合思档案：引领企业会计档案管理系统数字化转型

在企业数字化转型的浪潮中，电子会计档案管理的重要性日益凸显。企业在推进数字化进程时，借助OA系统、资金系统、合同系统、CRM系统、费控系统等，解决了线上业务处理问题。然而，在归档和储存环节，纸质文件储存的难题依旧存在，数据存储也依赖线下载体。保证档案原生性，是确保企业财务档案管理合规、实现全面数字化的关键。

到2025年，数电票将实现全覆盖，企业财务档案管理面临新挑战，信息化建设急需加强。由于数电票管理要求特殊，企业需要专业的“会计档案管理系统”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

在纸电混合时代，企业不同角色面临着诸多档案管理难题。企业高管面临纸质档案管理成本高、占地大，且档案数据缺乏汇总整理、难以分析利用的问题；财务人员要处理海量档案数据，整理耗时，需手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥繁复；业务人员出差、招待后的报销纸质票据留存和上交流程繁琐，浪费时间。同时，企业还面临高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、存储空间需求大；高隐形成本，如手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件粗糙、数据无法有效利用；高合规风险，如电子会计凭证文件缺乏有效管理手段、纸质档案易因不可抗力损坏等问题。

合思档案作为一款专业的会计档案管理系统，能够有效解决这些行业痛点。

合思档案解决方案：多元定制满足多样需求

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）与六大场景解决方案，能满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。

单套制解决方案具有诸多优势。它实现便捷调阅不打印，混序归集免组装，通过线上一套电子数据管理，保证财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。档案数据之间建立起完整勾稽关系，可相互穿透查询。纸质原文件混序归档，随到随归、无需排序及组装，大大提高了效率。同时，会计档案不打印、应收尽收，确保档案数据完整、真实、合规。

档案扩展解决方案允许企业自定义档案类型，进行全流程扩展管理。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。

证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力。它依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。同时，创造性地提供财务视角下的完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。

合思档案核心功能：智能高效打造管理优势

合思档案的会计档案管理系统在多源采集、智能制档、档案管理和应用等方面具有显著优势。
多源采集方面，它支持接口互联和自主采集。基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，可自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。此外，对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式。
智能制档通过规则引擎实现自动组装。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段，如“会计期间”字段，完成多档案类型的业务字段映射，打破业务属性标签，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。
档案管理具备精准的权限管理。它支持自定义创建用户管理角色，支持隔离各核算账套数据权限，支持按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可自定义。同时，档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，支持档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，支持灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供。
档案应用提供多维检索功能，能满足多场景查询需求。它支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，支持按目录、全文检索，按检索条件可快速定位结果，还支持批量检索，服务“导入式”批量检索需求。并且，实现一站式预览，穿透联查。智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯，告别数据割裂问题，呈现多种类型凭证票据穿透联查、一站式预览效果。

合思档案应用案例：实际成效见证卓越价值

众多企业在使用合思档案这款会计档案管理系统后，取得了显著的成效。
有一家年单据量达2.6亿的企业，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案为其提供多系统采集数据，实现业务、财务数据应收尽收；自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据以树状结构呈现；档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯；简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。最终实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务和财务数据可穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构清晰明了；管理自动化，档案管理电子化、信息化，借阅管理、档案室管理规范化；企业成本降低，流程精简，财务人员增效，装订简化，节约了企业显性成本。
一家共享中心统建的集团型企业，存在档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准和会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合、政策落地难等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储，通过OCR识别附件和回单，自动提取发票/回单台账，存储发票/回单原文文件，保护电子凭证原生态；业务完整性检测，系统取代人工方式，灵活搭建检测方案，智能检测会计档案的完整性；单套制落地，混序归档加银行回单分类归档，以单套制推进档案无纸化。管理成效显著，实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3的空间，纸张打印成本减少100万张纸/年。
还有一家多系统数据互联的企业，面临低效的档案管理现状和诸多痛点，如整理环节逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，保管环节财务临时保管1年，1年后移交综合档案室管理，存储环节独立档案室管理，存放纸质档案，管理方式以纸质档案管理为主，每年提供实物稽查，人工逐一翻查；会计档案散落各系统，档案数据未得到有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主，实物翻阅效率低、易损坏、易丢，电子发票、电子银行回单存档不合规范。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案，广泛连接，标准统一，接口开放服务，自定义扩展，配置化的接口方案即开即用，应收尽收；业务检测方案，精细化至元数据层级的关联规则引擎，站在财务视角配置符合“四流合一”的数据检测方案，能快速核查档案关系链条是否完整匹配，数据金额是否准确匹配；跨系统调阅方案，通过业务系统与档案系统的调阅交互，使得业务系统所查询数据根据权限和自动查询条件，可直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。管理成效显著，统一储存，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等，统一储存，统一标准，统一管理；业务证据链完整，会计资料勾稽关系搭建，实现以业务为核心的证据链条，实现业财一体双向穿透，还原业务全貌；数据共享，一站式查阅，以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效；全生命周期管理，原文件独立数字化管理，会计资料的建立、查阅、借阅、销毁全生命周期可控，有效减低财务管控风险。
中国最大的K12民办教育集团之一，存在低效的档案管理现状，如采集环节业务系统多，系统独立数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票打印、查重、验伪耗时费力，浪费纸张；存储环节实物存档占用空间，档案人员专人管理，受环境因素影响或保管不善，导致不同程度的损坏，企业面临风险；整理环节财务账表归档装订复杂，不断重复进行档案录入的操作，耗时长易出错，发票、外部附件、凭证、账簿、报表，手动打印、整理、装订、著录、上架归档，每一册都需精细整理；利用环节实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找，查阅繁琐，多系统翻查原始单据、附件、纸质凭等，档案借还状态更新不及时，无系统留痕，无法多人借阅。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案，按照归档范围、归档标准梳理业务档案归档场景，实现应收尽收，统一数据标准，夯实数据分析基础，灵活运用动态API接口，按阶段延展档案管理范围；智能化制档方案，按照业务管理规范和归档管理规范，搭建全业务版式文件自动生成及归档，按照统一的业务逻辑，搭配可视化关联规则配置，通过业务映射打破财务数据和业务数据的数标签，将业务证据链搭建完成，实现智能化自动组装；电子原文件独立管理，电子原文件独立式管理与凭证组合式管理，完成电子票据的合规存档，为参加电子凭证会计数据标准化试点打下坚实基础。管理成效显著，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效，电子会计档案都是企业数字化建设的必然选择。合思档案作为一款出色的会计档案管理系统，能为企业解决内外交困的档案管理问题，如节约70%的纸张成本，75%的整理成本，提升90%的检索效率，确保100%的管理合规性。

合思档案具有多种优势。它拥有广泛连接的能力，能连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统；实现100%自动归档，凭借强大的规则匹配能力，最大程度地减少人工介入，实现自动组装、归档；是符合国家政策要求的档案系统，能进行电子会计档案合规性管理；具备灵活承接、持续迭代的能力，能满足接收管理数电票的需求，且拥有稳定的迭代能力，及时应对变化。

众多客户选择了合思档案并取得了良好效果，如广东某高校、中交集团、海亮教育科技服务集团等事业单位及院校、央企，好想味、金牌厨柜等行业领军企业，以及海亮教育科技服务集团、DERLOOK等国家试点企业。客户对合思档案也给予了高度评价，如海亮教育表示在完成所有作业、数字化拼图之后，所服务的单位由15家增长到298家，作业人员从16人增长到25人，共享单位数量增加18.9倍，作业人员仅增加9人，凭证自动化率达到91.6%；徐福记表示合思档案上线后全集团无纸化，在线匹配组装，异地线上调阅，管理效率大大提升。

合思在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。如果您的企业也想开启电子会计档案管理的新篇章，不妨免费试用合思档案这款专业的会计档案管理系统，感受它为企业带来的卓越价值。