在纸电混合的时代浪潮中，企业档案管理正面临着前所未有的挑战。超过90%的企业深受其扰，各个岗位的人员也都在档案管理的漩涡中苦苦挣扎。企业高管们看着巨额的纸质档案管理成本和占地巨大的存储空间，却难以从杂乱无章的档案数据中挖掘出有价值的信息，用于企业决策。财务人员每日面对着堆积如山的数据，手动逐一匹配、核对确认，繁琐的工作消磨着他们的热情。业务人员在出差、招待后，还要面对报销纸质票据留存再上交的复杂流程，时间和精力都被大量消耗。
企业不仅要承担高显性成本，如纸质凭证输出的耗材成本和档案室、档案柜的存储空间成本，还要面对高隐形成本，像手工装册归档的重复性工作量和粗糙的查询调阅条件，导致数据无法有效利用。更令人担忧的是高合规风险，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，一旦遭遇不可抗力，纸质档案损坏，企业将面临巨大的损失。这些痛点严重影响了企业的运营效率和合规性，急需一套切实可行的税务合规解决方案。
合思档案：全方位击破管理痛点
合思档案针对企业档案管理的诸多痛点，精心打造了全面的税务合规解决方案。它提供领先的单套制解决方案（标准方案）与六大场景解决方案，能满足企业在不同场景下的档案管理需求。通过广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，确保应收尽收。
单套制解决方案实现了便捷调阅无需打印，混序归集无需组装。线上一套电子数据管理，让财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。档案数据之间建立了完整的勾稽关系，相互可穿透查询。纸质原文件混序归档，随到随归，无需排序及组装，大大提高了效率。会计档案无需打印，确保档案数据完整、真实、合规。
档案扩展解决方案允许企业自定义档案类型，实现全流程扩展管理。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。
证据链完整性解决方案借助可视化的规则引擎，提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。同时，创造性地提供财务视角下的完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。
核心功能亮点：开启智能档案管理新时代
智能采集功能是合思档案的一大亮点，它实现了多源采集。基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，也支持多种便捷手动数据补录方式。
智能制档功能通过规则引擎实现电子凭证数据自动匹配组装。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少了90%的人工匹配工作量。
专用格式版式文件自主采集结构化字段信息，摆脱了传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低了企业档案存储成本。支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件也可自定义调配生成，使档案的可扩展性更强，更加“灵活”。
“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设。围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。
企业收益：降本增效数据增值
企业使用合思档案能获得显著的收益。首先是降本增效，彻底告别传统手工归档，档案无需打印，节约了纸张成本和整理成本，同时提升了检索效率，保障了管理合规性，让企业更有效地“收紧钱袋子”。
电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路。让数据真正“活起来”，从数据到决策，企业能够真正利用档案数据，实现数据价值。
资源重组也是一大收益，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效得到提升，实现了企业效益最大化。
典型应用场景：满足多元需求
企业高管可以通过合思档案沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。在当前经济环境下，降本增效是企业的重要目标，合思档案借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，帮助企业打响数字化转型决胜之战。
归档员和财务人员使用合思档案可提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率。
外部审计通过合思档案实现审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通补充审计资料。
在数电票管理方面，合思档案提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化的税务合规解决方案。支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。
客户成功案例：实力见证价值
某企业年单据量高达2.6亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，确保业务、财务数据应收尽收。自动匹配组装档案，使会计凭证上下游单据树状结构呈现。档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯。简化装订流程，1分钟即可快速定位数据，减少了打印与邮寄。实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，如凭证总量达14W + ，单据总量达50W + ，某月入库数据加载仅需30s，关联匹配仅需15min等。
世界上最大的重型装备制造商之一的企业，存在档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准/会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理，财务信息难整合，政策落地难等问题。合思档案采用单套制管理方案，实现安全合规存储，进行业务完整性检测，推进单套制落地。管理成效显著，实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。
某企业存在低效的档案管理现状，如会计档案散落各系统，档案数据未得到有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主，实物翻阅效率低、易损坏、易丢，电子发票、电子银行回单存档不合规范等问题。合思档案通过数据集成方案、业务检测方案、跨系统调阅方案，实现统一储存，业务证据链完整，数据共享，全生命周期管理。成本效益对比明显，预估节省总体成本30W + /年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
中国最大的K12民办教育集团之一存在低效的档案管理现状，如业务系统多，系统独立数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票打印/查重/验伪耗时费力，浪费纸张，实物存档占用空间，档案人员专人管理，受环境因素影响或保管不善，导致不同程度的损坏，企业面临风险，财务账表归档装订复杂，不断重复进行档案录入的操作，耗时长易出错，实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找，查阅繁琐，多系统翻查原始单据、附件、纸质凭等，档案借还状态更新不及时，无系统留痕，无法多人借阅等问题。合思档案采用数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。
在当前政策推动、合规要求日益严格的背景下，电子会计档案已成为企业数字化建设的必然选择。合思档案作为一套全面、高效的税务合规解决方案，能帮助企业解决档案管理难题。合思在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站为www.hosecloud.com，您还可通过微信公众号二维码、微信小程序二维码获取更多信息。如果您想亲身体验合思档案的强大功能，不妨点击免费试用，开启企业档案管理的新篇章。
