大幅降低成本。实现凭证上下游单据树状结构呈现，清晰明了。以数字化方式管理会计档案，保障数据安全的同时管理效率大幅提升。这一系列的改进，使得企业在差旅成本预算管理方面更加高效、精准。
电子凭证数字化转型与合思的价值
电子凭证会计数据标准的推广应用，正着力推动电子凭证的全链无纸化。这一趋势有利于降低企业运行成本和社会资源消耗，贯彻落实新发展理念，促进数字化、绿色化协同发展，实现经济效益和环境效益的共赢。在电子凭证数字化转型的过程中，差旅成本预算的有效管理是企业面临的重要课题。
合思财务收支管理平台构建了开放的业财连接生态和全场景聚合消费生态，实现了“线上消费交易 + 线下易商户支付”的全场景覆盖。它推动企业优化经济业务流程，助力电子凭证数字化转型的全流程闭环。合思具有功能丰富的优势，包括差旅申请、商旅线上订购、发票采集等20多项功能。同时，合思拥有良好的口碑和市场反响，已经赢得了众多客户的信赖和好评。
如果您的企业也希望优化差旅成本预算管理，开启财务数字化转型之旅，不妨拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com，免费试用合思敏捷的财务收支管理平台，亲身体验合思为您带来的价值。
