在商业的广袤天地中，有这样一个畅销30余年的国民经典零食品牌，宛如一颗璀璨的明星，年单据量高达2.6亿。其销售版图覆盖全国，供应链错综复杂，管理流程跨越多个系统，就像一张庞大而杂乱的网，繁杂且低效。在企业财务数字化转型的浪潮中，它也面临着诸多挑战。而合思，如同一位智慧的领航者，为其提供了一套行之有效的解决方案，让我们一同揭开这背后的故事，探寻财务记录归档的新路径。
业务背景现状与痛点：财务迷宫待破局
该零食品牌采用多种销售渠道并行的模式，这种多元化的经营策略在带来机遇的同时，也给财务管理带来了巨大的挑战。管理流程分散在多个系统之中，各个系统之间缺乏有效的协同，导致整个流程繁杂且低效。差旅平台的对账方案缺乏灵活性，无法满足企业精细化核算管理的要求。财务人员不得不耗费大量的时间和精力在Excel中进行二次整理，人工记账的方式不仅效率低下，而且难以释放财务的真正价值。
事前事中管控的不连贯，使得差旅控制变得不精细、不灵活。企业无法对员工的差旅行为进行有效的监督和管理，差旅成本居高不下，就像一个不断漏水的水桶，企业难以实现精细化的成本管控。
纸电混合的会计档案更是让企业头疼不已。这些档案来源广泛、数量巨大，手工整理和查找不仅容易出错，还造成了高额的人力物力浪费。在这样的情况下，企业的财务记录归档工作就像陷入了一个迷宫，找不到出口。
合思提供解决方案：开启财务数字化之门
面对这些难题，合思为该零食品牌提供了一套无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案，犹如一把神奇的钥匙，开启了企业财务数字化的大门。
在员工消费方面，员工在进行差旅申请后，可以通过合思商城进行订购，也可以选择TMC订购。无论是哪种方式，都会有对应的对账单，让消费记录一目了然。
在财务核算和记账方面，合思搭建了对账结算中心。对于线上统一开票的情况，系统可以实现自动拆分结算、自动记账，大大提高了财务工作的效率。而对于线下统一开票的情况，虽然需要进行线下结算和手工记账，但也在一定程度上规范了流程。
在档案管理方面，合思更是展现出了强大的优势。在合思环节可以实现L4级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档，其他TMC环节也能实现L3级无需报销录入发票等档案。这种智能化的档案管理方式，让财务记录归档变得更加高效、准确。
实施过程与步骤：步步为营筑通途
合思解决方案的实施过程就像一场精心策划的战役，每一个步骤都有条不紊地进行着。
员工在使用合思费控时，享受到了前所未有的便捷。无需垫资、无需开票、无需报销、无需打印，只需要在系统中进行简单的申请操作，就可以完成整个差旅流程。这种便捷的体验，让员工的工作效率得到了极大的提升。
合思商城则为企业提供了一个同屏比价的平台，员工可以在众多的供应商中选择最合适的产品和服务。同时，商城还实现了统一开票、自动拆分对账、记账去人工化，让财务工作变得更加轻松。
合思档案的实施更是让企业的档案管理上了一个新的台阶。多源采集功能可以将各种来源的档案信息进行整合，智能制档功能可以自动生成规范的档案文件，实物档案混序归档让档案的存放更加合理，档案借阅全线上化管理则提高了档案的使用效率。通过这些步骤，企业的财务记录归档工作变得更加科学、规范。
取得的成果与效益：转型硕果耀眼前
经过一段时间的实施，合思解决方案取得了显著的成果和效益。
在差旅费用方面，企业年度节约了200万 + 的差旅费用。该企业在合思商城的差旅消费从2023年3月的40%左右上升到2024年2月的75%左右，这不仅说明员工对合思商城的认可度在不断提高，也体现了合思解决方案在成本控制方面的强大作用。同时，财务入账效率提升了60%，让财务人员有更多的时间和精力去进行财务分析和决策。
业财有机连接是合思解决方案的一大亮点。通过打通多个系统，实现了电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。企业能够更加准确地掌握业务和财务信息，为企业的决策提供有力的支持。
合思还打通了12个系统完成数据采集、自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链。这使得企业的财务记录归档更加安全、可靠，为企业的合规运营提供了保障。
实现线上线下一体化管理，标准化线上借阅流程，规范了档案室管理；简化装订流程，大幅降低了成本。企业的财务记录归档工作变得更加高效、便捷，让企业在财务管理方面走在了行业的前列。
客户反馈与呼吁行动：携手合思共前行
该企业的财务痛点在众多门店企业中具有一定的共性，合思的解决方案为其他企业提供了一个可参考的范例。应用合思解决方案后，企业打通了多系统，实现了会计凭证全链路电子化管理，130多家门店可同时在线查阅全公司会计档案，财务入账效率提高了60%。企业对合思的解决方案给予了高度的评价，认为合思为企业的财务数字化转型带来了质的飞跃。
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