合思档案：解锁企业财务档案管理新境界

在当今数字化浪潮席卷的时代，企业面临着日益复杂的财务档案管理挑战。2025 年数电票全覆盖的目标，如同一场风暴，让企业财务档案管理直面新的挑战，信息化建设的短板亟待补齐。数电票需经过验签、解析，并以 XML 格式存档，XBRL 文件还要求写入财务入账信息，这使得企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

与此同时，在纸电混合时代，企业的不同角色也面临着各自的难题。企业高管们为纸质档案管理成本高、占地大，且档案数据缺乏汇总整理、难以分析利用而苦恼；财务人员则在海量的档案数据中挣扎，整理工作不仅耗费大量时间，还需手动逐一匹配、核对确认，枯燥繁琐的工作消磨着他们的热情；业务人员在出差、招待后的报销流程中，也被纸质票据留存再上交的繁琐流程所困扰。此外，高显性成本如纸质凭证输出耗材和存储空间需求，高隐形成本如手工装册归档的重复性工作和低效的查询调阅，以及高合规风险如电子会计凭证管理不善和纸质档案损坏等问题，都在不断吞噬着企业的资源和效益。

面对这些痛点，合思档案应运而生，成为企业解决财务档案管理难题的理想企业合规解决方案。

合思档案：多元方案铸就管理新篇

合思档案为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）与六大场景解决方案相结合的模式，能够满足不同企业在各种场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，确保应收尽收。

单套制解决方案为企业带来了便捷高效的档案管理体验。它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装，通过线上一套电子数据进行管理，保证了财务档案证据链的完整，全面反映企业经营业务。档案数据之间建立了完整的勾稽关系，相互可穿透查询，纸质原文件混序归档，随到随归、无需排序及组装，大大提高了工作效率。同时，会计档案不打印，确保了档案数据的完整、真实、合规。

六大场景解决方案则针对不同的档案管理场景提供了专业的解决办法。包括档案扩展解决方案、证据链完整性解决方案、共享调阅解决方案、数电票解决方案、实物备查解决方案、大数据解决方案，为企业的档案管理提供了全方位的支持。

核心功能：科技赋能档案管理优势

合思档案凭借其强大的核心功能，在采集、制档、管理、应用等方面展现出卓越的优势。

多源采集功能实现了多渠道、多系统、多类型的会计资料采集管理。它通过接口互联，支持自主采集，基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式 Open API 实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，同时还支持自定义数据采集方案。此外，对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，它支持多种便捷手动数据补录方式，真正做到了全面覆盖。

智能制档功能让档案管理变得更加高效智能。通过规则引擎自动组装，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少了 90%的人工匹配工作量。同时，它还提供关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。字段映射功能让查阅更加便捷，已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段，如“会计期间”字段，完成多档案类型的业务字段映射，打破业务属性标签，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。

档案管理功能实现了多场景适配和权限管理的精准管控。它支持自定义创建用户管理角色，支持隔离各核算账套数据权限，支持按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，支持档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，支持灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供。系统规范预置档号，根据国家发布的档案行业标准中《DA/T 13 – 2022 档号编制规则》，系统规范预置档号、档案册号编制规则，同时支持根据企业制度自主排列、扩展等。

档案应用功能实现了电子与实物档案的高度融合，多维检索满足了多场景查询需求。它支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，支持按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索，服务“导入式”批量检索需求。一站式预览，穿透联查功能智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯，告别数据割裂问题，呈现多种类型凭证票据穿透联查、一站式预览效果。此外，它还支持外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务、档案移交、鉴定、销毁与线下实物管理等功能。

应用收益：降本增效合规发展共赢

使用合思档案能为企业带来显著的收益，是企业合规解决方案的典范。

显著的降本增效是合思档案带来的直接效益。它让企业彻底告别传统手工归档，档案不打印，节约纸张成本 70%，节约整理成本 75%，检索效率提升 90%，帮助企业更有效地“收紧钱袋子”。

电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路，让企业的财务管理更加顺畅。

合思档案让数据“活起来”，从数据到决策，真正实现了档案数据的利用，实现了数据价值，实现了企业效益最大化。前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效得到显著提升。

同时，合思档案符合国家政策要求，实现了电子会计档案合规性管理，满足了国家政策对于电子会计档案全生命周期管理闭环的要求，如建立电子会计档案与其他纸质会计档案的检索关系，具备有效的查验机制、防篡改等控制。

典型场景：广泛适用彰显卓越价值

合思档案在不同的典型场景下都展现出了强大的适用性和优势。

在数电票场景下，合思档案提供了数电票多渠道获取、验签、解析、自动填报、入账、封装、归档端到端全流程自动化解决方案。它支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的 9 类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL 封装、归档等操作，实现了数电票全流程闭环管理。

纸电混合管理场景下，实物备查解决方案智能区分纸电标识，实现线上、线下高度关联，对实物档案进行全流程管理定位。通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现了实物档案的创新管理和便捷利用。

集团型企业档案管理场景下，共享中心统建档案管理系统实现档案共享，统一原始凭证附件要求，使会计档案管理制度标准化、制度化。它力保电子会计档案合规，实现财务档案的安全存储，满足国家 6 号文及试点单位要求，保护电子会计凭证的原生性，同时满足企业审计对于电子原件的要求，响应“双碳”指标，实现财务档案管理无纸化，档案应用数字化。

多系统数据互联场景下，数据集成方案广泛连接，标准统一，接口开放服务，自定义扩展，配置化的接口方案即开即用，应收尽收。业务检测方案精细化至元数据层级的关联规则引擎，站在财务视角配置符合“四流合一”的数据检测方案，能快速核查档案关系链条是否完整匹配，数据金额是否准确匹配。跨系统调阅方案通过业务系统与档案系统的调阅交互，使得业务系统所查询数据根据权限和自动查询条件，可直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。

客户见证：成功案例诠释卓越成效

众多客户的成功案例证明了合思档案作为企业合规解决方案的有效性。

某企业年单据量 2.6 亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案为其提供了多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收，自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现，档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯，简化装订流程，1 分钟快速定位数据，减少打印与邮寄等解决方案。管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，清晰明了，管理自动化，档案管理电子化、信息化，借阅管理、档案室管理规范化，企业成本降低，流程精简，财务人员增效，装订简化，节约了企业显性成本。

世界上最大的重型装备制造商之一存在档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准/会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理，财务信息难整合，政策落地难等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储，OCR 识别附件和回单，自动提取发票/回单台账，存储发票/回单原文文件，保护电子凭证原生态；业务完整性检测，系统取代人工方式，灵活搭建检测方案，智能检测会计档案的完整性；单套制落地，混序归档 + 银行回单分类归档，以单套制推进档案无纸化。管理成效实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，整理匹配效率提升 80%，存储空间成本减少 300 册/年，释放 1/3，纸张打印成本减少 100 万张纸/年。

中国最大的 K12 民办教育集团之一存在低效的档案管理现状，如采集环节业务系统多，系统独立数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票打印/查重/验伪耗时费力，浪费纸张；存储环节实物存档占用空间，档案人员专人管理，受环境因素影响或保管不善，导致不同程度的损坏，企业面临风险；整理环节财务账表归档装订复杂，不断重复进行档案录入的操作，耗时长易出错；利用环节实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找，查阅繁琐，多系统翻查原始单据、附件、纸质凭等，档案借还状态更新不及时，无系统留痕，无法多人借阅。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案，按照归档范围、归档标准梳理业务档案归档场景，实现应收尽收，统一数据标准，夯实数据分析基础，灵活运用动态 API 接口，按阶段延展档案管理范围；智能化制档方案，按照业务管理规范和归档管理规范，搭建全业务版式文件自动生成及归档，按照统一的业务逻辑，搭配可视化关联规则配置，通过业务映射打破财务数据和业务数据的数标签，将业务证据链搭建完成，实现智能化自动组装；电子原文件独立管理，电子原文件独立式管理与凭证组合式管理，完成电子票据的合规存档，为参加电子凭证会计数据标准化试点打下坚实基础。管理成效显著，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案作为一款优秀的企业合规解决方案，能助力企业实现财务档案管理的数字化转型，解决企业在档案管理方面的诸多痛点。它拥有众多成功案例，已经帮助众多企业提升了档案管理效率，降低了成本，实现了合规管理。

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