在企业的运营管理中，财务档案管理犹如一座基石，支撑着企业财务信息的有序流转与合规经营。然而，当前企业在财务档案管理方面却面临着重重痛点。
好想你健康食品股份有限公司在财务归档时，常常需要耗费大量时间去确认单据、发票、回单和凭证的一致性，即便如此，仍难以避免档案遗失的情况。高新兴科技集团在查询相关发票、收付款凭据及其他附件时，由于纸质档案受限于时间和空间，查找工作如同大海捞针，耗费大量人力却难以高效完成。而COMMUNE幻师每年仅档案耗材、打印、存储成本就高达53323元，大量纸质档案管理对空间和人力的要求巨大，成本居高不下。此外，中文传媒还面临着电子源文件未合规保存的问题，纸质档案管理办法无法保证电子原文件长期保存、无法确保数据安全可用，难以满足管理要求。这些问题严重影响了企业的档案检索效率，制约了企业的发展。
面对这些难题，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案，为企业解决财务档案管理痛点提供了有力的解决方案。
合思档案：财务数智化的创新之钥
合思档案的诞生，源于合思对企业财务档案管理困境的深刻洞察。基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。
合思档案致力于解决电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的问题，推动电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。通过流程的识别与优化，合思档案展开跨部门协调，实现流程顺畅，效率提升，助力企业实现财务数智化，有效提升档案检索效率。
核心功能：开启档案管理新体验
合思档案具备一系列强大的核心功能，为企业财务档案管理带来了质的飞跃。
– 全生命周期管理：便捷调阅与高效归集
合思档案实现了电子会计档案全生命周期管理，包括智能采集、预归档服务、基础管理和档案服务。在智能采集方面，它借助外部生态如OCR识别、RPA技术等，以及内部系统如EAI插件、API接口等，能够快速准确地采集档案信息。预归档服务集成了多种服务和规则引擎，为档案的规范管理奠定基础。基础管理涵盖了档案存储、检索、借阅、销毁等环节，确保档案管理的全面性和规范性。档案服务则提供了辅助审计、项目管理、统计分析等功能，为企业决策提供有力支持。这种全生命周期管理模式，让档案调阅无需打印，混序归集无需组装，大大提高了档案检索效率。
– 高效采集：开放式接口与自动化解析
合思档案拥有开放式接口互联，支持自主采集，大文件自动切割，数电票自动化解析等功能。这些功能提高了档案采集效率，使得企业能够快速、准确地获取所需档案信息，为后续的管理和利用提供了保障。
– 精准制档：智能关联与规范保障
合思档案通过智能关联、自动组装，进行四性检测、业务检测，支持自定义版式文件，保证了档案制档的准确性和规范性。在档案制档过程中，能够自动识别和关联相关信息，减少人工干预，提高制档效率和质量，进一步提升档案检索效率。
– 安全合规：权限管控与标准档号
合思档案具备精准权限管控，档案目录灵活扩展，水印管理，档号符合国标要求等特点，加强了档案管理的安全性和合规性。只有经过授权的人员才能访问和操作档案，确保了档案信息的安全。同时，符合国标的档号管理也方便了档案的检索和管理。
显著收益：降本增效的有力保障
使用合思档案能为企业带来多方面的显著收益。
– 自动化归档：告别重复工作
合思档案实现了自动化归档，告别了重复性工作，让档案利用更加便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于监控、分析。好想你健康食品股份有限公司通过使用合思档案，减少了90%人工耗时，总部接收减少了80%管理耗时，借阅管理减少了67%管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。这种自动化归档模式，大大提高了档案检索效率，让企业员工能够将更多的时间和精力投入到核心业务中。
– 节省成本：多方面降低开支
合思档案能够节省企业的耗材成本、存储成本和人力成本。以1家年20万凭证、40万回单、30平方米档案室的北京大型制造业为例，年总节约成本达338,910元。通过减少纸质档案的使用和管理成本，企业能够实现资源的优化配置，提高经济效益。
– 提升效率：工作效能显著提升
合思档案有效提升了企业的工作效率。高新兴科技集团归档效率提升了90%，中文传媒财务档案归档效率提升了72%，员工报销效率提升了90%。在档案检索方面，也能够快速准确地找到所需档案，大大缩短了检索时间，提高了档案检索效率。
– 合规低碳：实现可持续发展
合思档案帮助企业实现合规经营和低碳运营。杭州西湖城市建设投资集团无纸化改造，仅在单据打印方面每年就可节约10万张A4纸，相当于森林中40颗大树，约等于650kg二氧化碳。通过减少纸质档案的使用，企业不仅降低了成本，还为环保事业做出了贡献。
典型应用：多场景展现实力
合思档案在多个典型应用场景中展现了强大的实力。
– 企业报销场景：便捷高效无烦恼
在企业报销场景中，员工可以通过合思档案实现线上报销，无需打印任何单据，告别复杂流程，报销不再费神。云南菜品牌连锁经营企业员工反馈“报销再也不需要打印任何单据~告别复杂，报销不再费神！无纸化为业务发展带来便捷”。这种便捷的报销方式，提高了员工的满意度和工作效率，同时也提升了档案检索效率，方便企业对报销档案的管理和查询。
– 审计场景：灵活配置高效合规
在审计场景中，合思档案支持灵活的账户权限配置，审计人员可通过专用账号下载所需的电子源文件，高效合规。帆书在审计抽查时，档案系统能满足其审计需求。这种灵活的权限配置和高效的文件下载功能，使得审计工作更加便捷高效，提高了审计效率和质量，也有助于提升档案检索效率。
– 档案管理场景：电子实物精准匹配
在档案管理场景中，企业可以实现电子与实物档案的匹配，查阅者查询电子档案即可定位实物位置。金牌橱柜家居科技股份有限公司借助虚拟档案库房和二维码实现电子与实物匹配。这种电子与实物档案的精准匹配，方便了档案的查阅和管理，提高了档案检索效率，确保了档案信息的完整性和准确性。
– 业财融合场景：提升融合效率
在业财融合场景中，合思档案可以提高总部与门店业财融合效率。云南菜品牌连锁经营企业通过合思落地财务数字化，业财融合提升80%。通过实现业财数据的共享和协同，合思档案促进了企业内部的沟通和协作，提高了企业的整体运营效率，也为档案检索提供了更全面、准确的数据支持。
客户成功案例：实力见证价值
众多企业通过使用合思档案取得了显著的成效。
– 好想你健康食品股份有限公司：打破壁垒提升效率
好想你健康食品股份有限公司通过合思档案打破壁垒，实现数据同源，一键联查，工作效率有效提升；自动组装，审计便捷；借助虚拟档案库房和二维码实现电子与实物匹配，查阅方便，预计减少综合成本20万元/年。合思档案帮助该企业解决了财务档案管理中的诸多难题，提高了档案检索效率，为企业的发展提供了有力支持。
– COMMUNE幻师：自动化归档节约成本
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统，实现自动化归档和财务数据分析，减少人力成本50%，提高效率；深度分析档案数据，满足内审需求；纸张使用量减少88%，存储空间节省79%，年节约成本5000万元，报销效率提升300%。合思档案的应用让该企业在档案管理方面实现了质的飞跃，提升了档案检索效率，降低了企业的运营成本。
– 云南菜品牌连锁经营企业：全面无纸化管理
云南菜品牌连锁经营企业通过合思档案实现全面无纸化管理，记账凭证、收支两端回单、电子发票全量不打印，线下只保留纸质发票及其粘贴单；多维检索能力满足多场景查询需求，系统内可视化管理档案数据；业财融合提升80%，节省打印、存储等总体成本30万/年，财务提效90%。合思档案为该企业带来了便捷、高效的档案管理体验，提高了档案检索效率，促进了企业的数字化转型。
– 金牌橱柜家居科技股份有限公司：统一存储合规管理
金牌橱柜家居科技股份有限公司通过合思档案统一存储，打破数据孤岛，整合四证；搭建业务证据链，实现业财一体双向穿透；数据共享，一站式查阅；银行回单无纸化，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，预估节省总体成本30万 +/年，档案合规性达100%。合思档案帮助该企业解决了档案管理中的数据分散、查询困难等问题，提高了档案检索效率，确保了档案的合规性。
未来财务用合思，让有限更有效。合思档案助力企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。截至目前，7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，众多企业的成功实践证明了合思档案的有效性和可靠性。如果您也想提升企业的档案检索效率，解决财务档案管理难题，不妨拨打联系电话400 – 105 – 6505，访问网址www.hosecloud.com，扫描二维码了解合思档案和更多案例。现在，您还可以免费试用合思档案，亲身体验它为您带来的价值。
