合思档案：开启企业财务档案管理数字化转型新篇章

在当今数字化浪潮席卷的时代，企业财务档案管理正面临着前所未有的变革。随着2025年数电票全覆盖目标的推进，企业财务档案管理不得不直面新的挑战，信息化建设成为亟待补齐的短板。合思创立于2014年，作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其敏捷的财务收支管理平台，助力企业挖掘更多净利润。而合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台，更是能为企业提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。合思档案的出现，无疑为企业适应这一数字化转型趋势提供了有力的支持。

数电票时代下的市场风云

在数电票快速扩张的大背景下，企业财务档案管理的市场形势已然发生了深刻的变化。

从收票角度来看，多项政策已经为电子发票接收的合法合规性提供了坚实的保障。早在2016年1月1日，财政部、国家档案局令第79号就肯定了电子会计档案的法律效力，明确在满足相关条件时，可以仅以电子形式进行归档。2020年3月23日，国家档案局、财政部财会[2020]6号文件再次肯定了电子凭证的法律效力，规定满足相关条件时，可仅以电子会计凭证进行报销入账归档。

而在开票方面，全国36个省市区已经实现了数电票试点的全覆盖。因数电票管理要求的特殊性，企业需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。例如，数电票须经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息等。

在纸电混合时代，企业在财务档案管理上更是存在着诸多问题。企业高管面临着纸质档案管理成本高、数据难以分析利用的困境；财务人员则被海量的档案数据和繁琐的整理工作所困扰；业务人员也深受报销流程繁琐之苦。

传统财务档案管理的痛点剖析

传统财务档案管理就像一座隐藏着诸多问题的冰山，表面看似平静，实则内部暗藏危机。

首先是高显性成本，严重浪费企业资源。纸质凭证输出需要大量的耗材，成本居高不下。同时，档案室、档案柜等存储空间的需求也给企业带来了不小的负担。

其次是高隐形成本，导致内部协作滞后。手工装册归档的重复性工作量巨大，查询调阅条件的颗粒度粗糙，使得数据无法得到有效利用。

再者是高合规风险，致使财税管理低效。电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，而纸质档案又容易受到不可抗力的影响而损坏。

此外，企业在推行数字化的过程中，虽然通过多种系统建设解决了线上业务处理的问题，但在归档、储存环节仍然未能解决纸质文件储存的难题。而且数据存储采用线下载体，无法保证档案的原生性，这严重影响了企业财务档案管理的合规性和全面数字化进程。

合思档案的成本控制解决方案策略

面对企业在财务档案管理中存在的诸多痛点，合思档案提供了一套全面且具有针对性的成本控制解决方案策略。

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案） + 六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。

合思档案不仅仅是一款电子档案管理产品，更是管理与服务的完美融合。它针对不同角色提供不同的解决方案，为CEO/高管沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值；为归档员/财务提高工作效率，告别重复低价值的工作；为外部审计实现档案外审在线化、可溯源。

电子会计档案管理系统需要具备连接、敏捷、稳定、合规的特点，而合思档案恰恰具备这些优势。它具有广泛连接的能力，能够连接各类异构业财系统，广泛采集数据；拥有100%自动归档能力和强大的规则匹配能力，最大程度减少人工介入；符合国家政策要求，能够进行电子会计档案合规性管理；具备灵活承接、持续迭代的能力，不仅能够满足接收管理数电票的能力，还拥有稳定的迭代能力，及时应对市场变化。

合思档案能够实现电子会计档案全流程的合规化、自动化、数字化闭环管理，涵盖业务流转、财务入账、档案采集、档案制档、档案管理、档案利用等各个环节。

合思档案核心模块的成本控制解决方案

合思档案的核心模块为企业提供了全方位的成本控制解决方案。

大数据解决方案：支持百亿级单据量的匹配关联，能够实现海量数据的秒级查询。它深入到提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，大大提高了档案管理效率，释放了档案数据的价值。

档案扩展解决方案：拥有可灵活扩展的业务模型，能够通过多途径自动化归集各类介质档案。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。

证据链完整性解决方案：通过可视化的规则引擎，提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力。它依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整的档案证据链。同时，创造性地提供财务视角下的完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链的完整性，保障财务合规。

数电票解决方案：为响应电子凭证会计数据标准化试点工作，助力会计数据标准深入企业推广，帮助企业合规高效应用会计数据标准，提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案。支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程的闭环管理。

合思档案成本控制解决方案的竞争优势

与其他产品相比，合思档案的成本控制解决方案具有显著的竞争优势。

便捷调阅不打印，混序归集免组装。它打破了物理空间的限制，让用户可以在线自由调阅档案。预置规则引擎能够自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，在确保档案完整性的同时，还能自由穿透档案链。通过关键词检索，用户可以快速定位相关档案，大大提升了检索效率，降低了查询难度。同时，它融合了“混序归档”、“分类归档”等功能，为企业提供不同阶段的电子会计档案管理方案，实现档案合规不打印，助力双碳目标的落地。

具备显著的降本增效优势。合思档案能节约纸张成本70%，节约整理成本75%，检索效率提升90%，管理合规性达到100%，彻底告别传统手工归档，档案无需打印。

其技术实力和合规性得到了充分的体现。拥有计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证，并且国家四部委官方试点100%成功验收。

合思作为专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，具有强大的技术研发和服务支持能力。

合思档案成本控制解决方案的成功案例

众多企业已经通过合思档案的成本控制解决方案取得了显著的成效。

某企业年单据量2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，实现了业务、财务数据的应收尽收；自动匹配组装档案，让会计凭证上下游单据以树状结构清晰呈现；档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯；简化装订流程，1分钟即可快速定位数据，减少了打印与邮寄。管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，企业成本降低，流程精简，财务人员增效，装订简化，节约了企业的显性成本。

世界上最大的重型装备制造商之一存在档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准、会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合、政策落地难等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储，OCR识别附件和回单，自动提取发票/回单台账，存储发票/回单原文文件，保护电子凭证原生态；业务完整性检测，系统取代人工方式，灵活搭建检测方案，智能检测会计档案的完整性；单套制落地，混序归档 + 银行回单分类归档，以单套制推进档案无纸化。管理成效实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统，档案数据未得到有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主，实物翻阅效率低、易损坏、易丢，电子发票、电子银行回单存档不合规范等。合思档案的数据集成方案广泛连接，标准统一，接口开放服务，自定义扩展，配置化的接口方案即开即用，应收尽收；业务检测方案精细化至元数据层级的关联规则引擎，站在财务视角配置符合“四流合一”的数据检测方案，能快速核查档案关系链条是否完整匹配，数据金额是否准确匹配；跨系统调阅方案通过业务系统与档案系统的调阅交互，使得业务系统所查询数据根据权限和自动查询条件，可直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。管理成效显著，实现了统一储存，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等，统一储存，统一标准，统一管理；业务证据链完整，会计资料勾稽关系搭建，实现以业务为核心的证据链条，实现业财一体双向穿透，还原业务全貌；数据共享，一站式查阅，以聚合化、结构化，业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效；全生命周期管理，原文件独立数字化管理，会计资料的建立、查阅、借阅、销毁全生命周期可控，有效减低财务管控风险，预估节省总体成本30W + /年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

中国最大的K12民办教育集团之一存在低效的档案管理现状，如采集环节业务系统多，系统独立数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票打印/查重/验伪耗时费力，浪费纸张；存储环节实物存档占用空间，档案人员专人管理，受环境因素影响或保管不善，导致不同程度的损坏，企业面临风险；整理环节财务账表归档装订复杂，不断重复进行档案录入的操作，耗时长易出错；利用环节实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找，查阅繁琐，多系统翻查原始单据、附件、纸质凭等，档案借还状态更新不及时，无系统留痕，无法多人借阅。合思档案的数据集成方案按照归档范围、归档标准梳理业务档案归档场景，实现应收尽收，统一数据标准，夯实数据分析基础，灵活运用动态API接口，按阶段延展档案管理范围；智能化制档方案按照业务管理规范和归档管理规范，搭建全业务版式文件自动生成及归档，按照统一的业务逻辑，搭配可视化关联规则配置，通过业务映射打破财务数据和业务数据的数标签，将业务证据链搭建完成，实现智能化自动组装；电子原文件独立管理，电子原文件独立式管理与凭证组合式管理，完成电子票据的合规存档，为参加电子凭证会计数据标准化试点打下坚实基础。管理成效显著，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

合思档案成本控制解决方案的服务体系

合思档案为企业提供了完善的服务体系。

合思在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能够为企业提供及时、全面的服务。

合思的联系方式十分便捷，包括北京、上海、杭州等多个城市的地点，电话400 – 105 – 6505，网站www.hosecloud.com，以及微信公众号二维码和微信小程序二维码。

合思秉承以客户为中心的服务理念，坚持“客户至上”的原则，聆听用户需求以进行产品迭代，致力于让每一个企业都能更好地享受数字化转型带来的降本增效。

同时，合思为不同角色的客户提供针对性的服务，如为CEO/高管、归档员/财务、外部审计等提供不同的解决方案和服务。

在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已经成为企业数字化建设的必然选择。合思档案凭借其全面的成本控制解决方案和优质的服务，帮助众多企业解决了财务档案管理中的痛点，取得了显著的管理成效。未来，合思档案将不断创新和迭代，具备灵活承接、持续迭代的能力，及时应对市场变化和企业需求，为企业提供更高效、更合规的财务档案管理服务。它将携手企业碰撞出协作的价值，共同推动企业实现业财融合，提升企业的管理效率和竞争力，助力企业在数字化时代取得更好的发展。如果您想体验合思档案带来的成本控制解决方案，不妨点击免费试用，开启企业财务档案管理的数字化之旅。