在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数智化转型已成为提升竞争力的关键。以金牌橱柜家居科技股份有限公司为例，这家成立于1999年的国内高端整体厨柜及定制家居专业服务商，拥有国家认定厨房工业设计中心，还是国家认定“智能制造示范企业”。然而，即便如此优秀的企业，在财务档案管理尤其是报销单据归档方面，也面临着诸多痛点。而合思凭借其强大的财务数智化服务能力，成功助力金牌橱柜解决了这些难题。
金牌橱柜：报销单据归档的困境迷宫
在深入了解金牌橱柜的业务背景、现状与痛点之前，我们先来看看其在报销单据归档管理上的复杂局面。
在整理环节，会计档案就像散落在各个角落的拼图碎片，分散于不同系统之中。档案数据难以有效利用，每一份报销单据都需要会计人员逐一打印，然后进行繁琐的手工匹配、组装、装订，最后上架存放。这一系列操作不仅耗费大量的时间和精力，还容易出现人为错误。
保管环节，财务部门在临时保管一年后，才会将这些档案移交至综合档案管理部门。这期间，档案的流转和交接增加了管理的难度和风险。
存储环节，公司采用独立档案室来管理纸质档案。大量的报销单据占据了宝贵的存储空间，而且纸质档案容易受到损坏、丢失等问题的影响。
在管理利用方面，公司主要以纸质档案管理为主。每年进行实物稽查时，工作人员需要人工逐一翻查，效率极其低下。报销单据归档工作的繁琐和低效，严重影响了企业的财务管理效率和决策的及时性。
合思方案：报销单据归档的智慧密钥
面对金牌橱柜在报销单据归档方面的困境，合思为其量身定制了一套全面的解决方案。
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统一存储：打破数据孤岛
合思通过先进的技术手段，打破了各个系统之间的数据壁垒，将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合。实现了统一储存、统一标准、统一管理，就像将散落的珍珠串成了一条美丽的项链。报销单据不再分散在各个角落，而是集中在一个统一的平台上，方便管理和查询。 -
搭建关系：实现业财一体穿透
合思搭建了会计资料之间的紧密关系，以业务为核心构建了完整的证据链条。这使得业务数据和财务数据能够实现双向穿透，企业可以从业务的角度查看财务数据，也可以从财务数据追溯到具体的业务环节。在报销单据归档方面，这种业财一体的方式让每一笔报销都有迹可循，提高了财务数据的准确性和可靠性。 -
数据呈现：便捷高效的一站式查阅
合思以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，实现了数据的共享和一站式查阅。工作人员只需在系统中输入相关关键词，就可以快速找到所需的报销单据，查阅过程便捷高效。这种方式大大节省了查找报销单据的时间，提高了工作效率。 -
无纸化管理：降本增效的利器
合思实现了海量银行回单的自动采集、切割、组装，推动了报销单据的全面无纸化管理。这不仅减少了纸质档案的使用和存储成本，还降低了人为错误的发生概率。同时，无纸化管理也符合绿色办公的理念，为企业的可持续发展做出了贡献。
方案实施：报销单据归档的变革之旅
合思为金牌橱柜实施解决方案的过程，就像是一场精心策划的变革之旅。
首先，合思团队与金牌橱柜的相关人员进行了深入的沟通。他们详细了解了金牌橱柜现有的档案管理系统和流程，确定了数据接口和整合标准。这一步就像是为建造一座大厦打下坚实的基础，确保后续的工作能够顺利进行。
然后，合思团队进行了系统开发和配置。他们运用先进的技术和工具，实现了凭证、单据等四证的统一存储和标准管理。在这个过程中，团队成员们不断优化系统，确保系统的稳定性和可靠性。
接着，合思团队搭建了会计资料之间的关系，形成了以业务为核心的证据链条。他们通过对业务流程的深入分析，将各个环节的数据进行关联，让报销单据归档工作更加科学、合理。
最后，合思团队部署了银行回单自动采集、切割、组装功能，推动了报销单据的全面无纸化管理。这一步标志着金牌橱柜在报销单据归档方面实现了质的飞跃，从传统的手工管理模式迈向了数字化、智能化的管理模式。
显著成效：报销单据归档的价值彰显
经过合思方案的实施，金牌橱柜在报销单据归档方面取得了显著的成果与效益。
在档案匹配方面，耗时减少了84%。原本需要花费大量时间和精力进行的手工匹配工作，现在通过合思的系统可以快速、准确地完成。这不仅提高了工作效率，还减少了人为错误的发生。
档案查询耗时也减少了80%。工作人员不再需要在大量的纸质档案中逐一查找，只需在系统中轻轻一点，就可以快速找到所需的报销单据。这大大节省了查询时间，提高了工作效率。
在成本方面，预估节省总体成本30万 + /年。通过无纸化管理，减少了纸质档案的使用和存储成本，同时也降低了人工成本。这对于企业来说，是一笔可观的节约。
在档案合规性方面，达到了100%。合思的系统严格遵循相关法律法规和企业内部的管理制度，确保了报销单据归档的合规性。这为企业的财务管理提供了有力的保障。
客户心声：报销单据归档的认可之音
金牌橱柜相关负责人表示，合思的解决方案有效解决了公司报销单据归档管理的难题。显著提高了工作效率，降低了成本，确保了档案合规性，为企业的数字化转型提供了有力支持。
在使用合思的解决方案之前，公司的报销单据归档工作繁琐、低效，严重影响了财务管理的质量和效率。而合思的方案让这一切变得简单、高效。员工们不再需要为繁琐的报销单据整理和查询工作而烦恼，能够将更多的时间和精力投入到核心业务中。
携手合思：开启报销单据归档数智化新篇
合思是一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。成立以来，已累计融资超15亿元人民币，拥有众多成功案例和专业的服务团队。截至目前，7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。
如果您的企业也面临报销单据归档等财务档案管理难题，不妨选择合思。合思将凭借其专业的技术和丰富的经验，为您提供量身定制的解决方案，让您的报销单据归档工作更加高效、便捷。现在就可以免费试用合思的产品，开启财务数智化转型之旅，让有限更有效。
