合思助力知名数字阅读品牌实现差旅流程效率提升与财务数字化转型

在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键举措。以某知名头部数字阅读品牌为例，它在引入合思无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案后，成功实现了财务全流程数字化闭环，在增效、降本、合规等多方面取得了令人瞩目的显著成效，为企业的发展注入了新的活力。

品牌困境：转型势在必行

该知名头部数字阅读品牌在发展过程中，面临着诸多财务管理方面的挑战，严重制约了企业的进一步发展。
企业的数据分散在内部多个系统中，业务流程出现断裂，数据整合的难度极大。这直接导致费用管控无法有效落地，预算超标情况时有发生。例如，在差旅费用方面，由于缺乏有效的数据整合和管控，经常出现超出预算的情况，给企业带来了不必要的成本支出。
每个财务月均需要处理500 + 张单据，而且全量的原始凭证与财务凭证都需要打印粘贴。财务人员长期陷入大量低价值、机械性的工作中，人效极低。在处理差旅相关单据时，繁琐的打印粘贴工作占据了大量时间，使得财务人员无法将精力投入到更有价值的财务分析和决策支持工作中。
全业务数据都需要打印成本，使用纸质副本进行报销、入账、装盒、上架、归档等操作，造成了每月大量的纸张浪费。同时，票据原文丢失、档案信息不完整的情况时有发生。业务借阅历史资料时，需要在海量纸质文件中翻找，这严重影响了工作效率，无法适应企业快速扩张的需求。在差旅档案管理方面，这种低效的管理方式使得查找差旅相关资料变得异常困难。

合思方案：精准靶向破局

合思为该企业量身定制了无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，充分展示了其针对性和专业性。
该方案助力企业完成了业财平台建设，确保了财务的准确性，使得企业能够顺利通过审计，符合上市要求。通过建立统一的业财平台，将企业的业务数据和财务数据进行整合，实现了数据的实时共享和交互，为企业的财务管理提供了有力的支持。
在提升财务及时性方面，该方案也取得了显著成效。结账时间从原来的T + 15提升到了T + 7，年底预计能够达到T + 5。这大大缩短了财务结账的周期，使得企业能够更快地获取财务信息，为企业的决策提供更及时的支持。在差旅费用的核算和结算方面，及时的财务数据能够让企业更好地掌握差旅成本情况，做出合理的决策。

显著成效：数据见证实力

合思的解决方案为企业带来了多方面的显著成效，下面从增效、降本、合规和先进四个方面进行详细阐述。
– 增效：流程优化提升效率
实时掌握付款进度，财务无需耗费时间单点沟通。在合思方案的支持下，企业可以通过系统实时了解付款情况，避免了传统方式下需要逐个沟通确认的繁琐过程。这在差旅费用支付方面表现尤为明显，财务人员可以快速准确地掌握差旅费用的支付进度，提高了工作效率。
提升档案整理效率，消除凭证维度、单据维度、发票维度、银行回单维度整理所耗工时。合思方案实现了档案的数字化管理，通过系统自动对档案进行分类和整理，大大减少了人工整理档案的时间和工作量。在差旅档案管理方面，员工提交的差旅发票、单据等信息可以自动录入系统，系统进行智能分类和归档，提高了档案整理的效率。
形成财务数字档案室，丰富档案调阅场景，提升借阅效率。企业可以通过系统随时随地调阅档案，不再受时间和空间的限制。同时，系统提供了多种查询方式，方便用户快速找到所需的档案。在差旅档案借阅方面，员工可以通过系统快速查询和借阅差旅相关的档案，提高了工作效率。
通过精准实物档案定位，提升实物档案查找效率。合思方案利用先进的技术手段，对实物档案进行精准定位，当需要查找实物档案时，可以快速准确地找到档案所在位置。在差旅实物档案管理方面，这一功能可以帮助企业快速找到差旅相关的纸质档案，提高了工作效率。

• 降本：成本控制成效显著
  减少差旅超标情况，有效改善提升预算超额情况。合思方案通过对差旅费用的实时监控和预警，能够及时发现差旅费用超标情况，并提醒相关人员进行处理。同时，系统还可以根据企业的预算和政策，对差旅申请进行审批和控制，有效避免了差旅费用超标情况的发生。
  减少手工记账、人工整理档案的人力成本。数字化管理使得财务人员从繁琐的手工记账和档案整理工作中解放出来，减少了人力成本的投入。在差旅财务管理方面，财务人员可以将更多的精力投入到差旅成本分析和预算控制等工作中。
  减少财务凭证等产生的纸张及过程中成本浪费。合思方案实现了财务凭证的电子化管理，不再需要打印大量的纸质凭证，减少了纸张的使用和成本浪费。在差旅费用报销方面，电子发票和电子凭证的使用，不仅减少了纸张的浪费，还提高了报销的效率。
  减少财务档案空间占用，节约空间成本。数字化档案管理不再需要大量的纸质档案存储空间，企业可以将节省下来的空间用于其他用途，节约了空间成本。在差旅档案管理方面，这一优势更加明显，大量的差旅档案可以通过电子形式存储，节省了大量的存储空间。

• 合规：严格管控保障安全
  发票OCR识别验真，有效保障企业费用合规。合思方案通过先进的OCR技术，对发票进行识别和验真，确保发票的真实性和合法性。在差旅费用报销方面，这一功能可以有效避免虚假发票的报销，保障企业的费用合规。
  审批流转路径清晰可视，有效管理员工借款与核销。系统对审批流转路径进行详细记录，员工和管理人员可以随时查看审批进度和结果。同时，系统还可以对员工借款和核销进行有效管理，确保借款的及时归还和核销的准确性。在差旅借款和核销方面，这一功能可以提高管理的透明度和效率。
  保证财务档案，档案原生性存储，规避电子化时代带来的档案管理风险。合思方案采用先进的技术手段，对财务档案进行原生性存储，确保档案的完整性和安全性。在差旅档案管理方面，这一功能可以有效避免电子档案丢失、损坏等风险，保障企业的档案安全。
  高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求。合思方案在设计和开发过程中，充分考虑了最新的档案法和财务档案管理办法的要求，确保企业的档案管理工作符合法律法规的规定。在差旅档案管理方面，这一优势可以帮助企业避免因档案管理不合规而带来的法律风险。

• 先进：创新模式引领潮流
  灵活覆盖因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销。合思方案支持多种因公消费场景，如差旅、办公用品采购等。员工在消费时无需垫资，费用直接由企业支付，消费后也无需进行报销操作。在差旅消费方面，员工可以通过企业指定的支付方式进行消费，系统自动进行费用记录和结算，提高了员工的消费体验和工作效率。
  费用业务数字化渗入日常办公，企业管理以人为本。合思方案将费用业务数字化融入到企业的日常办公中，员工可以通过手机APP等方式随时随地进行费用申请、审批等操作。这种以人为本的管理模式，提高了员工的工作积极性和满意度。在差旅费用管理方面，员工可以在出差过程中随时提交差旅费用申请，管理人员可以及时进行审批，提高了工作效率。
  紧贴双碳目标号召，单套制管理会计档案大幅降低纸质耗材。合思方案采用单套制管理会计档案，不再需要打印纸质档案，大幅降低了纸质耗材的使用，符合双碳目标的要求。在差旅档案管理方面，这一举措可以有效减少企业的碳排放，为环保事业做出贡献。
  实现“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面推进数字化转型。合思方案将消费、报销、入账、归档等环节进行了全面的数字化整合，实现了财务全流程的数字化管理。在差旅管理方面，从员工的差旅申请、消费记录到费用报销、入账和归档，整个流程都可以通过系统进行数字化处理，提高了管理的效率和准确性。

客户反馈：认可铸就信赖

该企业引入合思产品后，切实感受到了合思解决方案带来的实际效益。企业降低了差旅成本和档案管理成本，财务工作效率得到了显著提升。企业相关负责人表示，合思的解决方案为企业解决了财务管理方面的诸多难题，帮助企业实现了财务数字化转型，提升了企业的竞争力。

未来展望：携手共赴新程

未来，建议该企业进一步通过“消费 – 入账 – 归档”全链路管理，释放数据价值，加深业财融合。与合思携手，共同探索更多的发展可能性，实现更长远的发展。双方可以在数据分析、预算管理、成本控制等方面开展更深入的合作，为企业的发展提供更有力的支持。

在当前经济环境下，企业面临着日益激烈的市场竞争和复杂多变的经营环境。合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，拥有丰富的经验和专业的解决方案，能够帮助企业挖出更多净利润，实现降本增效、合规经营和低碳运营。如果您的企业也面临类似的财务挑战，不妨拨打400 – 105 – 6505与合思联系，或者访问www.hosecloud.com了解更多信息，开启财务数字化转型之旅，还能免费试用合思的解决方案，体验差旅流程效率提升带来的显著变化。