在当今数字化浪潮汹涌澎湃的时代，电子凭证数字化转型已成为企业发展的大势所趋。自2024年11月1日起，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，航空运输电子客票行程单实现数字化。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入了快车道，电子凭证开具端已基本完成数字化适配。然而，电子凭证接收、报销、入账、归档的“最后一公里”难题却依然横亘在企业面前。
传统报销模式下，会计凭证面临着“接收难、入账难、归档难”的困境。大量纸质档案的管理不仅对空间和人力提出了巨大要求，成本高昂，而且难以保证电子原文件的长期保存，无法确保数据的安全可用，难以满足企业日益严格的管理要求。电子凭证全流程无纸化已然成为财务数智化的必行之路。
合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，敏锐地洞察到企业的痛点，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案，为企业提供了档案管理最佳实践。
合思档案：功能蓝图与成长之路勾勒档案管理最佳实践
合思档案拥有一套完善的功能蓝图，为企业的电子会计档案管理提供了全方位的支持。它实现了便捷调阅无需打印，混序归集无需组装，涵盖了电子会计档案全生命周期管理。
在智能采集方面，合思档案整合了外部生态如OCR识别、RPA技术等，以及内部系统如EAI插件、API接口等，能够高效地采集各类会计档案数据。预归档服务集成了多种服务，包括规则引擎、元数据服务等，确保档案数据的准确和规范。基础管理涵盖了档案存储、检索、借阅、销毁等环节，为档案的安全和有序管理提供保障。档案服务则提供了辅助审计、项目管理、统计分析等功能，帮助企业更好地利用档案数据。
从业务层来看，合思档案涵盖了内部产生的记账凭证、报销单据等，以及外部接收的银行回单、OA系统等数据。核算系统包括财务系统、资金系统等，应用层则有辅助审计、证据方案库等功能，形成了一个完整的档案管理生态系统。
合思档案的成长历程丰富而辉煌，也是档案管理最佳实践的生动体现。2017年，电子会计档案平台“易会档”产品诞生，开启了企业电子会计档案管理的新篇章。2020年，该产品全面面向市场，积极响应国家政策，帮助企业完成电子发票报销、入账、归档试点工作，成为第一批吃螃蟹的企业。2021年，助力9个省份试点企业电子发票报销、入账、归档试点验收通过，积累了丰富的实践经验。2022年，推出全新“单套制”解决方案，进一步提升了档案管理的效率和规范性。2023年，升级为「合思档案」，功能更加完善。2024年，电子凭证中心上线，全面支持9类电子凭证在企业中闭环管理，为企业提供了更加便捷、高效的档案管理解决方案。
核心功能优势：档案采制管用全生命周期的档案管理最佳实践
合思档案在档案采制管用全生命周期展现出了卓越的特点和产品价值，是档案管理最佳实践的核心体现。
在档案采集方面，合思档案采用开放式接口互联，支持企业自主采集各类档案数据。大文件自动切割和数电票自动化解析功能，大大提高了数据采集的效率和准确性。企业无需再为大量数据的采集和处理而烦恼，能够更加轻松地完成档案数据的收集工作。
档案制档环节，合思档案具备智能关联和自动组装功能，能够将相关的档案数据进行智能关联，自动完成档案的组装工作。同时，它还进行四性检测、业务检测，并支持自定义版式文件，确保档案的规范性和准确性。
档案管理方面，合思档案做到了精准权限管控，不同用户根据其职责和权限访问不同的档案数据，保障了数据的安全。档案目录灵活扩展，能够满足企业不断变化的档案管理需求。水印管理和档号符合国标要求，进一步提升了档案的规范性和安全性。
档案利用环节，合思档案实现了多维检索和一站式预览，用户可以通过多种方式快速检索到所需的档案数据，并进行一站式预览。在线借阅和异构系统联查功能，方便了用户对档案的借阅和使用。实物混序归档和可视化盘点档案数据功能，让企业能够更加直观地了解档案的存储情况，提高了档案管理的效率。
合思档案的产品价值显著。它实现了自动化归档，告别了重复性工作，让企业的财务人员能够将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。档案利用便捷高效，档案数据同源，透明流转，便于企业进行监控和分析。以一家年20万凭证、40万回单、30平方米档案室的北京大型制造业企业为例，使用合思档案后，年总节约成本达338,910元，充分体现了合思档案在成本控制方面的优势，是档案管理最佳实践带来的实实在在的效益。
应用场景案例：不同行业见证档案管理最佳实践
合思档案在不同行业都有广泛的应用，通过实际案例展示了其卓越的效果，是档案管理最佳实践在各行业的生动写照。
好想你健康食品股份有限公司在档案管理方面面临着归档难、查找慢、成本高、不合规等业务痛点。使用合思档案后，减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。合思档案帮助该企业提高了档案管理的效率，降低了成本，确保了档案管理的合规性。
COMMUNE幻师存在成本高、效率低、合规难等问题。上线合思电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。合思档案为该企业带来了显著的经济效益和管理效益。
金牌橱柜家居科技股份有限公司使用合思档案后，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万+/年，档案合规性达100%。合思档案提高了该企业档案管理的准确性和效率，确保了档案的合规性。
帆书使用合思档案后，仓储需求减少了70%，纸张、档案盒、箱子节约近90%，总节约成本500万/年，结账时间从T + 15缩短至T + 5，装订人力成本缩减到1名实习生。合思档案为帆书带来了巨大的成本节约和效率提升。
在当前数字化转型的大背景下，企业正面临着前所未有的机遇和挑战。电子凭证数字化转型是企业提升竞争力的必由之路，而合思档案正是企业实现这一转型的得力助手。合思作为专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。公司秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效益。
如果您的企业也想抓住电子凭证数字化转型的机遇，实现降本增效、合规经营和低碳运营，不妨选择合思档案，体验档案管理最佳实践带来的卓越效果。现在就拨打400 – 105 – 6505，访问www.hosecloud.com，或扫描二维码了解合思档案和更多案例。您还可以免费试用合思档案，亲身感受它的强大功能和卓越价值。
