员工报销体验优化：合思档案助力企业财务档案管理数字化转型

在企业的日常运营中，财务档案管理犹如一座暗藏挑战的迷宫。2025 年数电票全覆盖的大趋势，让企业财务档案管理直面新的挑战，信息化建设的短板亟待补齐。在纸电混合时代，企业的不同角色都面临着各自的难题。企业高管为纸质档案管理成本高、占地大，且档案数据难以分析利用而头疼；财务人员则被海量的档案数据折磨，手动整理、匹配和核对的工作枯燥又繁琐；业务人员出差、招待后的报销流程繁琐，耗费大量时间。此外，纸质凭证输出的高耗材成本和对存储空间的巨大需求，造成了企业资源的浪费。而手工装册归档的重复性工作、粗糙的查询调阅条件以及数据的无效利用，导致内部协作滞后，这些隐形成本也不容小觑。在这样的背景下，员工报销体验优化成为了企业亟待解决的问题。

合思档案：财务数智化的领航者

合思创立于 2014 年，是一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。多年来，凭借敏捷的财务收支管理平台，合思帮助企业挖掘出更多的净利润。合思档案作为其旗下领先的单套制电子会计档案管理平台，致力于为企业提供便捷、高效、合规的电子会计档案管理解决方案。基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位的财务数智化服务。合思还是专精特新企业，成立以来累计融资超 15 亿元人民币。秉持以客户为中心的服务理念，合思在全国 22 个城市设有直营服务网络，并通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。选择合思档案，能有效实现员工报销体验优化。

使命愿景：共铸财务新未来

企业的数智化转型不仅仅是工具和组织的变革，更是思维方式的革新。合思档案不仅仅是一款电子档案管理产品，它是管理与服务的深度融合，旨在与企业携手碰撞出协作的价值。其使命是助力企业实现业财融合，解放员工的双手，释放人的创造力，让有限的资源发挥出更大的效用，实现降本增效、合规经营和低碳运营。通过沉淀数据资产，保障合规管理，合思档案能够提升企业财务档案的利用效率，挖掘财务档案数据的价值，助力企业决策数智化，提升财务服务效率，在数字化转型的浪潮中打响决胜之战。同时，合思档案为企业提供不同阶段的电子会计档案管理方案，实现档案合规不打印，为双碳目标的落地贡献力量，进而促进员工报销体验优化。

功能模块：打造全面管理体系

合思档案拥有丰富多样的功能模块，包括发票（大数据解决方案）、单据（档案扩展解决方案）、凭证（费控系统）、账簿（税务系统）、报表（QA 系统）、电子档案（资金系统）、纸质档案（影像系统）、自定义档案（业务系统）、实物备查解决方案（更多系统）、数电票解决方案（共享调阅解决方案）。它提供领先的单套制解决方案（标准方案） + 六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。通过广泛连接业财系统，合思档案实现了发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，做到应收尽收。此外，该产品具备电子会计档案全生命周期管理功能，涵盖智能采集（外部生态和内部多种方式）、预归档服务（多种归档方案）、基础管理（档号管理、档案储存等）、档案服务（身份调查、实物管理方案等）、统计分析和应用层（辅助审计等多种应用）。其多源采集功能基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式 Open API 实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案，以及手动采集和自主补录，极大地优化了员工报销体验。

功能亮点：创新驱动高效管理

合思档案的功能亮点十分突出。它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。用户可以打破物理空间的限制，在线自由调阅档案。同时，预置规则引擎能够自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，在确保档案完整性的同时，让用户可以自由穿透档案链。“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案是合思档案的一大创新。该方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间的业务关系，展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测。同时，基于企业不同的业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，保障业务数据的完整性。此外，合思档案支持自定义档案类型，实现全流程扩展管理。生成式 OpenAPI 和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。其大数据解决方案更是强大，支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高了档案管理效率，释放了档案数据价值，进一步优化了员工报销体验。

产品优势：凸显核心竞争力

合思档案具有显著的降本增效优势。它让企业彻底告别传统的手工归档方式，档案无需打印，节约了纸张成本和整理成本，同时提升了检索效率，实现了管理的合规性。电子会计档案管理是闭环全量业财系统的“连接器”，合思档案补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路。它让数据“活起来”，从数据到决策，真正实现了档案数据的有效利用，实现了数据价值的最大化，资源重组，提升了企业的管理能效。企业需要的电子档案管理系统应具备广泛连接的能力、100%自动归档能力、符合国家政策要求、灵活承接和持续迭代的能力，而合思档案恰恰满足了这些需求，为员工报销体验优化提供了有力保障。

目标用户与应用场景：精准定位需求

合思档案的目标用户广泛，包括 CEO/高管、归档员/财务、外部审计等。对于 CEO/高管来说，可以沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值；归档员/财务人员使用合思档案能够提高工作效率，告别重复低价值的工作；外部审计人员则可以实现档案外审在线化、可溯源。其应用场景涵盖了企业的各类财务档案管理环节，如业务流转、财务入账、档案采集、档案制档、档案管理、档案利用等。不同行业和规模的企业，如事业单位及院校、央企、行业领军企业、国家试点企业等，都能从合思档案中受益。在数电票相关场景中，合思档案提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案，支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的 9 类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL 封装、归档等操作。对于实物档案管理场景，合思档案通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，有效提升了员工报销体验。

成功案例：见证卓越成效

众多企业已经通过使用合思档案实现了显著的提升。海亮教育此前老板要求实现财务办公室无纸化，在使用合思档案后，所服务的单位由 15 家增长到 298 家，作业人员从 16 人增长到 25 人，共享单位数量增加 18.9 倍，作业人员仅增加 9 人，凭证自动化率达到 91.6%。徐福记作为多地连锁门店、70 + 分公司、年数据量 2.6 亿的企业，合思档案上线后实现了全集团无纸化，在线匹配组装，异地线上调阅，管理效率大大提升。中交水规院单套制有效支撑了无纸化政策的落地，切实减少了打印存储的成本，系统上线后档案整理耗时、存储空间和耗材的成本均有显著减少。在审计工作检查中，公司审计人员通过电子会计档案系统，批量导出电子发票结构化数据，支持其进行审计分析工作，审计人员对电子会计档案系统所带来的便利性和安全性给予了肯定。金牌橱柜积极响应国家政策，与合思档案通力合作。以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现记录资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效。这些成功案例充分证明了合思档案在员工报销体验优化方面的卓越成效。

在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已经成为企业数字化建设的必然选择。合思档案凭借其领先的技术、创新的功能、显著的效益和良好的口碑，能够满足企业不同场景下的档案管理需求，为企业提供全方位的财务数智化服务。选择合思档案，企业将告别传统低效的档案管理方式，实现降本增效、合规经营和低碳运营，释放数据价值，提升企业竞争力。如果您想进一步了解合思档案，优化员工报销体验，欢迎拨打 400 – 105 – 6505 或访问 www.hosecloud.com，还可以免费试用，开启财务档案管理的新时代。