在数字化浪潮汹涌澎湃的当下，电子凭证的变革正以前所未有的速度重塑着企业的财务管理格局。2024年11月1日，铁路旅客运输领域开启全面数字化电子发票的推广使用；紧接着12月1日，民航旅客运输服务领域也迎来全面数字化电子发票——航空运输电子客票行程单的登场。这一系列举措宛如催化剂，让我国电子凭证改革驶入了快车道，标志着电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
在这场变革的大潮中，合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，犹如一颗耀眼的明星脱颖而出。北京合思信息技术有限公司（简称“合思”，原易快报）自2014年创立以来，始终致力于为企事业单位提供卓越的财务数智化产品和服务。凭借其敏捷的财务收支管理平台，合思成功助力众多企业挖掘出更多的净利润。作为专精特新企业，合思在发展历程中累计融资超15亿元人民币。秉持着以客户为中心的服务理念，合思在多地精心设立了研发中心和服务网络，赢得了众多付费企业和未来财务人的信赖与选择。为了顺应电子凭证数字化转型的趋势，合思推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案，为企业的智能文档搜索和财务管理带来了全新的解决方案。
金牌橱柜：传统档案管理痛点凸显
金牌橱柜家居科技股份有限公司，自1999年成立以来，已然成为国内高端整体厨柜及定制家居的专业服务商。它拥有国家认定厨房工业设计中心，更是国家认定的“智能制造示范企业”。全球超4000家高端品牌专卖店以及海内外5大专业生产基地，彰显着其雄厚的实力和广泛的影响力。然而，在企业的财务管理方面，尤其是会计档案管理，却面临着诸多困境。
在档案整理环节，会计档案如同散落在各个角落的珍珠，分散于不同的系统之中。这使得档案数据难以被有效利用，工作人员不得不逐一打印相关文件，再通过手工方式进行匹配、组装、装订，最后上架保存。每一个步骤都耗费着大量的时间和精力，效率极其低下。
到了保管环节，财务部门需要临时保管档案1年，1年之后再移交至综合档案管理部门。这种繁琐的流程不仅增加了工作的复杂性，还容易在交接过程中出现档案丢失或损坏的情况。
而在存储环节，公司采用独立档案室来管理纸质档案，管理和利用也主要围绕纸质档案展开。每年进行实物稽查时，工作人员需要人工逐一翻查档案，不仅耗费大量人力，而且查找效率极低，难以满足企业快速发展的需求。在这样的情况下，金牌橱柜急需一种更加高效、智能的档案管理解决方案，以解决传统档案管理带来的种种问题，实现智能文档搜索和高效财务管理。
合思方案：打造智能档案管理体系
面对金牌橱柜的困境，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，为其量身定制了一套完善的解决方案，实现了智能文档搜索的高效性和准确性。
-
统一存储：打破数据壁垒
合思档案管理平台首先实现了统一存储的功能。它打破了数据孤岛的局面，将凭证、单据、合同、回单等重要的四证进行整合，统一储存到一个平台上。同时，为这些档案数据制定了统一的标准，进行统一管理。这就好比将原本分散在各个角落的珍珠串成了一条美丽的项链，使得档案数据更加有序、易于管理。通过统一存储，企业可以更加方便地进行智能文档搜索，提高了工作效率。 -
业务证据链完整：实现业财一体
合思档案管理平台搭建了会计资料之间的紧密关系，实现了以业务为核心的证据链条。通过这种方式，企业可以实现业财一体的双向穿透。也就是说，从业务层面可以快速追溯到财务数据，从财务数据也可以清晰地了解到业务的具体情况。这种紧密的关联使得企业的财务管理更加透明、准确，同时也为智能文档搜索提供了更加全面的信息支持。 -
数据共享：一站式查阅体验
在合思档案管理平台上，企业可以享受到一站式查阅的便捷服务。平台以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，用户只需在搜索框中输入关键词，即可快速定位到所需的文档。这种智能文档搜索方式不仅便捷高效，而且大大节省了用户的时间和精力。无论是在日常工作中查找特定的档案，还是在进行财务审计时需要查阅相关资料，都能够轻松应对。 -
银行回单无纸化：降本增效利器
合思档案管理平台还实现了银行回单的无纸化管理。海量的银行回单可以自动采集、切割、组装，无需人工干预。这不仅提高了工作效率，还大大降低了企业的成本。同时，无纸化管理也符合环保理念，为企业的可持续发展做出了贡献。通过银行回单的无纸化管理，企业在进行智能文档搜索时可以更加方便地获取相关的财务信息，提高了财务管理的水平。
显著成果：见证合思方案的价值
合思为金牌橱柜提供的解决方案取得了显著的成果，充分彰显了智能文档搜索在企业财务管理中的重要作用。
在档案匹配方面，耗时减少了84%。以往需要花费大量时间和精力进行的手工匹配工作，现在通过合思档案管理平台的智能算法和高效处理能力，能够快速准确地完成。这使得企业的财务人员可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中，提高了工作效率和质量。
档案查询耗时也减少了80%。借助合思档案管理平台的智能文档搜索功能，用户可以快速定位到所需的档案，无需再像以往那样人工逐一翻查。这大大节省了查询时间，提高了工作效率。无论是在日常工作中查找特定的档案，还是在进行财务审计时需要查阅相关资料，都能够迅速找到，为企业的决策提供了及时、准确的支持。
通过合思的方案，金牌橱柜预估节省总体成本30万+/年。这主要得益于档案管理效率的提高、人力成本的降低以及纸张等耗材的减少。同时，智能文档搜索功能的应用也使得企业能够更加及时地发现潜在的问题和风险，避免了不必要的损失。
在档案合规性方面，合思档案管理平台确保了金牌橱柜的档案合规性达到100%。平台严格遵循国家相关法律法规和财务制度的要求，对档案数据进行规范化管理。无论是档案的存储、检索还是使用，都有严格的权限控制和审计机制，确保了档案数据的安全性和合规性。这使得企业在面对各种审计和监管要求时能够从容应对，避免了因档案合规问题带来的风险。
全球有超4000家高端品牌专卖店、海内外建有5大专业生产基地的金牌橱柜，通过合思的方案实现了档案数据的智能化管理，提高了工作效率和准确性。智能文档搜索功能的应用，使得企业在面对海量的档案数据时能够快速准确地找到所需信息，为企业的发展提供了有力的支持。
合思档案：优势尽显展望未来
合思电子会计档案管理平台具有诸多显著的优势。它实现了自动化归档，让企业告别了繁琐的重复性工作。通过智能算法和自动化流程，档案可以自动分类、整理和存储，大大提高了工作效率。同时，档案利用便捷高效，借助智能文档搜索功能，用户可以快速定位到所需的档案，节省了大量的时间和精力。
档案数据同源，透明流转，便于监控、分析。合思档案管理平台确保了档案数据的一致性和准确性，所有的数据都来源于同一个源头，避免了数据不一致和错误的问题。同时，数据的透明流转使得企业的管理层可以实时监控档案的使用情况，进行数据分析和决策支持。
随着电子凭证数字化转型的加速，合思将继续深耕企业“单套制”落地最佳实践，为更多企业提供优质的财务数智化服务。合思将不断加大研发投入，提升产品的性能和功能，为企业提供更加智能化、个性化的解决方案。同时，合思将加强与企业的合作，深入了解企业的需求，为企业提供更加优质的服务。
如果你也想让企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，不妨选择合思，体验电子会计档案管理的便捷与高效。现在，你可以通过拨打400 – 105 – 6505，访问网址www.hosecloud.com ，或者扫描二维码了解合思档案和更多案例。更重要的是，你还可以免费试用合思电子会计档案管理平台，亲身体验智能文档搜索为企业财务管理带来的变革。
点击注册合思，免费试用 14 天，注册链接：http://www.ekuaibao.com/
