在当今竞争激烈的商业环境中，企业的数字化转型已成为提升竞争力的关键。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的佼佼者，在这场数字化浪潮中积极探索，尤其是在财务数字化领域，面临着诸多挑战与需求。
北京动力源科技股份有限公司成立于1995年，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目。2022年3月，动力源更是入选北京市专精特新“小巨人”企业。公司拥有约2400名员工，旗下有8家子公司、全国30多个办事处，还在印度、巴基斯坦等国家设立了分支机构，涵盖24个1级部门、81个2级部门，分别归属5个业务线2个营销中心。如此庞大的规模和复杂的组织架构，使得动力源在财务数字化方面的需求尤为迫切。
困境：财务数字化转型的荆棘之路
- 多系统困局阻碍前行
2011年，动力源便开启了财务数字化转型和业财融合的征程。先后自建了费控系统、采购管理系统等多个系统。然而，整体流程却变得更加复杂，系统之间的壁垒高筑，与预期的转型效果差距较大。多系统操作让员工体验极差，申请单需要在各系统间频繁切换提交，这不仅增加了操作的难度，还容易出现失误。财务人员更是苦不堪言，报销数据需要手工录入系统，发票验真、查重也只能手工进行，假票、错票、重票的情况难以避免。差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了大量时间，让财务人员无暇顾及更有价值的财务分析和决策支持工作。 - 数据割裂引发信息滞后
系统的割裂导致数据分散，同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动。这使得财务制度难以落地，数据报表依赖手工统计，耗时费力。管理者无法实时掌握数据信息，也就无法对业务运营及时进行调整和优化。在出行活动管理方面，由于数据的不及时和不准确，企业无法对出行成本进行有效的控制和管理，影响了企业的经济效益。 - 业务复杂加剧报销难题
动力源主营通讯基站建设，业务人员高频深入全国各乡镇开展项目。出行活动管理涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作变得异常繁琐。不同类型费用支付方式不同，进一步增加了报销的复杂性。这种业务覆盖面广、报销模式复杂的情况，给动力源的财务数字化转型带来了巨大的挑战。
破局：合思量身定制解决方案
- 产品组合铸就数字化基石
合思为动力源提供了合思费控 + 合思商城 + 合思BI + 开放平台的产品组合。这一组合犹如一套强大的数字化武器，为动力源的财务数字化转型提供了全面的支持。合思费控系统可以对费用进行精细化管理，确保每一笔费用都合理合规；合思商城提供了丰富的商品和服务选择，满足企业的各种采购需求；合思BI则可以对数据进行深入分析，为企业决策提供有力支持；开放平台则可以与其他系统进行对接，打破数据壁垒，实现数据的流通和共享。 - 系统集成实现数据互通
在系统集成方面，合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。这样一来，实现了订单支出成本的实时归集和统计，让企业能够及时了解业务成本情况。在出行活动管理中，通过系统集成，企业可以实时掌握员工的出行费用情况，对出行成本进行有效的控制。 - 无需报销开启便捷新模式
合思的无需报销解决方案为动力源带来了全新的体验。业务人员因公消费免垫资、免开票，消费受申请单&差标管控，消费即合规。财务统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这一系列自动化操作，大大简化了报销流程，提高了工作效率。在出行活动管理中，员工无需再为报销而烦恼，只需专注于业务工作，企业的出行管理也变得更加高效和便捷。 - 强大连接能力打破数据壁垒
合思系统连接能力强，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统。待审批信息自动同步各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率。在出行活动管理中，通过强大的系统连接能力，企业可以将出行相关的各个环节进行整合，实现数据的实时共享和协同处理，提高出行管理的整体效率。
攻坚：解决方案的实施之旅
- 沟通对接深入了解需求
合思团队与动力源相关部门进行了深入的沟通对接，了解其业务流程和需求。对HR系统、BPM系统等进行数据梳理和整合，为后续的系统实施打下了坚实的基础。在这个过程中，合思团队充分了解了动力源在出行活动管理方面的痛点和需求，为解决方案的定制提供了有力的依据。 - 培训赋能提升员工能力
为了让动力源员工能够熟练使用合思的系统，合思对员工进行了系统使用培训。培训内容包括合思费控、合思商城等产品的操作方法和注意事项。通过培训，员工能够快速上手，提高了工作效率。在出行活动管理方面，员工能够更好地利用系统进行出行申请、费用报销等操作，提升了出行管理的规范化和信息化水平。 - 分步上线确保平稳过渡
合思采取逐步推进系统上线的策略，先进行小范围测试，对出现的问题及时调整优化，再全面推广使用。这种分步上线的方式确保了系统的平稳过渡，减少了对企业正常业务的影响。在出行活动管理中，通过小范围测试，企业可以及时发现系统在出行管理方面的问题，并进行针对性的优化，确保全面推广后系统能够稳定运行。
蜕变：解决方案带来的显著成效
- 操作体验革新提升效率
多系统集成，数据互通，让动力源的操作体验得到了全面革新。员工报销周期缩短了3周，效率提升了300%。在出行活动管理方面，员工可以更加便捷地进行出行申请和费用报销，节省了大量的时间和精力。会计工作量也大幅缩减，人员成本节约了50%。财务人员可以将更多的时间和精力投入到更有价值的财务分析和决策支持工作中。 - 员工体验优化简化流程
员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资。在出行活动管理中，员工可以在系统中轻松比较不同出行方案的费用和服务，选择最优方案，同时无需垫资，减轻了员工的经济负担。 - 财务管控升级更合规统一
财务审批有依据，费控更合规，结算更统一。从手动制作单据到智能制单，财务人员节省了更多精力做更有价值的工作。在出行活动管理中，系统可以对出行费用进行实时监控和分析，确保费用的合理性和合规性，为企业的财务管理提供了有力的支持。
动力源的评价与行动号召
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示，面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。
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