在当今竞争激烈的商业环境中，企业的财务数智化转型已成为提升竞争力的关键。以好想你健康食品股份有限公司为例，这家成立于1992年、2011年在深交所中小板上市的红枣行业上市公司，在合思的助力下，实现了会计文件管理的重大突破，为企业的发展注入了新的活力。
好想你业务困境：会计文件管理痛点凸显
好想你作为一家具有较高品牌价值的企业，品牌价值达154.21亿元，拥有1000 + 员工、400 + 全国门店数、18家归档主体以及2W + 零售网点，每年产生3.6W + 的凭证数。然而，在会计文件管理方面，好想你面临着诸多困境。
首先是归档难题。在财务归档过程中，工作人员需要花费大量时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性。由于涉及的文件数量众多，档案遗失的情况难以避免，这不仅影响了财务工作的准确性，还增加了后续审计和查询的难度。
其次是查找缓慢。纸质档案受限于时间和空间，查找一份文件往往要耗费大量时间。无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找，使得员工在需要使用档案时常常陷入等待，严重影响了工作效率。
最后是成本居高不下。大量纸质档案的管理对空间和人力提出了巨大要求。企业需要租赁专门的仓库来存放档案，同时还需要安排专人进行档案的整理、保管和借阅登记等工作，这无疑增加了企业的运营成本。
合思良方：化解会计文件管理难题
针对好想你在会计文件管理方面的痛点，合思提供了一套全面的解决方案。
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打破壁垒数据同源
合思通过技术手段，打破了各系统之间的数据壁垒，实现了数据的同源。这意味着财务人员可以便捷地利用系统中的数据，一键联查相关的单据、发票、回单和凭证，大大提升了工作效率。不再需要在不同的系统中来回切换查找数据，节省了大量的时间和精力。 -
自动组装审计便捷
在审计方面，合思的方案以档案数据为标准，纸质数据为辅。系统可以自动组装相关的审计资料，按照预设的审计规则和流程进行审计操作。这样一来，内外审计的效率得到了显著提升，减少了人工审计的工作量和出错率。 -
实物高效管理
为了更好地管理实物档案，合思借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子档案与实物档案的匹配。查阅者在查询电子档案时，系统可以自动定位实物档案的位置，方便快捷地找到所需的纸质文件。这不仅提高了档案的查阅效率，还降低了档案遗失的风险。
分步实施：合思方案落地流程
合思方案的实施是一个循序渐进的过程，主要包括以下几个步骤。
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系统集成奠定基础
首先，合思团队进行系统开发与集成，将好想你企业内部的各个相关系统进行连接，实现数据的统一存储。这一步为数据同源奠定了坚实的基础，使得财务人员可以在一个平台上获取到所有相关的会计文件信息。 -
规则设置审计优化
接着，合思根据好想你企业的实际情况，设置审计规则和流程。以档案数据为核心进行审计操作，实现自动组装和审计便捷。通过优化审计流程，减少了审计过程中的人为干预，提高了审计的准确性和效率。 -
库房搭建实物匹配
最后，合思为好想你搭建虚拟档案库房，并为每一份实物档案赋予二维码。通过扫描二维码，系统可以自动记录档案的出入库信息，实现电子与实物的精准匹配。这样一来，企业可以更加高效地管理实物档案，提高档案的安全性和可追溯性。
显著成效：会计文件管理焕新颜
合思方案的实施为好想你带来了显著的成果与效益。
在人工耗时方面，减少了90%。财务人员不再需要花费大量时间进行档案的归档和查找工作，工作效率得到了极大提升。总部接收管理耗时减少了80%，使得总部能够更加及时地获取和处理财务信息，提高了决策的及时性和准确性。借阅管理耗时减少了67%，员工可以更加便捷地借阅所需的档案，节省了大量的时间和精力。
同时，预计每年可减少综合成本20万元。这主要体现在减少了仓库租赁费用、人工管理费用以及档案遗失带来的潜在损失等方面。通过合思的方案，好想你实现了会计文件管理的降本增效，提升了企业的整体竞争力。
高度认可：好想你反馈合思方案
好想你公司对合思的方案给予了高度评价。公司财务负责人表示，合思的方案极大地提升了财务工作效率，降低了成本，让财务管理更加合规和便捷。在使用合思的方案之前，财务工作面临着诸多难题，如归档困难、查找缓慢、成本高等。而现在，这些问题都得到了有效解决，财务人员可以将更多的时间和精力投入到核心业务中。
员工们也反馈，使用合思档案后，报销和查阅档案等工作变得更加轻松，节省了大量时间和精力。以往，员工在报销时需要花费大量时间整理和提交各种纸质单据，而现在通过合思的系统，只需要在手机上操作即可完成报销流程，大大提高了报销的效率。在查阅档案方面，员工可以随时随地通过电子档案系统查询所需的文件，不再需要到专门的档案室查找，方便快捷。
在当前经济环境下，企业的财务数智化转型势在必行。合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，已帮助7000 + 付费企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。如果您的企业也面临着会计文件管理的难题，不妨选择合思，开启财务数智化转型之旅。
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