合思档案：开启企业财务档案管理数字化新时代

在当今企业的运营中，财务档案管理正面临着前所未有的困境。2025年即将完成数电票全覆盖，这让企业财务档案管理直面新挑战，信息化建设亟待加强。数电票的快速扩张，因其特殊的管理要求，使得企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理需求。

与此同时，在纸电混合时代，企业各层级人员也饱受档案管理问题的困扰。企业高管面临着纸质档案管理成本高、储存占地且数据难以分析利用的问题；财务人员遭遇档案数据量大、整理耗费时间且工作枯燥繁复的困扰；业务人员在差旅报销管理中，也因报销纸质票据流程繁琐而烦恼。不仅如此，纸质档案管理还存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高，档案室、档案柜等存储空间需求大，严重浪费企业资源。而高隐形成本同样不容忽视，手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用，导致内部协作滞后。

在这样的背景下，合思档案应运而生，为企业财务档案管理带来了新的解决方案。

合思档案：专业平台铸就档案管理新典范

合思创立于2014年11月，一直致力于云产品服务的创新。运用数字科技和前瞻的创想理念，合思服务未来财务人，为企业提供智能聚合消费、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数字化服务。

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，为企业提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。

合思自身实力雄厚，是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币，服务6000 +企业客户，是福布斯中国科技50强，通过SOC1、SOC2安全认证，获得信息安全等级保护三级认证。合思档案拥有计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证，国家四部委官方试点100%成功验收。这些资质认证都充分证明了合思档案的专业性和可靠性。

核心功能：科技赋能档案管理新体验

• 多源采集：灵活高效数据获取
  合思档案的多源采集功能十分强大。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，还预制了系统连接器，能自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，同时支持自定义数据采集方案。

对于不满足系统集成要求的零散会计资料，它支持多种便捷手动数据补录方式。比如单张PDF大文件多张回单/发票自动切割、自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入等。在差旅报销管理中，无论是从线上系统获取的电子票据，还是线下补充的零散票据，都能通过多源采集功能轻松纳入档案管理体系。

• 智能制档：精准关联高效整合
  合思档案的智能制档功能可实现会计档案关联规则可视化配置。不同系统、不同类别的核心会计凭证能自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少90%人工匹配工作量。

已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。此外，它还具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用。在差旅报销管理中，能快速准确地将差旅相关的发票、单据等与会计凭证关联起来，提高工作效率。

• 档案管理：精细管控灵活配置
  合思档案的档案管理功能权限管理精准管控。它支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，进行水印权限管理。

档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类、字段自定义维护等，系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持不同核算单位按不同编号规则及流水号重置规则。在差旅报销管理中，可根据不同的差旅项目或部门对档案进行分类管理，方便查询和统计。

• 档案应用：多维检索便捷应用
  合思档案的档案应用功能强大。多维检索满足多场景查询需求，支持按多种维度自定义查询、目录和全文检索以及批量检索。

它还具备一站式预览，穿透联查功能，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。此外，还具备外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务、档案移交鉴定销毁及线下实物管理等功能。在差旅报销管理中，财务人员可以通过多维检索快速找到所需的差旅报销档案，实现高效的审核和管理。

优势凸显：对比传统开启管理新篇章

与传统纸质档案管理方式相比，合思档案具有显著的优势。

• 降本增效：节约成本提升效率
  合思档案能节约纸张成本70%，节约整理成本75%，提升检索效率90%，实现档案管理合规性100%。它彻底告别传统手工归档，档案不打印，能更有效地“收紧钱袋子”。在差旅报销管理中，减少了纸质票据的打印和整理成本，提高了报销审核的效率。

• 数据贯通：激活档案数据价值
  电子会计档案管理是闭环全量业财系统的“连接器”，合思档案补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路，让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值。在差旅报销管理中，能将差旅费用数据与财务数据、业务数据进行关联分析，为企业决策提供有力支持。

• 资源重组：实现效益最大化
  合思档案能实现企业效益最大化，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。企业需要的电子档案管理系统应具备连接、敏捷、稳定、合规的特点，合思档案具备广泛连接的能力，能连接各类异构业财系统，实现100%自动归档，符合国家政策要求，且有灵活承接、持续迭代的能力。在差旅报销管理中，能整合不同系统的差旅相关数据，实现资源的优化配置。

• 打破局限：解决内外交困难题
  合思档案能解决企业内外交困的档案管理问题，打破物理空间限制在线自由调阅。它预置规则引擎自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链，融合“混序归档”“分类归档”等功能，为企业提供不同阶段的电子会计档案管理方案，助力双碳目标落地。在差旅报销管理中，员工可以随时随地在线提交报销申请，财务人员也能在线进行审核和管理。

应用案例：真实见证卓越成效

• 案例一：海量单据企业的高效转型
  某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。在差旅报销管理方面，也面临着流程繁琐、效率低下的问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化。带来了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效。业务和财务数据穿透联查，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次，还降低了企业成本。在差旅报销管理中，实现了差旅费用数据与会计凭证的自动关联，提高了报销审核的准确性和效率。

• 案例二：集团型企业的标准化管理
  某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难等问题。在差旅报销管理中，也存在着报销标准不统一、流程不规范的问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地，提升了整理匹配效率，减少了存储空间成本和纸张打印成本。通过统一差旅报销标准和流程，提高了管理效率。

• 案例三：低效管理企业的成本优化
  某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、检索依赖多端系统、纸质档案管理问题多、电子发票和回单存档不规范等。在差旅报销管理中，报销流程繁琐、查询困难。合思档案的数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案带来了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理的成效，预估节省总体成本30W +/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。在差旅报销管理中，实现了差旅报销数据的统一管理和高效查询。

• 案例四：教育集团的流程简化
  某中国最大的K12民办教育集团之一的企业，在档案采集、存储、整理、利用方面存在诸多问题。在差旅报销管理中，也面临着流程复杂、效率低下的问题。合思档案的数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询。在差旅报销管理中，简化了报销流程，提高了员工的满意度。

合思档案坚持以客户为中心，助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案作为专业的电子会计档案管理平台，将在企业数字化转型中发挥重要作用。

合思档案将继续聆听用户需求进行产品迭代，为更多企业提供优质的服务，让每一个企业都能更好享受数字化转型带来的降本增效。随着数电票的全面覆盖和企业数字化需求的不断增长，合思档案有望在未来为更多企业提供高效、合规、智能的财务档案管理解决方案，推动企业财务档案管理迈向新的高度。如果您想体验合思档案在差旅报销管理及财务档案管理方面的卓越功能，不妨点击免费试用，开启企业数字化转型之旅。