在当今竞争激烈的商业世界中，企业财务管理工具的重要性愈发凸显。一个高效、智能的财务管理工具，能够帮助企业提升管理效率、降低成本、确保合规。今天，我们就以高新兴科技集团为例，看看合思的企业财务管理工具是如何助力企业解决档案管理难题，实现财务数智化转型的。
高新兴科技集团，作为一家在智慧城市物联网领域深耕多年的上市公司，始终保持着强劲的创新能力。每年，集团在研发上的投入超过营业收入的10%，拥有核心知识产权超过2000项。然而，随着企业规模的不断扩大，员工数量达到3000 + 人，国内服务网点有170多个，高新兴在档案管理方面遇到了诸多挑战。而合思凭借其先进的企业财务管理工具，成功帮助高新兴化解了这些难题，充分展现了在财务数智化服务上的强大实力。
高新兴的档案管理困境
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业务扩张下的管理重负
高新兴的业务不断拓展，信息化系统多达5个，年银行回单数10万 +，发票数15万 +，电子凭证量30万 +。如此庞大的数据量，使得传统的档案管理方式显得捉襟见肘。在传统模式下，报销、采购付款等业务流程都需要大量的人工操作，包括打印、整理、装订及归档等工作。这不仅占用了库房空间，还增加了人员管理成本。而且，借阅流程及实物借出十分繁琐，大大影响了工作效率。 -
合规隐患与利用难题
电子源文件未合规保存，是高新兴档案管理的一大隐患。这不符合会计电子档案管理法规，档案归档规范仅靠人工控制，缺乏系统化的管控，存在较大的合规性风险。同时，档案利用效率低下，查询相关发票、收付款凭据及其他附件难度较大，耗费大量人力，并且不能实现跨系统调阅，严重制约了企业的运营效率。
合思的智慧解决方案
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低成本连接异构系统
合思的企业财务管理工具具有低开发成本的优势，能够对接各类异构系统。通过生成式接口，自动采集档案数据，轻松连接NCC、U9、OA、CBS等系统。这就如同搭建了一座数据桥梁，让不同系统之间的数据能够自由流通，为后续的档案管理工作奠定了坚实的基础。 -
自动制档释放人力
合思的解决方案实现了凭证数据的自动匹配组装。通过业务检测，保障证据链完整。档案关联规则可以可视化配置，不同系统、不同类别会计凭证能够自动关联匹配及组装，形成完整业务链组合数据。这一过程就像一个智能的档案管家，自动完成繁琐的制档工作，释放了财务人员的精力，让他们能够将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。 -
全场景数字化利用
合思打破了传统档案管理中需要同个系统上下联查、切换模块，切换多个系统的壁垒。通过企业财务管理工具，用户可以一键查询多系统凭证相关的数据及影像信息。无论是在办公室还是外出办公，都能随时随地获取所需的档案信息，实现了档案全场景数字化利用。
方案实施步步为营
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数据采集与预处理
合思通过开放式接口互联，自主采集高新兴的档案数据。在采集过程中，对大文件进行自动切割、数电票自动化解析等操作，为后续制档做准备。这一步骤就像为档案管理打造了一个精细的原材料加工厂，将原始数据进行预处理，使其符合后续制档的要求。 -
智能制档与质量检测
在制档环节，合思利用智能关联、自动组装功能，对采集的数据进行四性检测、业务检测，生成自定义版式文件。这就好比是一个严谨的质量检测团队，确保每一份档案都符合标准，具有完整性和准确性。 -
安全管控与灵活扩展
合思对档案进行精准权限管控，灵活扩展档案目录，实施水印管理，确保档号符合国标要求。这一系列措施就像为档案加上了一层坚固的保护罩，保障了档案的安全性和合规性。同时，灵活的扩展功能也为企业未来的发展提供了充足的空间。 -
高效利用与可视化管理
合思为高新兴提供多维检索、一站式预览等档案利用方式，支持在线借阅、异构系统联查，实现实物混序归档和可视化盘点档案数据。这使得档案管理变得更加高效、便捷，就像为企业提供了一个智能化的档案仓库，让每一份档案都能快速被找到和利用。
显著成果与经济效益
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归档效率大幅提升
高新兴在使用合思的企业财务管理工具后，归档效率提升了90%。原本繁琐的档案管理工作变得简单快捷，财务人员可以在更短的时间内完成更多的工作，大大提高了工作效率。 -
成本节约成效显著
该方案为企业年节约成本30万 +。这不仅体现在人力成本的降低上，还包括库房空间的节省、纸张等办公用品的减少等方面。实实在在的经济效益，让高新兴看到了企业财务管理工具的价值。
高新兴的高度评价
高新兴相关负责人表示，合思档案的解决方案极大地改善了公司的档案管理状况。通过使用合思的企业财务管理工具，公司实现了会计档案的无纸化管理，应收尽收。自动化制档让财务人员从繁琐的工作中解脱出来，档案利用更加便捷高效，能更好地服务于企业内审。这一解决方案不仅提高了工作效率，还降低了成本，为企业的发展提供了有力支持。
众多像高新兴这样的企业都选择了合思的企业财务管理工具，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。如果您的企业也面临着档案管理等财务难题，不妨选择合思。合思作为领先的财务数智化服务提供商，拥有专业的团队和先进的技术，能够为您提供全方位的财务数智化服务。立即拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com，了解更多合思档案的信息和成功案例，还能免费试用我们的企业财务管理工具，开启企业财务数智化转型之旅。
