在当今数字化浪潮中，数电票正以前所未有的速度扩张。据相关规划，2025年将完成数电票全覆盖，这意味着企业财务档案管理正直面新挑战，信息化建设亟待加强。目前，收票政策上电子发票接收合法合规，开票方面全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖。
然而，在纸电混合时代，企业在财务档案管理方面面临诸多痛点。企业高管面临着纸质档案管理成本高、储存占地且档案数据难以分析利用的问题。财务人员则要应对档案数据量大、整理耗费时间且工作枯燥繁复的困境。业务人员也深受报销纸质票据流程繁琐之苦。
同时，企业财务档案管理还存在高显性成本，像纸质凭证输出耗材成本高、档案室和档案柜等存储空间需求大；高隐形成本，例如手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件颗粒度粗糙导致数据不能有效利用；高合规风险，如电子会计凭证文件无有效管理手段、不可抗力导致纸质档案损坏等问题。而且，因数电票管理要求的特殊性，企业需要专业的“电子会计档案管理平台”适应“数字化凭证时代”财务档案管理要求，如数电票须经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件要求写入财务入账信息。
面对这些难题，合思档案推出的智能档案管理系统无疑是企业的救星。
多元方案 满足不同场景需求
合思档案的智能档案管理系统提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案。该系统广泛连接业财系统，能够实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。
单套制解决方案具有诸多优势，它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装，通过线上一套电子数据管理，保证财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。档案数据之间建立了完整勾稽关系，相互可穿透查询，纸质原文件混序归档，效率更高。会计档案不打印、应收尽收，档案数据完整、真实、合规。
档案扩展解决方案可自定义档案类型，进行全流程扩展管理。它通过生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。
证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。同时，它创造性地提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。
强大功能 赋能档案管理全流程
智能档案管理系统的功能十分强大，涵盖多源采集、智能制档、档案管理和档案应用等方面。
多源采集支持接口互联和自主采集。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。同时，也支持手动采集和自主补录，对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式。
智能制档通过规则引擎，实现自动组装会计档案关联规则可视化配置。不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。同时，它支持字段映射，查阅便捷。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段，完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。
档案管理方面，权限管理精准管控。它支持自定义创建用户管理角色，支持隔离各核算账套数据权限，支持按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，支持档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，支持灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供。
档案应用实现多维检索，满足多场景查询需求。它支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，支持按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。还具备一站式预览和穿透联查功能，智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。此外，还有多场景档案应用，如外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务等。
核心亮点 凸显系统独特优势
合思档案的智能档案管理系统具有显著的核心亮点。
它能显著降本增效，更有效地“收紧钱袋子”。该系统彻底告别传统手工归档，档案不打印，可节约纸张成本70%，节约整理成本75%，检索效率提升90%，确保管理合规性100%。
电子会计档案管理是闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路。
它能让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值。通过多维检索和一站式预览等功能，方便用户查询和分析档案数据。
实现资源重组，达成企业效益最大化。前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。通过连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。
价值体现 惠及不同角色用户
合思档案的智能档案管理系统为不同角色的用户带来了诸多好处。
对于CEO/高管而言，它可沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。还能提升财务服务效率，打响数字化转型决胜之战，降本增效，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。
对于归档员/财务来说，该系统可提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率。
对于外部审计，它可实现审计不进档案室，实现档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料。
典型场景 展现系统广泛应用
智能档案管理系统在企业的不同业务环节和档案管理的各个阶段都有典型的使用场景。
在业务流转环节，可上传纸质原始凭证影像，直联全量电子会计资料，包括内外部电子凭证原件、业务元数据文件、入账结构化文件，也可打印少量纸质会计资料。
在档案采集环节，可进行到单确认、扫码装盒、移动上架、归档时段等操作。
在档案制档环节，系统自动整理、匹配、组件，完成档案制档。
在档案管理环节，可进行全量电子会计档案管理，包括电子会计凭证原件、纸质会计凭证影像、电子票据报表原件等，也可进行必要且少量的纸质档案管理，以主动利用电档为主，辅助备查纸质档案，实现档案利用的完整流程。
成功案例 见证系统卓越成效
众多企业通过使用合思档案的智能档案管理系统取得了显著成效。
年单据量2.6亿的企业，通过该系统实现多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收，自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现，档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯，简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄，实现业财一体、管理自动化、流程精简和降本增效。
集团型企业通过合思档案的单套制管理方案，实现安全合规存储，系统取代人工方式进行业务完整性检测，以单套制推进档案无纸化，实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。
多系统数据互联的企业通过单套制管理方案，实现数据集成，业务检测和跨系统调阅，统一储存，业务证据链完整，数据共享，全生命周期管理，预估节省总体成本30W+/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
民办教育集团通过单套制管理方案，实现数据集成，智能化制档和电子原文件独立管理，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。
市场定位 彰显系统差异化优势
合思在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000+企业客户，是福布斯中国科技50强，通过SOC1、SOC2安全认证和信息安全等级保护三级认证。
合思档案的智能档案管理系统拥有计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证，国家四部委官方试点100%成功验收。
合思自主研发工具包，具备更强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，及时应对变化。
该系统的大数据解决方案深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，提高档案管理效率、释放档案数据价值。
合思档案的智能档案管理系统助力企业解决“纸+电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案符合国家政策要求，具备广泛连接、自动归档、灵活迭代等能力，能为企业提供全面的财务数智化服务。
合思在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，电话为400 – 105 – 6505，网站为www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。如果您想体验智能档案管理系统带来的便捷与高效，不妨点击免费试用，开启企业数字化转型之旅。
