在数字化浪潮汹涌澎湃的当下，企业的运营模式正经历着前所未有的变革。2025年数电票全覆盖的目标，如同一场数字化风暴，将企业财务档案管理推向了新的挑战前沿。电子会计档案管理的重要性日益凸显，企业的信息化建设亟待提速，以适应“数字化凭证时代”的新要求。
在传统档案管理模式下，企业面临着重重困境。纸电混合时代，企业高管为纸质档案管理成本的巨大开支而忧心忡忡，大量的纸质档案不仅占据了宝贵的存储空间，而且档案数据缺乏有效的汇总整理，难以进行深入的分析和利用。财务人员则深陷于档案数据的汪洋大海中，繁琐的数据整理工作耗费了他们大量的时间和精力，手动逐一匹配核对确认的工作枯燥而重复。业务人员在出差、招待后的报销过程中，也被纸质票据留存上交流程的繁琐所困扰。
传统档案管理的弊端远不止于此。高显性成本，如纸质凭证输出的耗材费用和巨大的存储空间需求，让企业的运营成本居高不下；高隐形成本，像手工装册归档的重复性工作和查询调阅的低效，使得数据无法得到有效的利用；高合规风险，包括电子会计凭证文件缺乏有效管理手段和不可抗力导致的纸质档案损坏，更是让企业的财务安全面临着严峻的考验。即便企业在推行数字化过程中，通过OA、资金、合同等系统解决了部分线上业务处理问题，但在归档、储存环节，仍然未能摆脱纸质文件储存及数据存储线下载体的束缚。保证档案原生性，成为企业实现财务档案管理合规、迈向全面数字化的关键所在。
在这样的背景下，合思档案应运而生，为企业提供了一套全面、高效的档案管理解决方案，充分体现了档案管理重要性。
一站式方案满足多元需求
合思档案深知不同企业角色和场景的档案管理需求存在差异，因此提供了领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案。通过广泛连接业财系统，实现了发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配和应收尽收，满足了企业在不同场景下的档案管理需求。
对于CEO/高管而言，合思档案就像是一位得力的助手，能够帮助企业沉淀数据资产，保障合规管理。它提升了企业财务档案的利用效率，挖掘了财务档案数据的价值，为企业决策的数智化提供了有力支持。通过数字化手段，合思档案实现了降本增效，节约了档案管理成本，提升了档案利用效率，推动企业实现绿色低碳运营，助力企业在数字化转型的道路上取得决胜之战。
对于归档员/财务来说，合思档案是他们摆脱重复低价值工作的救星。它实现了档案数据的同源性，让数据在全流程中透明流转，便于监控和分析。财务人员可以轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率，将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。
此外，合思档案还为外部审计提供了极大的便利。审计人员无需进入档案室，就可以实现档案外审的在线化和可溯源。一键查询借阅和权限的一键下放/回收功能，让财务人员无需与审计人员进行重复沟通，大大提高了审计工作的效率。
核心功能铸就管理优势
合思档案的核心功能和显著优势，使其在档案管理领域脱颖而出，再次体现了档案管理重要性。
多源采集功能是合思档案的一大亮点。基于跨系统数据集成的要求，它提供了自动生成式Open API，实现了快速集成。预制系统连接器能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，同时支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，合思档案还支持多种便捷的手动数据补录方式，如单张PDF大文件多张回单/发票的自动切割、自定义配置Excel导入模板实现结构化数据的批量导入。
智能制档能力强大是合思档案的另一大优势。会计档案关联规则的可视化配置，使得不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装。它整合了零散数据，形成了完整的业务链组合数据，可减少90%的人工匹配工作量。此外，关联检索、全文检索等辅助功能以及手工关联、手工解绑等修正操作，让档案管理更加灵活高效。关联任务执行进度的可视化，让用户随时了解任务的进展情况。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。
“四性检测+业务检测”双模式检测方案是合思档案保障档案质量的重要手段。按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，它围绕财务数据文件、文件与文件之间的业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障了归档数据的真实、完整、安全、可用。基于企业不同的业务场景，它还提供了灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障了业务数据的完整性。检测结果可查阅、可追溯，让用户对档案质量放心。
在档案管理方面，合思档案提供了丰富的自定义功能。它支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套的数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，并进行水印权限管理且范围自定义。同时，它支持自定义档案目录分类、档案字段的自定义维护、新增创建、表单主键设置等，灵活拓展了档案目录框架。动态自动封装归档接口，便于对外提供。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间。
实际案例见证显著成效
众多企业在应用合思档案后，取得了显著的成效，有力地证明了档案管理重要性。
某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理的电子化和借阅管理的信息化。它简化了装订流程，达到了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效。业务和财务数据的穿透联查，让会计凭证上下游单据的树状结构呈现得清晰明了。管理自动化使档案管理和借阅管理更加规范化，企业成本降低，流程精简让财务人员的工作效率大幅提升，装订简化节约了企业的显性成本。
某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临着档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规。它积极响应低碳环保政策，整理匹配效率提升了80%，存储空间成本减少了300册/年，释放了1/3的存储空间，纸张打印成本减少了100万张纸/年。
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如整理环节繁琐、档案数据未有效整理利用、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理问题多、电子发票和电子银行回单存档不合规范等。合思档案的数据集成方案广泛连接、标准统一，业务检测方案能精细化核查档案关系链条和数据金额匹配情况，跨系统调阅方案可使业务系统直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。它实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，预估节省总体成本30W +/年，合规性管理达到100%，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%。
某中国最大的K12民办教育集团之一面临着采集、存储、整理、利用等环节的低效档案管理问题。合思档案的数据集成方案实现了应收尽收、统一数据标准，智能化制档方案搭建了全业务版式文件自动生成及归档、实现了智能化自动组装，电子原文件独立管理完成了电子票据的合规存档。以电子会计档案为核心，形成了多向、网状的管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。档案多维穿透查询和以电子借阅为主的方式，让档案管理更加简便高效。
无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已成为企业数字化建设的必然选择。合思档案凭借其全面的解决方案、强大的核心功能和显著的实际成效，能够助力企业实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。
合思档案已获得众多知名企业的认可，如广东某高校、中交集团、上海建工、好想味、金牌厨柜等，还有众多客户的好评，如海亮教育、徐福记、中交水规院、金牌橱柜等。选择合思档案，值得信赖。
合思在北京、上海、杭州等多地设有地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。企业可随时与合思取得联系，开启档案管理数字化之旅。现在就点击免费试用，体验合思档案带来的卓越管理效能！
