在数字化浪潮席卷的当下，电子凭证数字化转型已成为时代发展的必然趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也迎来了全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这些举措犹如强劲的东风，推动着我国电子凭证改革驶入了快车道。如今，电子凭证开具端已基本实现数字化适配，曾经困扰企业的电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难等“最后一公里”问题即将全面解决，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
在这一变革的浪潮中，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，凭借敏锐的洞察力和卓越的创新能力，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。基于在行业应用中的深度探索与丰富的案例经验，合思精选各行各业优质“无纸化”实践企业案例，精心打造的《电子会计档案实践案例集》，无疑为众多企业提供了极具参考价值和借鉴意义的宝贵蓝本。而合思档案，正是企业实现高效归档管理的得力助手，堪称一款高效归档管理工具。
红枣巨头的管理困境
好想你健康食品股份有限公司，一家成立于1992年的老牌企业，在2011年成功于深交所中小板上市，成为红枣行业的领军上市公司。然而，随着企业的不断发展壮大，传统的档案管理方式逐渐成为了制约其进一步发展的瓶颈。
在财务归档环节，工作人员需要花费大量的时间和精力，逐一确认单据、发票、回单和凭证的一致性。每一张单据都需要仔细核对，每一个数字都需要反复确认，稍有不慎就可能出现差错。而且，在这繁琐的过程中，档案遗失的情况也难以避免。一旦档案遗失，不仅会给后续的审计和查询工作带来极大的困难，还可能导致企业面临潜在的风险。这种低效的归档方式，让财务人员疲惫不堪，也严重影响了企业的工作效率。
此外，纸质档案的查找难题也让企业头疼不已。由于纸质档案受限于时间和空间的限制，查找一份档案往往需要耗费大量的时间和人力。工作人员需要在堆积如山的档案中翻找，有时甚至需要花费一整天的时间才能找到所需的档案。而且，纸质档案无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找的功能，这在很大程度上影响了企业的决策效率和工作协同性。
大量纸质档案的管理，对空间和人力的要求也极为巨大。企业需要专门的档案室来存放这些档案，并且需要安排专人进行管理和维护。随着档案数量的不断增加，档案室的空间越来越紧张，管理成本也在不断攀升。这些高昂的成本，无疑给企业带来了沉重的负担。好想你急需一款高效归档管理工具来解决这些问题。
合思档案的破局之策
面对好想你所面临的重重困境，合思档案凭借其先进的技术和创新的理念，为企业量身定制了一套全面的解决方案，成为了企业的高效归档管理工具。
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打破数据壁垒，实现同源共享
合思档案打破了传统档案管理中数据孤立的局面，实现了数据的同源共享。通过先进的技术手段，将单据、发票、回单和凭证等各类数据进行整合，为财务人员提供了便捷的利用方式。财务人员只需一键操作，就可以联查相关的所有数据，大大提高了工作效率。再也不用在不同的系统和文件中来回切换，寻找所需的数据。这种高效的联查功能，让财务人员能够更加专注于核心业务，为企业的财务管理提供了有力的支持。 -
自动组装档案，提升审计效率
在审计环节，合思档案实现了自动组装档案的功能。内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅，大大提升了审计效率。系统会自动对档案数据进行分类、整理和分析，生成详细的审计报告。审计人员可以通过系统快速获取所需的信息，进行精准的审计。而且，这种以电子数据为主的审计方式，减少了对纸质档案的依赖，降低了审计成本，同时也提高了审计的准确性和可靠性。 -
实物高效管理，精准定位查询
合思档案借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物的完美匹配。每一份实物档案都有对应的二维码，通过扫描二维码，就可以获取该档案的详细信息，包括存放位置、借阅情况等。查阅者只需在系统中查询电子档案，就可以快速定位实物档案的位置，实现了精准查找。这种高效的实物管理方式，不仅提高了档案的利用率，还减少了档案遗失和损坏的风险。
显著成果，见证实力
在引入合思档案这一高效归档管理工具后，好想你取得了显著的成果。
在人工耗时方面，合思档案发挥了巨大的作用。通过自动化的流程和高效的管理方式，减少了90%的人工耗时。财务人员不再需要花费大量的时间进行档案的整理和核对，工作效率得到了极大的提升。他们可以将更多的时间和精力投入到财务管理和决策支持等核心业务中，为企业创造更大的价值。
总部接收档案的管理耗时也大幅减少。合思档案实现了档案的实时传输和共享，总部可以及时获取各部门的档案信息，减少了80%的管理耗时。这使得总部能够更加及时地掌握企业的财务状况，做出更加准确的决策。
借阅管理方面，也取得了令人瞩目的成效。借助合思档案的智能化管理系统，借阅管理减少了67%的管理耗时。借阅者可以通过系统快速查询和借阅档案，管理人员可以实时监控档案的借阅情况，提高了借阅管理的效率和准确性。
从成本方面来看，合思档案为好想你带来了实实在在的经济效益。预计每年可减少综合成本20万元，这对于企业来说无疑是一笔可观的节省。这些节省下来的成本可以投入到企业的研发、生产和市场拓展等方面，为企业的发展提供更多的资金支持。
展望未来，携手同行
合思档案作为一款高效归档管理工具，不仅帮助好想你实现了降本增效、合规经营和低碳运营的目标，更让企业的资源得到了更有效的利用。它为企业提供了一个数字化、智能化的档案管理平台，让企业在电子凭证数字化转型的道路上迈出了坚实的一步。
展望未来，电子凭证数字化转型的前景一片光明。随着技术的不断进步和应用的不断深入，电子凭证全链路智能流转的数智化新局面必将到来。《电子会计档案实践案例集》作为合思的智慧结晶，将进一步推动我国电子凭证数字化转型的进程，为更多企业提供借鉴和参考。
如果您的企业也面临着档案管理的难题，渴望实现高效归档管理，不妨选择合思档案。合思档案将以其卓越的性能和优质的服务，为您的企业保驾护航。现在，您可以拨打我们的电话400 – 105 – 6505，或者访问我们的网址www.hosecloud.com ，通过扫描二维码，了解合思档案、了解更多案例，还能免费试用这款高效归档管理工具，开启企业档案管理的新时代！
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