在国家大力推动数字化转型的浪潮中，电子凭证数字化成为了企业财务领域的重要发展方向。2021 年 12 月 1 日，国家税务总局开启全面数字化的电子发票试点工作，到 2023 年 12 月 1 日，数电票已在全国 36 省区市（含计划单列市）全面覆盖。2023 年 5 月，财政部发布电子凭证会计数据标准（试行版），这标志着电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
电子凭证无纸化具有诸多显著优势。它能够优化业务流程，改变传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，有效降低单位运行成本和社会资源消耗，实现经济效益和环境效益的双赢。然而，随着试点工作的深入，电子凭证全面数字化应用仍面临着诸多挑战。凭证类型繁多、格式杂乱、协同困难以及易丢失等问题，如同一道道数字鸿沟，阻碍着单位会计数字化转型的进程。
北京合思信息技术有限公司，作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其敏捷的财务收支管理平台，致力于帮助企业挖出更多净利润，为企业在电子凭证数字化转型的道路上提供有力支持。下面，我们通过某知名头部数字阅读品牌的案例，来深入了解合思在财务档案优化方面的解决方案。
数字阅读巨头的财务困局
该知名头部数字阅读品牌在企业发展过程中，面临着一系列财务痛点和挑战。企业的数据分散在内部多个系统中，业务流程出现断裂，数据整合难度极大。这直接导致费用管控无法有效落地，预算超标情况时有发生，使得企业的财务管理陷入混乱。
在日常财务工作中，该企业每个财务月均需处理单据量达 500 + 张。全量的原始凭证与财务凭证都需要进行打印粘贴，财务人员长期陷入大量低价值、机械性的工作中，人效极低。这种传统的工作模式不仅耗费了大量的人力和时间，还降低了工作效率，影响了企业的整体运营。
同时，全业务数据均需打印成本，采用纸质副本进行报销、入账、装盒、上架、归档等操作，造成了每月大量的纸张浪费。而且，票据原文丢失、档案信息不完整的情况时有发生。当业务需要借阅历史资料时，工作人员需要在海量的纸质文件中翻找，这不仅效率低下，还无法适应企业快速扩张的需求。这些问题严重制约了企业的发展，使得财务档案优化成为了该企业亟待解决的问题。
合思打造的一站式解决方案
针对该数字阅读品牌面临的财务难题，合思推出了无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案。这一方案犹如一把钥匙，为企业打开了财务数字化转型的大门。
合思的解决方案助力企业完成业财平台建设，确保了财务数据的准确性，能够顺利通过审计，符合上市要求。在提升财务及时性方面，该方案效果显著。结账时间从原来的 T + 15 提升到了 T + 7，到年底预计可以达到 T + 5，大大提高了财务工作的效率。
方案具有高度的灵活性，能够全面覆盖因公消费的各种场景。员工无需垫资、无需报销，费用业务数字化深入渗透到日常办公中，充分体现了企业管理以人为本的理念。这不仅减轻了员工的负担，还提高了员工的工作积极性和满意度。
此外，合思的解决方案紧贴双碳目标号召，采用单套制管理会计档案，大幅降低了纸质耗材的使用。实现了“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面推进数字化转型，为企业的可持续发展提供了有力支持。通过这一方案，企业在财务档案优化方面取得了显著成效。
显著成果见证方案实力
该数字阅读品牌应用合思解决方案后，在增效、降本、合规和先进等多个方面都取得了显著成果。
在增效方面，企业能够实时掌握付款进度，财务人员无需耗费大量时间进行单点沟通，工作效率得到了极大提升。档案整理效率也得到了显著提高，消除了凭证维度、单据维度、发票维度、银行回单维度整理所耗费的工时。同时，形成了财务数字档案室，丰富了档案调阅场景，提升了借阅效率。通过精准的实物档案定位，大大提升了实物档案的查找效率，为企业的决策提供了更加及时、准确的支持。
降本方面，合思解决方案发挥了重要作用。它减少了差旅超标情况，有效改善和提升了预算超额情况，降低了企业的运营成本。减少了手工记账、人工整理档案的人力成本，提高了企业的经济效益。同时，减少了财务凭证等产生的纸张及过程中的成本浪费，减少了财务档案的空间占用，节约了空间成本。
在合规方面，合思解决方案表现出色。发票 OCR 识别验真功能，有效保障了企业费用的合规性。审批流转路径清晰可视，能够有效管理员工借款与核销。保证了财务档案的原生性存储，规避了电子化时代带来的档案管理风险，高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求。
在先进性方面，合思解决方案实现了“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面推进数字化转型，紧跟电子凭证数字化转型趋势，使企业在市场竞争中占据了优势地位。通过这一方案，企业的财务档案得到了有效优化，为企业的发展提供了坚实的保障。
合思方案引领财务数字化未来
电子凭证会计数据标准的推广应用，将有力推动电子凭证的全链无纸化，这不仅有利于降低企业运行成本和社会资源消耗，还能贯彻落实新发展理念，促进数字化、绿色化协同发展，实现经济效益和环境效益的共赢。随着数电票和智能化时代的到来，电子凭证数字化转型必然会推动无需报销迈向 L5 级。
合思财务收支管理平台构建了开放的业财连接生态和全场景聚合消费生态，实现了“线上消费交易 + 线下易商户支付”的全场景覆盖，推动企业优化经济业务流程，助力电子凭证数字化转型的全流程闭环。在财务档案优化方面，合思的解决方案为企业提供了强大的支持，帮助企业实现了财务数字化转型的目标。
其他企业如果也希望在电子凭证数字化转型的浪潮中抓住机遇，实现财务档案优化，不妨积极联系合思。合思的联系电话是 400 – 105 – 6505，网站是 www.hosecloud.com。现在，合思为企业提供免费试用的机会，让企业亲身体验合思解决方案的强大功能和显著效果，共同开启财务数字化转型之旅。
