在当今数字化飞速发展的时代，企业的财务管理正面临着前所未有的挑战与机遇。电子档案建设作为企业数字化转型的重要一环，对于提升财务管理效率、降低成本、确保合规性具有至关重要的意义。以金牌橱柜家居科技股份有限公司为例，我们来看看合思是如何助力企业解决财务档案管理难题，实现降本增效的。
金牌橱柜家居科技股份有限公司成立于1999年，多年来深耕国内高端整体厨柜及定制家居领域，是专业的服务商。公司拥有国家认定厨房工业设计中心，更是国家认定的“智能制造示范企业”。而合思创立于2014年，作为一家为企业单位提供财务数据化产品和服务的科技公司，凭借其敏捷的财务收支管理平台，帮助众多企业挖掘出更多净利润。此次在电子档案建设方面，合思与金牌橱柜的合作也堪称典范。
业务困局：传统档案管理的重重难题
传统的财务档案管理模式在金牌橱柜已经难以适应企业的快速发展。会计档案如同散落的珍珠，分散在各个系统之中，数据难以有效利用。财务人员需要逐一打印凭证、手工匹配单据、精心组装资料，然后进行装订、上架等一系列繁琐操作。
公司的财务档案在会计临时保管1年后，会移交至综合档案管理部门，由独立的档案室来存放纸质档案。每年进行实物稽查时，工作人员只能人工逐一翻查，效率极为低下。
从数据上看，金牌橱柜年记账凭证量高达2198061张，年业务单据量有494949张，年银行回单量为177744张，年发票量也达到了123247张。光是装订匹配这些档案，预估每年就要耗费66天时间；查找档案更是耗时巨大，预估达到30天/年。同时，打印成本每年约180000元，存储空间成本90000元，还有打印成本100000元/年。在电子档案建设迫在眉睫的当下，这些传统管理方式带来的高成本和低效率问题亟待解决。
破局之策：合思定制化解决方案
面对金牌橱柜在财务档案管理上的困境，合思提出了一套全面且具有针对性的解决方案，为电子档案建设注入了新的活力。
– 统一存储
打破数据壁垒：合思帮助金牌橱柜打破数据孤岛，将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合。统一的存储方式，统一的标准和管理，让原本分散的数据有了一个集中的“家”，为电子档案建设奠定了坚实的基础。
– 业务证据链完整
实现业财一体：通过搭建会计资料之间的关系，合思为金牌橱柜实现了以业务为核心的证据链条。这种业财一体的双向穿透，使得财务数据与业务数据紧密相连，让企业在电子档案建设中能够更好地把握业务全貌。
– 数据共享
一站式便捷查阅：合思以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树。员工可以通过一站式查阅，轻松获取所需的档案信息，大大提高了工作效率，这也是电子档案建设带来的显著优势之一。
– 银行回单无纸化
降本增效利器：海量的银行回单一直是档案管理的难题，合思实现了银行回单的自动采集、切割、组装，全面推行无纸化管理。这不仅减少了纸张的使用，降低了成本，还提高了档案管理的效率，有力推动了电子档案建设。
落地实施：精细步骤确保成效
合思的解决方案在金牌橱柜的电子档案建设中得以顺利实施，具体步骤如下：
– 数据采集与处理
利用合思档案的开放式接口互联，金牌橱柜能够自主采集档案数据。对于大文件，系统会自动进行切割，数电票也能实现自动化解析。这一步骤为后续的电子档案建设提供了准确、完整的数据基础。
– 智能关联与组装
系统进行智能关联，自动组装凭证数据。通过严格的四性检测和业务检测，确保数据的准确性和合规性。同时，还可以自定义版式文件，满足企业个性化的电子档案建设需求。
– 权限管控与管理
合思为金牌橱柜提供了精准的权限管控，灵活扩展档案目录，并进行水印管理。档号严格符合国标要求，保证了电子档案建设的规范性和安全性。
– 多维检索与利用
实现多维检索功能，员工可以一站式预览档案，支持在线借阅、异构系统联查等操作。实物混序归档和可视化盘点档案数据，让电子档案建设更加高效、便捷。
显著成效：降本增效合规提升
通过合思的解决方案和电子档案建设的推进，金牌橱柜取得了显著的成果与效益。
– 时间成本大幅降低
档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%。这意味着财务人员有更多的时间和精力投入到更有价值的工作中，企业的运营效率得到了极大提升。
– 经济成本显著节省
预估每年节省总体成本30万+。这对于企业来说，无疑是一笔可观的经济效益，体现了电子档案建设在成本控制方面的巨大优势。
– 档案合规性全面达标
档案合规性达到了100%。这为企业的稳健发展提供了有力保障，也体现了电子档案建设在合规管理方面的重要作用。
用户心声：满意反馈见证实力
虽然参考资料未明确提及金牌橱柜的评价，但从显著的成果来看，其必然对合思提供的解决方案十分满意。合思通过电子档案建设，帮助金牌橱柜实现了显著的降本增效和档案管理合规化，得到了企业的高度认可。
行动号召：携手合思开启新征程
合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，其推出的合思档案能全面打通电子凭证会计处理全流程各环节。截至目前，已有7000+付费企业、300万+未来财务人选择合思，成功实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更有效的价值。
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