在当今数字化浪潮席卷的时代，行业发票管理正经历着一场深刻的变革。2024年11月1日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也迎来了全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这些举措宛如明亮的信号灯，标志着我国电子凭证改革正驶入快车道。电子凭证开具端已基本实现数字化适配，长期困扰企业的电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的“最后一公里”问题即将全面解决。电子凭证数字化转型的步伐进一步加快，一个电子凭证全流程无纸化的新时代已然来临。
合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，敏锐地捕捉到了这一时代趋势。为顺应电子凭证数字化转型的需求，合思推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。该平台犹如一把精准的钥匙，为企业解决行业发票管理难题提供了全新的思路和解决方案。接下来，我们将通过金牌橱柜家居科技股份有限公司的实际案例，深入了解合思档案在行业发票管理中的卓越表现。
金牌橱柜：传统管理模式下的转型之困
金牌橱柜家居科技股份有限公司自1999年成立以来，凭借其卓越的品质和创新的设计，迅速成长为国内高端整体厨柜及定制家居的专业服务商。公司拥有国家认定厨房工业设计中心，更是荣获国家认定“智能制造示范企业”的殊荣。然而，在行业发票管理方面，随着业务的不断拓展和数字化时代的到来，传统的管理模式逐渐暴露出诸多问题。
在档案整理环节，会计档案如同散落的珍珠，分散在各个系统之中，档案数据难以有效利用。工作人员需要逐一打印凭证、手工匹配单据、进行繁琐的组装、装订，最后才能上架保存。这种传统的操作方式不仅效率低下，而且容易出现错误，极大地影响了工作的准确性和及时性。
在档案保管环节，财务部门需要临时保管档案1年，1年后再移交至综合档案管理部门。这种分段保管的方式增加了管理的复杂性和风险，容易导致档案的丢失或损坏。
在档案存储环节，公司设立了独立的档案室来存放纸质档案。然而，随着业务量的不断增加，纸质档案的数量也急剧增长，不仅占用了大量的存储空间，而且查询和调阅档案也变得十分困难。传统的管理模式已经无法满足企业对高效、精准行业发票管理的需求，金牌橱柜急需进行数字化转型。
合思档案：精准施策破解管理难题
面对金牌橱柜在行业发票管理中遇到的诸多难题，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，为金牌橱柜量身定制了一套全面的解决方案。
统一存储：打破数据孤岛，实现档案管理的标准化和规范化。合思档案将凭证、单据、合同、回单等“四证”进行整合，采用统一的标准进行储存和管理。这就好比将散落的珍珠串成了一条美丽的项链，使档案数据更加有序、易于管理。通过统一存储，企业可以避免数据的重复录入和错误，提高数据的准确性和完整性。
业务证据链完整：搭建会计资料之间的关系，实现以业务为核心的证据链条，业财一体双向穿透。在合思档案的支持下，金牌橱柜可以清晰地追溯每一笔业务的来龙去脉，确保业务的真实性和合规性。这种业财一体的管理模式不仅提高了财务管理的效率，还为企业的决策提供了更加准确、全面的信息支持。
数据共享，一站式查阅：以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，使查阅变得便捷高效。工作人员只需在系统中输入关键词，即可快速定位所需的档案信息，无需在大量的纸质档案中苦苦寻找。这种一站式查阅的方式大大节省了时间和精力，提高了工作效率。
银行回单无纸化：海量银行回单自动采集、切割、组装，实现全面无纸化管理，助力企业降本增效。传统的银行回单管理需要人工收集、整理和录入，不仅工作量大，而且容易出现错误。合思档案通过自动化技术，实现了银行回单的自动采集和处理，大大减少了人工操作的环节，降低了企业的运营成本。
显著成效：见证合思档案的强大实力
经过一段时间的使用，合思档案为金牌橱柜带来了显著的成效。在行业发票管理方面，取得了一系列令人瞩目的成果。
档案匹配耗时减少84%：通过合思档案的自动化匹配功能，原本繁琐的档案匹配工作变得轻松高效。工作人员无需再花费大量的时间和精力进行手工匹配，大大提高了工作效率。
档案查询耗时减少80%：一站式查阅功能让档案查询变得更加便捷。工作人员可以在短时间内找到所需的档案信息，无需在堆积如山的纸质档案中逐一查找，节省了大量的时间和精力。
预估节省总体成本30万+/年：银行回单无纸化管理和自动化归档等功能，不仅提高了工作效率，还降低了企业的运营成本。通过减少纸质档案的存储和管理成本，以及人工操作的成本，金牌橱柜预计每年可节省总体成本30万元以上。
档案合规性100%：合思档案严格遵循国家相关法律法规和财务制度，确保档案的合规性。通过业财一体双向穿透和完整的业务证据链，企业可以有效避免财务风险，确保财务管理的合规性。
合思档案：引领电子凭证数字化转型新潮流
合思档案的成功应用，不仅为金牌橱柜解决了行业发票管理中的难题，还为其他企业提供了宝贵的借鉴经验。自动化归档告别了重复性工作，使档案利用更加便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于企业进行监控和分析，为企业的决策提供了更加准确、全面的信息支持。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路。它不仅有利于优化企业的管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能够有效降低单位运行成本及资源消耗，实现数字化和绿色化协同转型。
截至目前，已有7000+付费企业、300万+未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效益。
在电子凭证数字化转型的浪潮中，合思档案无疑是企业的得力助手。如果您的企业也面临着行业发票管理的难题，不妨选择合思档案。通过拨打400 – 105 – 6505，访问www.hosecloud.com ，或者扫描二维码，您可以了解合思档案和更多成功案例。现在，我们诚挚地邀请您免费试用合思档案，亲身感受其在行业发票管理中的卓越性能，开启企业数字化转型的新篇章。
