在当今企业数智化转型的浪潮中，电子会计档案管理的重要性日益凸显。随着数字化的推进，企业在归档和储存环节依然面临着纸质文件储存的难题，电子会计档案已然成为企业数字化建设的必然选择。特别是到2025年数电票将实现全覆盖，企业财务档案管理面临新的挑战，信息化建设亟需加强，此时专业的“电票管理系统”——合思档案应运而生。北京合思信息技术有限公司作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，其合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，能为企业提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务，有力地推动企业实现业财融合。
政策驱动与数电票冲击下的市场风云
近年来，一系列政策的出台大力推动了电子会计档案管理的发展。2016年1月1日，财政部、国家档案局令第79号明确肯定了电子会计档案的法律效力，规定满足相关条件的可以仅以电子形式归档；2020年3月23日，国家档案局、财政部财会[2020]6号进一步肯定了电子凭证的法律效力，满足条件的可仅以电子会计凭证报销入账归档。从部门规章到国家法律，全面认可了电子档案的法律效力，电子会计凭证可以以电子形式保存形成电子会计档案。
与此同时，全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖。数电票需要经过验签、解析，并以XML格式存档，这就要求企业必须拥有专业的电票管理系统来适应“数字化凭证时代”财务档案管理的要求。可以说，企业电子会计档案全面无纸化时代已经来临，电子会计档案管理需要高度关注档案全生命周期管理闭环。
传统档案管理的痛点剖析
传统档案管理模式存在诸多问题，给企业不同角色的人员带来了极大的困扰。
对于企业高管而言，纸质档案管理成本高昂，不仅需要大量的存储空间来存放档案，而且档案数据缺乏有效的汇总和整理，难以进行深入的分析和利用，这无疑影响了企业的决策效率和竞争力。
财务人员则面临着档案数据量大、整理工作繁琐的问题。他们需要手动逐一匹配、核对确认档案信息，这不仅耗费大量时间，而且工作枯燥乏味，极大地降低了工作热情和效率。
业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据需要留存并上交，整个流程繁琐且耗时，给他们的工作带来了诸多不便。
从整体来看，传统档案管理存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、需要大量的档案室等存储空间；高隐形成本，如手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件颗粒度粗糙，数据无法有效利用；以及高合规风险，如电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段、不可抗力可能导致纸质档案损坏等问题。
合思档案的全方位解决方案
合思档案针对不同角色提供了全面且个性化的解决方案。
为CEO/高管，合思档案能够沉淀数据资产，保障企业的合规管理。它可以提升企业财务档案的利用效率，深入挖掘财务档案数据的价值，助力企业实现决策的数智化，达到降本增效、绿色低碳运营的目标。
对于归档员/财务，合思档案能够显著提高工作效率，让他们告别重复低价值的工作。它实现了档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控和分析，使档案管理工作变得轻松简单，同时提高了档案的利用效率。
对于外部审计，合思档案实现了档案外审的在线化和可溯源。审计人员可以一键查询借阅档案，权限也可以一键下放或回收，财务人员无需与审计人员重复沟通和补充审计资料，大大提高了审计工作的效率。
合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，确保应收尽收。
合思档案的核心功能模块
- 智能采集模块：多元数据汇聚枢纽
合思档案的智能采集模块就像一个强大的信息汇聚枢纽。它通过外部生态的规则引擎、业务映射等方式实现数据采集，内部则通过EAI插件、API接口等方式进行采集。该模块支持多渠道、多系统、多类型的会计资料采集管理，确保企业的各类会计数据能够全面、准确地被收集。 - 智能制档模块：高效关联的档案工匠
智能制档模块如同一位技艺精湛的档案工匠。它通过规则引擎实现会计档案关联规则的可视化配置，能够让不同核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。同时，字段映射功能让档案查阅更加便捷高效。 - 档案管理模块：精细管控的档案管家
档案管理模块是企业档案的精细管控管家。它在权限管理方面精准管控，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限；档案目录可以灵活扩展，支持自定义档案目录分类；系统还规范预置档号，满足国标档号规则格式，确保档案管理的规范性和准确性。 - 档案应用模块：多维查询的档案宝库
档案应用模块就像一个装满宝藏的档案宝库。它提供多维检索功能，能够满足多场景的查询需求，支持按多种维度自定义查询。一站式预览和穿透联查功能，实现了业务单据、发票等与会计凭证的双向联查。此外，它还支持外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务等，让企业能够充分利用档案数据。
合思档案的独特竞争优势
合思档案相较于其他电票管理系统具有显著的优势。
它具备强大的大数据解决方案，能够支持百亿级单据量的匹配关联，实现海量数据的秒级查询。在深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，都能提高档案管理效率，释放档案数据的价值。
拥有“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，保障归档数据真实、完整、安全、可用。同时，基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测。
档案扩展解决方案可自定义档案类型，实现全流程扩展管理。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。
实物备查解决方案智能区分纸电标识，实现线上、线下高度关联，对实物档案进行全流程管理定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用。
合思档案的成功应用案例
某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。使用合思档案后，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，数据指标显著提升，如数据加载仅需30秒，关联匹配仅需15分钟。
某集团型企业档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一。采用合思档案单套制管理方案后，实现了标准化落地，整理匹配效率提升了80%，存储空间成本每年减少300册，纸张打印成本每年减少100万张纸。
某企业档案管理低效、数据未有效整理利用。通过合思档案的数据集成、业务检测和跨系统调阅方案，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理，预估节省总体成本30万 +/年，档案匹配耗时减少了84%。
某教育集团档案管理在采集、存储、整理、利用环节都存在问题。使用合思档案后，以电子会计档案为核心形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。
合思的优质服务体系
合思秉承以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌分别设立了研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 +合作伙伴覆盖国内外数百个城市。合思的联系方式丰富多样，包括北京、上海、杭州等多地的办公地点，电话400 – 105 – 6505，网站www.hosecloud.com，还有微信公众号二维码和微信小程序二维码，方便企业随时与合思取得联系。
综上所述，合思档案作为一款优秀的电票管理系统，能够为企业解决内外交困的档案管理问题，如节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，保障管理合规性等。它助力企业实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。合思坚持“客户至上”的原则，聆听用户需求以进行产品迭代，让企业更好地享受数字化转型带来的降本增效。在当前经济环境下，企业面临着政策推动、合规要求等挑战，选择合思档案，能够帮助企业实现降本增效，完成数字化建设。如果您想亲身体验合思档案的强大功能，不妨点击免费试用，开启企业档案管理的新时代。
