在数字化浪潮席卷的当下，企业的运营管理正经历着前所未有的变革。2025年数电票全覆盖的目标，犹如一阵劲风，吹皱了企业财务档案管理的“一池春水”。企业在这场变革中，不得不直面财务档案管理的新挑战，信息化建设的短板亟待补齐。
纸电混合时代，企业的不同角色都在档案管理中遭遇了重重困境。企业高管们为纸质档案管理的巨大成本和占地问题愁眉不展，大量的档案数据缺乏汇总整理，如同散落在各处的珍珠，难以串联起来发挥其价值，更别提进行深入的分析利用了。财务人员则深陷档案数据的“汪洋大海”，整理工作耗时费力，手动逐一匹配、核对确认的过程枯燥又繁复，仿佛陷入了一场永无止境的“数据马拉松”。业务人员在出差、招待后的报销环节也饱受折磨，纸质票据的留存和上交流程繁琐，耗费了大量的时间和精力。
企业在数字化的道路上并非没有努力前行，通过OA系统、资金系统、合同系统、CRM系统、费控系统等的建设，线上业务处理问题得到了一定程度的解决。然而，在归档、储存环节，纸质文件的储存问题依然像一座大山横亘在企业面前，数据存储的线下载体也成为了企业全面数字化的“绊脚石”。保证档案原生性，成为了企业财务档案管理合规的关键，也是实现企业全面数字化的必由之路。
纸质档案管理存在的高显性成本、高隐形成本和高合规风险，就像三颗“定时炸弹”，随时可能给企业带来巨大的损失。高显性成本体现在纸质凭证输出耗材成本高和档案室等存储空间需求大；高隐形成本则表现为手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；高合规风险则是电子会计凭证文件无有效管理手段、不可抗力导致纸质档案损坏等问题。
在这样的背景下，合思档案应运而生，犹如一颗璀璨的新星，为企业的档案管理带来了新的希望。
合思档案：全方位数字化合规管理解决方案
合思档案提供了领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，如同一位技艺高超的裁缝，能够根据企业不同的“身材”，量身定制合适的档案管理“衣裳”，满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现了发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，让企业的档案管理从此告别“手忙脚乱”。
对于CEO/高管而言，合思档案是企业数字化合规管理的得力助手。它能够沉淀数据资产，就像一位细心的管家，将企业的档案数据精心整理、妥善保管，保障合规管理。通过提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，合思档案为企业决策数智化提供了有力的支持，助力企业在激烈的市场竞争中抢占先机。同时，它还能降本增效，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，让企业在追求经济效益的同时，也能兼顾社会效益。
对于归档员/财务来说，合思档案是提高工作效率的“神器”。它让财务人员告别了重复低价值的工作，档案数据同源，全流程透明流转，就像一条畅通无阻的高速公路，便于监控、分析，让财务人员能够轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率。
对于外部审计，合思档案实现了审计不进档案室的创新模式。审计人员可以实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通、补充审计资料，大大提高了审计工作的效率和质量，也为企业的数字化合规管理提供了有力的保障。
核心功能：铸就数字化合规管理坚实基石
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多源采集：数据汇聚的智慧之门
在多源采集方面，合思档案基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成。预制系统连接器，就像一位神通广大的“数据搬运工”，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它还支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求，真正做到了“量体裁衣”。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，合思档案提供了多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割、自定义配置Excel导入模板等，实现了结构化数据的批量导入，让数据采集变得轻松又高效。 -
智能制档：高效精准的档案组装大师
智能制档是合思档案的一大亮点。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，可减少90%的人工匹配工作量。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段，如“会计期间”字段，完成多档案类型的业务字段映射，打破业务属性标签，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。此外，合思档案还提供“四性检测+业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用，为企业的数字化合规管理筑牢了坚实的防线。 -
档案管理：灵活定制的档案管控体系
在档案管理方面，合思档案展现出了强大的灵活性和定制性。它支持自定义创建用户管理角色，支持隔离各核算账套数据权限，支持按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。同时，它还支持自定义档案目录分类，支持档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，支持灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供。系统规范预置档号、档案册号编制规则，同时支持根据企业制度自主排列、扩展等，让企业能够根据自身的需求和特点，打造属于自己的档案管理体系。 -
档案应用：便捷高效的档案利用平台
档案应用是合思档案的最终落脚点。它支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，支持按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索，服务“导入式”批量检索需求。智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯，告别数据割裂问题，呈现多种类型凭证票据穿透联查、一站式预览效果。支持第三方业财系统直接查看档案信息，支持为第三方系统提供档案影像调阅接口，直接调阅预览组装好的档案及相关文件。实现档案数据资产化，档案借阅服务中借阅人可在线查看，支持下载，管理员可使借阅过程透明化，一键到期催还，让企业的档案利用变得更加便捷、高效。
应用案例：数字化合规管理的成功典范
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海量单据企业的数字化转型之路
有一家年单据量达2.6亿的企业，曾经面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案为其提供了多系统采集数据的解决方案，实现了业务、财务数据的应收尽收。自动匹配组装档案，让会计凭证上下游单据树状结构清晰呈现。档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯。同时，简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。通过合思档案的解决方案，该企业实现了业务+财务数据穿透联查，管理自动化，企业成本降低，为企业的数字化合规管理树立了良好的榜样。 -
集团型企业的标准化管理之道
共享中心统建的集团型企业存在档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准/会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合、政策落地难等问题。合思档案的单套制管理方案为其提供了安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地等解决方案。通过合思档案的实施，该企业实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年，为集团型企业的数字化合规管理提供了宝贵的经验。 -
多系统互联企业的数据整合之旅
多系统数据互联的企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、业务检测方案、跨系统调阅方案等。通过合思档案的解决方案，该企业实现了统一储存，业务证据链完整，数据共享，全生命周期管理，预估节省总体成本30W+/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，为多系统互联企业的数字化合规管理提供了有效的途径。 -
教育集团的高效档案管理之策
中国最大的K12民办教育集团之一存在低效的档案管理现状。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理等。通过合思档案的实施，该企业以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，为教育集团的数字化合规管理提供了新的思路。
无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案能为企业解决内外交困的档案管理问题，如节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，保障管理合规性等。它拥有众多优势，如广泛连接的能力、100%自动归档、符合国家政策要求、灵活承接和持续迭代的能力等，能满足企业不同场景下的档案管理需求。众多客户已选择合思档案并取得了良好的成效，如提高工作效率、降低成本、实现业财一体等，企业可以放心选择合思档案，开启数字化档案管理之旅。
合思在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。如果您想体验合思档案带来的数字化合规管理新体验，不妨点击免费试用，与合思一起共同解决档案管理难题。
