合思档案：开启企业会计档案数字化管理新时代

在数字化浪潮席卷的当下，企业会计档案管理正面临着前所未有的挑战。2025 年数电票全覆盖的目标日益临近，企业财务档案管理的信息化建设已刻不容缓。纸电混合时代，企业各个层面都在档案管理中遭遇重重困难。

企业高管面临着纸质档案管理成本高、占地大且数据难以分析利用的困境；财务人员则深陷档案数据量大、整理繁琐的泥沼；业务人员在报销流程中也饱受纸质票据留存上交之苦。同时，企业还面临着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。尽管企业在数字化推行过程中建设了众多系统，但在归档和储存环节仍未能解决纸质文件存储及数据存储线下载体的问题。而保证档案原生性，是确保企业财务档案管理合规、实现全面数字化的关键。

在此背景下，合思档案解决方案应运而生，犹如一盏明灯，为企业会计档案管理照亮前行的道路。

合思档案解决方案：全方位定制之匙

合思档案提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，宛如一把万能钥匙，能够满足企业在不同场景下的文档电子存储和档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现了发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配和应收尽收。

对于 CEO/高管而言，合思档案就像是一位智慧的管家，能够沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。同时，它还能借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，打响企业数字化转型的决胜之战。

对于归档员/财务人员来说，合思档案是他们的得力助手，能够让他们告别重复低价值的工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析，轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率。

对于外部审计人员，合思档案实现了审计不进档案室的便利。审计工作可以在线化进行，且可溯源，一键查询借阅，权限一键下放或回收，财务人员无需与审计人员重复沟通补充审计资料。

核心功能亮点：档案管理的智慧引擎

• 多源采集：数据汇聚的高速通道
  在文档电子存储的多源采集方面，合思档案基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式 Open API 实现快速集成。预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它还支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，合思档案支持多种便捷手动数据补录方式，如单张 PDF 大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置 Excel 导入模板，实现结构化数据批量导入。

• 智能制档：数据整合的魔法之手
  合思档案在智能制档方面表现出色。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，可减少 90%人工匹配工作量。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段，如“会计期间”字段，完成多档案类型的业务字段映射，打破业务属性标签，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。

• 档案管理：精细管控的坚固堡垒
  在档案管理环节，合思档案支持自定义创建用户管理角色，支持隔离各核算账套数据权限，支持按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。同时，它支持自定义档案目录分类，支持档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，支持灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供。系统规范预置档号、档案册号编制规则，同时支持根据企业制度自主排列、扩展等。

• 档案应用：信息检索的高效利器
  合思档案在档案应用方面提供了强大的功能。它支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，支持按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索，服务“导入式”批量检索需求。智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯；告别数据割裂问题，呈现多种类型凭证票据穿透联查、一站式预览效果。

使用收益：企业发展的价值驱动力

• 显著降本增效：资金节约的魔法棒
  使用合思档案能带来显著的降本增效效果。它能让企业更有效地“收紧钱袋子”，彻底告别传统手工归档，档案不打印，能节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，保障管理合规性。例如，可节约 70%纸张成本、75%整理成本，检索效率提升 90%，管理合规性达 100%。

• 拉通全链路：信息化建设的连接器
  电子会计档案管理是闭环全量业财系统的“连接器”，合思档案补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路，让企业的各个业务环节更加紧密地联系在一起。

• 激活数据价值：决策智慧的源泉
  合思档案让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值。企业可以通过对档案数据的深入分析，做出更加明智的决策。

• 资源重组提效：效益最大化的催化剂
  合思档案实现了企业资源的重组，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，实现企业效益最大化。

典型场景应用：实战中的卓越表现

• 数电票场景：全流程闭环管理专家
  在数电票场景下，合思档案提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案。支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的 9 类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL 封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理，保障企业在数电票时代的文档电子存储和管理需求。

• 实物档案管理场景：创新便捷的管理先锋
  在“纸电混合”阶段，基于会计档案原文件保管要求，合思档案通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理。它支持打标 – 到单 – 装盒 – 上架流程可逆、根据实际档案管理场景搭配，支持集团共享，批量作业，支持多人并发装盒，实时监控实物档案归档进度，服务单套制，提供线下实物备查清单及档案装盒清单，实现实物档案的创新管理和便捷利用。

• 档案调阅场景：多维度查询的便捷之门
  共享调阅解决方案能满足企业多维度、精细化的档案查阅需求。合思档案支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，满足企业档案数据精细化管控。不同人员如财务人员、业务人员、审计人员、管理人员都有相应便捷的调阅方式，让文档电子存储后的查询利用变得更加高效。

• 档案合规检测场景：财务合规的守护者
  证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。创造性提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规，如检测涉及资金类的业务是否包含回单、凭证与回单关联金额是否相符等。

客户成功案例：实力见证的真实写照

众多企业已经通过合思档案实现了会计档案管理的质的飞跃。

某企业年单据量 2.6 亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收，自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现，档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯，简化装订流程，1 分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。管理成效显著，实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，数据指标表现良好，如凭证总量 14W + 、单据总量 50W + ，以某月入库数据为例，数据加载 30s、关联匹配 15min，凭证与单据关联次数 350 亿次、单据与单据关联次数 800 亿次。

世界上最大的重型装备制造商之一，存在档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准/会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合、政策落地难等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储，OCR 识别附件和回单，自动提取发票/回单台账，存储发票/回单原文文件，保护电子凭证原生态；业务完整性检测，系统取代人工方式，灵活搭建检测方案，智能检测会计档案的完整性；单套制落地，混序归档 + 银行回单分类归档，以单套制推进档案无纸化。管理成效实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，整理匹配效率提升 80%，存储空间成本减少 300 册/年，释放 1/3，纸张打印成本减少 100 万张纸/年。

某企业存在低效的档案管理现状，如整理环节繁琐、保管和存储方式落后、档案管理痛点多，如会计档案散落各系统、日常检索困难、纸质档案易损坏丢失、电子发票和回单存档不合规范等问题。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案，广泛连接，标准统一，接口开放服务，自定义扩展，配置化的接口方案，即开即用，应收尽收；业务检测方案，精细化至元数据层级的关联规则引擎，站在财务视角配置符合“四流合一”的数据检测方案，能快速核查档案关系链条是否完整匹配，数据金额是否准确匹配；跨系统调阅方案，通过业务系统与档案系统的调阅交互，使得业务系统所查询数据根据权限和自动查询条件，可直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。管理成效显著，实现统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，预估节省总体成本 30W + /年，合规性管理 100%，档案匹配耗时减少 84%，档案查询耗时减少 80%。

中国最大的 K12 民办教育集团之一，存在低效的档案管理现状，如采集环节业务系统多、数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票处理耗时费力；存储环节实物存档占用空间，易损坏；整理环节财务账表归档装订复杂，易出错；利用环节实物凭证与业务分散，查阅繁琐，借还状态更新不及时等问题。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案，按照归档范围、归档标准梳理业务档案归档场景，实现应收尽收，统一数据标准，夯实数据分析基础，灵活运用动态 API 接口，按阶段延展档案管理范围；智能化制档方案，按照业务管理规范和归档管理规范，搭建全业务版式文件自动生成及归档，按照统一的业务逻辑，搭配可视化关联规则配置，通过业务映射打破财务数据和业务数据的数标签，将业务证据链搭建完成，实现智能化自动组装；电子原文件独立管理，电子原文件独立式管理与凭证组合式管理，完成电子票据的合规存档，为参加电子凭证会计数据标准化试点打下坚实基础。管理成效是以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案已服务众多事业单位及院校、央企、行业领军企业、国家试点企业等，如广东某高校、中交集团、好想味、海亮教育科技服务集团等，众多客户都对其给予高度评价。合思在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，电话为 400 – 105 – 6505，网站是 www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和小程序获取更多信息。

如果您的企业也想解决会计档案管理难题，实现数字化转型，不妨立即行动起来，选择合思档案。现在，您可以免费试用合思档案，开启会计档案管理的全新体验。