在数字化浪潮席卷全球的当下，国家积极推动电子凭证数字化转型，为企业的财务数字化变革带来了新的机遇与挑战。2021 年 12 月 1 日，国家税务总局启动全面数字化的电子发票试点工作，截至 2023 年 12 月 1 日，数电票已全面覆盖全国 36 省区市（含计划单列市）。2023 年 5 月，财政部发布电子凭证会计数据标准（试行版），标志着会计管理模式迈入全面变革的新时代，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
习近平总书记在党的二十大报告中强调，要加快建设数字中国，加快发展数字经济，推动经济社会发展绿色化、低碳化。电子凭证数字化转型正是落实这一决策部署的关键举措。电子凭证无纸化不仅能优化业务流程，改变传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能有效降低单位运行成本和社会资源消耗，实现经济效益和环境效益的双赢。然而，随着试点工作的深入推进，电子凭证全面数字化应用仍面临凭证类型多、格式杂、协同难、易丢失等诸多数字鸿沟，严重阻碍了单位会计数字化转型的进程。在这一趋势下，合思凭借其专业的解决方案和强大的技术实力，在企业财务数字化转型中发挥着至关重要的作用，尤其是在数字档案管理方面，为企业提供了有力的支持。
政策东风劲吹，数字档案管理市场崛起
近年来，政策的有力推动成为电子凭证数字化转型以及数字档案管理发展的强大引擎。2022 年以来，财政部会同税务总局等相关主管部门积极开展电子凭证会计数据标准试点工作，并于 2023 年 4 月和 2024 年 1 月陆续下发通知，进一步扩大试点范围，要求试点单位在 2024 年 6 月前实现试点电子凭证的常态化处理和运行。
随着电子凭证会计数据标准试点的推进，数电票的开具量呈现出大幅增长的态势，远超传统格式的增值税电子发票开具量。截至 2023 年底，数电票在发票开具总量上的占比已超过 80%。这一数据充分显示了电子凭证数字化转型的强劲势头，也凸显了数字档案管理在企业财务工作中的重要性日益提升。
市场调研显示，大部分企业已经敏锐地意识到加快财务数字化转型的必要性。其中，有 52.28%的企业对财务数字化持“比较接受”和“积极响应”的态度，并且已经在规划数字化改造；43.39%的单位表示愿意增加投资，以实现电子会计凭证管理，解决电子凭证报销入账归档问题。电子凭证数字化转型能够实现开具、接收、报销、入账和归档的全链无纸化，有利于降低企业运行成本和社会资源消耗，贯彻落实新发展理念，促进数字化、绿色化协同发展，实现经济效益和环境效益的共赢，而数字档案管理则是这一转型过程中的关键环节。
转型迷雾重重，数字档案管理痛点凸显
在电子凭证数字化转型的道路上，企业面临着诸多痛点和挑战，数字档案管理也受到了极大的影响。电子凭证在实际应用中面临逆数字化、伪数字化和非数字化的误区。例如，一些企业将电子凭证打印成纸质文件入账，或者转换成图片文件入账，甚至需要手工查验其合法真实性。这些做法不仅导致会计核算出现数据错误和安全漏洞，还使数据安全存在极大的风险隐患，严重影响了数字档案管理的质量和效率。
企业员工、高管及财务工作人员对电子凭证相关政策的认知不足，也是阻碍数字化转型和数字档案管理的重要因素。部分企业尚未充分意识到转型的紧迫性，仍有 34.2%的受访者在使用不符合要求的 JPG 格式的发票。这种对政策和规范的忽视，使得数字档案管理缺乏必要的合规性基础。
当前正处于纸质凭证向电子凭证转型的过渡时期，纸电凭证混合存在。大部分企业在会计凭证存储上仍停留在传统纸质档案阶段，合规风险难以有效控制。而且，有 30.53%的受访者选择不查验电子凭证，这无疑带来了较大的审计风险和税务风险，给数字档案管理带来了极大的不确定性。
电子凭证数字化转型的多样性和复杂性也给数字档案管理带来了巨大的挑战。67.35%的受访者认为“缺少统一的综合服务平台实现所有电子凭证的收集和分发”，65.99%的受访者认为“涉及多个政府部门难以协同，即使电子归档”。这些问题导致数字档案管理的流程不够顺畅，效率低下，影响了企业财务数字化转型的整体进程。
合思妙策破局，数字档案管理系统护航
面对企业在电子凭证数字化转型和数字档案管理中遇到的诸多问题，合思提出了综合性、系统性的解决方案。合思提供无需报销的“消费 – 入账 – 归档”全流程解决方案，通过构建开放的业财连接生态和全场景聚合消费生态，实现“线上消费交易 + 线下易商户支付”的全场景覆盖。这一解决方案推动企业优化经济业务流程，助力电子凭证数字化转型的全流程闭环，为数字档案管理提供了坚实的基础。
合思财务收支管理平台基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。该平台能够帮助企业挖出更多净利润，同时也为数字档案管理提供了全面的支持，确保电子凭证的准确入账和有效归档。
合思秉承以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。这种广泛的服务网络能够为客户提供及时、高效的服务，确保在数字档案管理过程中遇到的问题能够得到迅速解决。
此外，合思积极参与行业研究，与中国财政科学研究院、北京大学信息技术高等研究院、未来财务人研究院联合发布《电子凭证数智化无需报销绿皮书》。该绿皮书全面洞察电子凭证数字化转型现状及趋势，引领会计数字化转型的绿色新方向，也为数字档案管理提供了重要的理论支持和实践指导。
核心模块发力，数字档案管理高效便捷
合思的解决方案包含多个核心模块，这些模块在数字档案管理中发挥着重要作用。合思费控模块支持员工在线提交差旅申请，系统自动生成电子票据和报销单据，实现便捷申请。同时，该模块支持商旅线上订购，提供机票、酒店等预订服务，还可通过易商卡进行线下消费，实现无纸化报销。此外，费控模块具备发票采集功能，能够自动识别并录入各类发票信息，减少人工输入错误，为数字档案管理提供准确的数据来源。
合思电子会计档案管理模块是数字档案管理的核心模块之一。该模块能够实现档案的自动归档，具备智能组单、四性检测等功能，支持电子档案和实物档案的管理，提供档案借阅、移交、鉴定、销毁等全生命周期服务。同时，该模块还具备强大的规则引擎自定义搭建功能，亿级数据秒级调阅，穿透联查无缝衔接，让财务档案更加“轻量”，大大提高了数字档案管理的效率和质量。
合思的审核对账模块对接银行账户，实时同步资金流水，确保每一笔支出都有据可查。统一开票模块集中处理所有销售和服务收入的开票工作，避免重复劳动。自动提报模块定期或按需批量提交已完成的报销事项给上级审批。资金结算模块快速完成付款操作，支持多种支付方式，提升用户体验。这些模块相互协作，共同保障了数字档案管理的准确性和及时性。
合思的商旅分析模块提供详细的费用报告和分析报表，帮助企业了解成本结构和优化策略。自动记账模块根据预设规则自动将费用分录到相应的会计科目下，减轻财务人员的工作量。总额受控模块设定预算上限，防止超支情况发生。这些模块从不同角度为数字档案管理提供了支持，使企业能够更好地掌握财务状况，实现有效的成本控制。
优势铸就实力，数字档案管理引领潮流
合思作为专精特新企业，成立以来已累计融资超 15 亿元人民币。这使得合思具备强大的技术研发实力和资金支持，能够不断投入研发力量，开发出具有自主知识产权的核心技术和专利成果。在数字档案管理方面，这些技术和成果为系统的稳定性、安全性和高效性提供了有力保障。
合思拥有专业的客户成功团队，为客户提供全方位的服务保障。包括免费试用、定制化服务、持续更新升级、丰富的培训资源、全天候的客户服务热线等。该团队能够及时响应客户需求，帮助客户解决在数字档案管理过程中遇到的各种问题，确保客户能够顺利使用合思的解决方案。
合思在行业内拥有良好的口碑和市场反响，已经赢得了众多客户的信赖和好评，成为业内的佼佼者之一。合思拥有丰富的行业经验和成功案例，能够为不同行业、不同规模的企业提供针对性的解决方案。在数字档案管理方面，这些成功案例为其他企业提供了宝贵的借鉴和参考，帮助企业更好地实现数字化转型。
合思具有强大的集成能力，能够与其他 ERP 系统、CRM 系统以及第三方服务平台无缝对接，实现数据的共享和协同工作。这有助于企业打破信息孤岛，提升管理效率，同时也为数字档案管理提供了更广阔的应用场景和更丰富的数据来源。
成功案例见证，数字档案管理成效显著
众多企业通过应用合思的解决方案，在数字档案管理方面取得了显著的成效。某国民经典零食品牌，通过合思无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案，年度节约 200 万 + 差旅费用，财务入账效率提升 60%。该品牌实现了业财有机连接，电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。通过打通 12 个系统完成数据采集、自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链，大大提高了数字档案管理的水平。
某企业应用合思解决方案后，“无需报销”提高了业财协同效率，员工因公消费无需垫资、无需报销，报销周期缩短至 3 周，报销效率提高 300%。财务人员人工成本节约 50%，真正实现了企业降本增效，降低了差旅费用和人力成本损耗。同时，该方案助力管理层科学决策、高效管控成本，通过报表分析优化资源配置，为数字档案管理提供了有力的决策支持。
某知名头部数字阅读品牌，引入合思无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案后，在增效方面，实时掌握付款进度，提升档案整理效率，形成财务数字档案室，提升借阅和查找效率。在降本方面，减少差旅超标和预算超额情况，降低人力、纸张和空间成本。在合规方面，保障企业费用合规，有效管理员工借款与核销，规避档案管理风险。在先进方面，覆盖因公消费全场景，实现全面数字化转型，为数字档案管理树立了新的标杆。
某世界 500 强旗下教育服务品牌，采用合思全生命周期的电子化会计档案管理方案，年均 60 万 + 会计凭证和 36 万 + 银行回单的会计档案实现线上单套制管理。通过财政部电子凭证试点，成为地方财政局标杆试点企业代表，财务数据自动化率达 91%以上，预计到 2024 年将超 97%，大幅节约物理存储空间和维护成本，为数字档案管理提供了成功的实践范例。
服务体系完善，数字档案管理全程无忧
合思拥有完善的服务体系，为企业的数字档案管理提供全程无忧的保障。在售前服务方面，合思为新客户提供为期一个月的无忧体验版，无需任何费用即可开始使用，让客户能够亲身体验产品的功能和优势。同时，合思提供详细的产品介绍和解决方案，根据企业的特定需求和行业特点量身打造个性化的方案，确保数字档案管理方案能够满足企业的实际需求。
在售中服务方面，合思的专业顾问和技术支持团队会全程跟进项目实施，提供系统安装、配置、培训等服务，确保客户能够顺利使用系统。团队还会与客户保持密切沟通，及时解决客户在使用过程中遇到的问题，保障数字档案管理系统的稳定运行。
在售后服务方面，合思提供持续更新升级服务，保持与市场趋势和技术发展的同步，不断迭代产品功能和性能。同时，合思提供全天候的客户服务热线，无论何时何地遇到问题都能得到及时有效的帮助解答。此外，合思还提供丰富的培训资源，如视频教程、在线研讨会等，帮助客户提升使用技能和管理水平，进一步优化数字档案管理效果。
合思创建了一个活跃的企业级 SaaS 社区平台，鼓励用户之间交流和分享经验心得，促进客户之间的相互学习和合作。通过这个平台，合思能够及时收集客户反馈，不断优化产品和服务，为数字档案管理提供持续的改进和创新。
在国家大力推动数字中国建设和电子凭证数字化转型的背景下，合思在电子凭证数字化转型和数字档案管理领域发挥着重要的作用和价值。合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，通过敏捷的财务收支管理平台和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，能够帮助企业解决电子凭证数字化转型过程中的痛点和挑战，实现降本增效、合规经营和低碳运营，同时提升数字档案管理的水平。
企业应积极拥抱数字化变革，选择合思这样专业、可靠的合作伙伴，提前布局相关系统规划或升级，适应电子凭证数字化转型趋势，满足未来合规要求。合思拥有强大的技术实力、丰富的行业经验、优质的服务体系和众多成功案例，能够为企业提供全方位、一站式的财务数智化解决方案，助力企业在数字化浪潮中脱颖而出，实现可持续发展。而且，合思秉承绿色环保的理念，致力于降低运营过程中的碳足迹排放量，将环境保护和社会责任融入公司的发展规划之中，与企业共同推动数字化、绿色化、低碳化协同发展，实现经济效益和环境效益双赢。
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