在当今竞争激烈的商业环境中，企业的财务数字化转型显得尤为重要。以北京动力源科技股份有限公司为例，这家成立于1995年的企业，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，是多家国际知名企业的设备主流供应商，产品广泛应用于国家重点建设项目，还在2022年3月入选北京市专精特新“小巨人”企业。动力源在财务数字化转型的道路上的探索，充分展现了合思在助力企业财务数字化转型方面的卓越能力和巨大价值，尤其是在优化公司差旅开支方面。
动力源业务困局：差旅开支难题待解
动力源早在2011年就开启了财务数字化转型和业财融合之路，先后自建了费控系统、采购管理系统等多个系统。然而，现实情况却并不理想。整体流程依旧复杂，系统之间的壁垒较高，与预期的转型效果存在较大差距。
多系统操作体验差是一个突出问题。员工在申请报销时，需要在各个系统之间频繁切换提交申请单，这不仅浪费时间，还容易出错。而财务人员在处理报销数据时，需要手工录入，发票的验真、查重也只能通过手工方式进行。这样一来，假票、错票、重票的情况难以避免，大量的基础性工作占据了财务人员的大量时间。
系统割裂、数据分散、信息滞后也是困扰动力源的难题。同一个报销信息在多个系统中分散管理，无法及时联动，导致财务制度难以落地。数据报表依赖手工统计，管理者无法实时掌握数据信息，这对于企业的决策和管理造成了很大的阻碍。
动力源业务覆盖面广，报销模式复杂。业务人员需要高频深入全国各乡镇开展项目，报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作繁琐。不同类型费用的支付方式也各不相同，这进一步增加了差旅开支管理的难度。
合思解决方案：精准击破差旅管理痛点
面对动力源的这些问题，合思为其量身定制了一套全面的解决方案，有效优化公司差旅开支。
在系统集成方面，合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行同步。同时，将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步，实现了订单支出成本的实时归集和统计。这样一来，各个系统之间的数据实现了互通，为后续的管理和决策提供了有力支持。
无需报销模式是合思解决方案的一大亮点。业务人员因公消费时无需垫资、无需开票，消费过程受到申请单和差标管控，确保消费即合规。财务人员可以统一对账，系统会自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，还能一键归档。这一系列的自动化操作，大大提高了报销效率，优化了公司差旅开支的管理。
合思系统连接能力强，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统，打破了数据流转壁垒。待审批信息能够自动同步到各部门负责人，业务数据可以跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率，为企业的差旅开支管理提供了更加便捷、高效的方式。
方案实施步骤：稳步推进差旅管理变革
合思团队与动力源紧密合作，为解决方案的顺利实施付出了巨大努力。
首先，合思团队对动力源的现有系统和业务流程进行了全面梳理和分析。通过深入了解动力源的业务特点和需求，确定了系统集成和无需报销等核心解决方案，为优化公司差旅开支奠定了基础。
按照方案要求，合思团队逐步完成了HR系统、BPM系统与合思费控的对接工作。在对接过程中，严格确保数据的准确同步和实时更新，为系统的稳定运行提供了保障。
为了让动力源的员工能够更好地使用合思费控系统，合思团队对员工进行了系统培训。培训内容包括系统的操作流程和功能介绍，帮助员工熟悉系统，提高使用效率和体验，从而更好地管理公司的差旅开支。
实施成果效益：差旅开支管理显著提升
动力源实施合思的解决方案后，取得了显著的成果和效益，有效优化了公司差旅开支。
多系统集成实现了数据互通，操作体验得到全面革新。员工报销周期从原来的较长时间缩短了3周，效率提升了300%。这不仅减轻了员工的负担，也提高了员工的满意度。
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。财务人员无需再将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程上，降低了基础工作压力，能够将更多的精力投入到更有价值的财务管理工作中。
通过合思的解决方案，动力源实现了事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控。管理者能够随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息。通过综合分析报表，管理者可以及时发现问题，对业务运行做出高效、及时、准确的决策，彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式，有效优化了公司差旅开支。
动力源评价反馈：认可合思持续合作
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示，面对动力源复杂的需求，合思总能第一时间解决。他认为合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。这充分体现了动力源对合思解决方案的高度认可，也表明合思在优化公司差旅开支方面的能力得到了客户的肯定。
在当前经济环境下，企业面临着诸多挑战，财务数字化转型是企业提升竞争力的重要途径。合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的解决方案，已经帮助众多像动力源这样的企业实现了降本增效、合规经营和低碳运营。如果您的企业也面临着财务数字化转型的挑战，尤其是在优化公司差旅开支方面存在难题，不妨选择合思，开启免费试用，让有限更有效。
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