在数字时代的浪潮中，电子凭证于财务管理和会计领域的重要性与日俱增。2023年5月，财政部发布电子凭证会计数据标准（试行版），旨在推动电子凭证从开具、接收到报销、入账、归档全流程的标准化与无纸化处理，打通电子凭证入账归档的“最后一公里”，实现会计工作的数字化转型。在这场转型的征程中，北京合思信息技术有限公司作为一家专注为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，正凭借其敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖掘更多净利润。基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新以及无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思为客户提供着全方位的财务数智化服务。接下来，让我们通过一个客户案例，深入了解合思在电子凭证数字化转型中的卓越表现。发票相关法律法规在这一转型过程中也起着至关重要的作用，它确保了电子凭证全流程的合规性。
国民零食品牌的财务困境
有这样一个畅销30余年的国民经典零食品牌，其销售版图覆盖全国，供应链复杂多样，多种销售渠道并行。在管理上，流程跨越多个系统，显得繁杂且低效。该企业在差旅管理方面，差旅平台对账方案缺乏灵活性，同时核算精细化管理要求极高。财务人员常常需要在Excel中进行二次整理，大量的人工记账工作使得财务价值难以释放。
企业在事前事中的管控也不够连贯，差旅控制既不精细也不灵活，导致差旅成本一直居高不下，难以实现精细化的成本管控。此外，纸电混合的会计档案来源广泛、数量巨大，手工整理和查找不仅容易出错，还造成了高额的人力物力浪费。发票相关法律法规要求企业对发票等会计档案进行规范管理，而该企业的现状显然不符合这一要求。
合思定制化解决方案破局
面对该企业的诸多财务痛点，合思为其量身定制了无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案。
在员工消费环节，员工在进行差旅申请后，可以通过合思商城进行订购，也可以选择TMC订购。这样会生成合思商城对账单和TMC对账单，方便后续的财务处理。发票相关法律法规对消费环节的发票获取和管理有明确规定，合思的方案确保了这一环节的合规性。
在财务核算和记账环节，合思设置了对账结算中心。如果是线上统一开票，系统可以实现自动拆分结算和自动记账；若是线下统一开票，则进行线下结算和手工记账。这种灵活的方式满足了企业不同的业务需求。
在档案管理方面，合思环节达到L4级无需报销，可实现共享受阅、混序装盒、自动制档；其他TMC环节为L3级无需报销，需要录入发票等档案。该方案具有便捷申请的特点，员工无需垫资、无需开票、无需报销、无需打印（合思费控）；还能同屏比价，统一开票、自动拆分对账、记账去人工化（合思商城）；并且可以多源采集，智能制档、实物档案混序归档、档案借阅全线上化管理（合思档案）。发票相关法律法规强调档案管理的规范性和完整性，合思的方案完美契合了这些要求。
显著成果见证方案价值
合思的解决方案为该企业带来了显著的成果。从数据上看，该企业在合思商城的差旅消费从2023年3月的40%左右上升到2024年2月的75%左右，年度差旅费用节约约200万元，财务入账效率提升60%。这不仅降低了企业的成本，还提高了财务工作的效率。
在业务和财务的连接上，实现了业财有机连接，电子会计档案全流程达到了合规化、自动化、数字化的闭环管理。合思打通了12个系统完成数据采集，自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链。发票相关法律法规要求企业的会计档案必须有完整的证据链，合思的方案确保了这一点。
在档案管理方面，标准化的线上借阅流程规范了档案室管理；简化的装订流程大幅降低了成本；实现了凭证上下游单据树状结构呈现，清晰明了；以数字化方式管理会计档案，在保障数据安全的同时，管理效率大幅提升。
电子凭证会计数据标准的推广应用本质上是对企业经济业务数据的数据治理过程，有利于降低企业运行成本和社会资源消耗，促进数字化、绿色化协同发展，实现经济效益和环境效益共赢。发票相关法律法规在这一过程中为企业的合规经营提供了保障。
合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。未来，合思将继续深耕细分领域，推出更多创新型的产品和服务以满足市场的多样化需求。合思拥有专业的顾问和技术支持团队为客户提供全方位的服务保障，提供免费试用、灵活定价模式等，能够与其他ERP系统、CRM系统以及第三方服务平台无缝对接，实现数据的共享和协同工作。
在此，我们呼吁更多企业抓住电子凭证数字化转型的机遇，选择合思的财务数智化解决方案，在遵循发票相关法律法规的基础上，实现降本增效、合规经营和低碳运营。现在就可以免费试用合思的产品，开启财务数智化转型之旅。
