在当今竞争激烈的商业环境中，企业的数字化转型已成为提升竞争力的关键。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的佼佼者，早在1995年便已成立，并成为我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目。2022年3月，动力源更是入选北京市专精特新“小巨人”企业。
早在2011年，动力源就颇具前瞻性地开启了财务数字化转型和业财融合之路，踏上了漫长的系统自研之旅。先后自建了费控系统、采购管理系统、销售管理系统、生产制造管理系统，并基于OA系统开发了报销系统。然而，理想很丰满，现实却很骨感。整体流程依然复杂繁琐，系统之间存在着高高的壁垒，实际效果与预期相差甚远。公司费用报销系统在运行过程中逐渐暴露出诸多问题，这也促使动力源开始寻求更有效的解决方案。
转型困境：传统报销系统痛点尽显
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操作体验不佳合规难题凸显
在与合思合作之前，动力源的公司费用报销系统存在着严重的多系统操作体验差的问题。员工在提交申请单时，需要在各个系统之间频繁切换，这不仅浪费了大量的时间和精力，还容易导致操作失误。而报销数据需要财务人员手工录入系统，发票的验真、查重也都依靠手工进行。这就使得假票、错票、重票的情况难以避免，差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间，合规性难以得到有效保障。 -
系统割裂数据分散信息滞后
同一个报销信息，审批、预算、差标却分散在多个系统中进行管理，无法实现及时联动。这导致财务制度难以真正落地，数据报表也只能依赖手工统计，既耗时又费力。管理者无法实时掌握数据信息，也就无法对业务运营及时进行调整和优化，公司费用报销系统的效率和效果大打折扣。 -
业务复杂报销模式多样
动力源主营通讯基站建设，业务人员需要高频深入全国各乡镇开展项目。这使得报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作变得异常繁琐。而且不同类型的费用支付方式也各不相同，机票、酒店由员工订购企业支付，火车票、打车则由员工垫资。这种复杂的业务和报销模式，给公司费用报销系统带来了巨大的挑战。 -
组织架构复杂流程难以统一
随着公司的发展，动力源的组织架构迅速扩展到全国，这导致管理程度不一致。总部通过纸质单据提交出差申请，分公司则通过PC端OA系统提交出差申请，业务流程难以统一。出差申请通过后，员工还需通过TMC系统重新提交订票申请，操作重复，信息一致性也难以保证。
精准破局：合思定制解决方案
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系统集成数据同步
合思为动力源提供了系统集成的解决方案。将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。这样一来，就实现了订单支出成本的实时归集和统计，为公司费用报销系统的高效运行提供了坚实的数据基础。 -
无需报销提升体验
合思的“无需报销”模式为动力源带来了全新的体验。业务人员因公消费无需垫资、无需开票，幸福感大幅提升。消费过程受到申请单和差标管控，确保了消费即合规。财务人员可以进行统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，还能一键归档，极大地提高了公司费用报销系统的效率。 -
连接能力打破壁垒
合思凭借其强大的Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统，成功打破了数据流转的壁垒。在实际应用中，待审批信息能够自动同步到各部门负责人，业务数据可以跨系统同步应用，大大加快了业务处理和数据统计的效率，让公司费用报销系统更加顺畅。
有序推进：解决方案实施步骤
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系统集成奠基
首先，合思对动力源的HR系统、BPM系统等与合思费控进行数据同步。通过严谨的系统集成工作，确保基础数据和业务数据的一致性和准确性。这一步骤为后续的流程搭建和功能实现奠定了坚实的基础，让公司费用报销系统有了可靠的数据支撑。 -
流程搭建优化
接着，合思为动力源搭建无需报销的流程。设置申请单和差标管控规则，实现财务统一对账、自动拆分子对账单、自动创建结算单等功能。在这个过程中，不断优化流程，确保各个环节的顺畅衔接，进一步提升公司费用报销系统的效率和合规性。 -
系统对接互通
最后，利用Open API和自定义流程引擎技术，对接第三方系统。实现业务数据的跨系统同步和应用，让不同系统之间的数据能够自由流通，充分发挥数据的价值，使公司费用报销系统真正实现数字化、智能化。
显著成效：转型带来多方收益
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操作体验革新效率大幅提升
合思的解决方案实施后，动力源的公司费用报销系统实现了多系统集成，数据互通，操作体验全面革新。员工报销周期从原来的较长时间缩短了3周，效率提升了300%。会计的工作量也大幅缩减，人员成本节约了50%。这不仅提高了工作效率，还为企业节省了大量的成本。 -
员工体验升级便捷高效报销
对于员工来说，申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价。极大地缩短了员工填报时间，无论是拍照、扫码还是录入，都变得更加便捷。同时，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费可以通过多渠道同屏比对，全场景无需垫资，让员工的工作更加轻松愉快。 -
财务工作减负合规性增强
财务人员无需再将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程上，基础工作压力得到了极大的降低。从手动制作单据到智能制单，财务人员可以节省更多的精力去做更有价值的工作，如财务分析、预算规划等。同时，审批有依据，费控更合规，结算更统一，公司费用报销系统的合规性得到了有效保障。 -
管理决策优化实时掌握数据
管理者能够随时随地查看财务数据，实现了事前预算、事中控制、事后分析的全程管控。通过综合分析报表，管理者可以及时发现问题，对业务运行做出高效、及时、准确的决策，彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式，真正做到了实时了解企业经营数据，为企业的发展提供有力的支持。
高度认可：动力源反馈彰显实力
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：“企业数字化转型初期，往往过度关注系统的流程性与功能性，却忽视了根本问题。因此，将管理方案嵌入财务信息系统，强调处理时效，实现精细化管理降本增效，其实更有意义。面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来我们还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。”动力源对合思解决方案的高度评价，充分彰显了合思在公司费用报销系统领域的专业实力和服务水平。
在当前经济环境下，企业面临着诸多挑战，财务数字化转型已成为企业发展的必由之路。北京合思信息技术有限公司作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，通过敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖出更多净利润。合思秉承以客户为中心的服务理念，拥有广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，能够为客户提供全方位财务数智化服务。
已有众多像动力源这样的专精特新企业选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。如果您的企业也面临财务数字化转型的挑战，不妨选择合思，开启高效财务管理之旅。现在就可以免费试用合思的公司费用报销系统，亲身感受其带来的便捷与高效。
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