在当今数字化浪潮的推动下，电子凭证数字化转型已成为时代发展的必然趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也迎来了航空运输电子客票行程单的全面数字化应用。这一系列举措如同强劲的引擎，推动我国电子凭证改革驶入了快车道。如今，电子凭证开具端已基本实现数字化适配，曾经困扰企业的电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难等问题，也即将迎来全面解决。电子凭证全流程无纸化时代的大门已然敞开，一场深刻的财务变革正在悄然发生。
合思，作为我国财务数智化服务与电子会计档案解决方案的领军供应商，敏锐地捕捉到了这一时代机遇。为了助力企业顺利实现电子凭证数字化转型，合思精心打造了电子会计档案管理平台——合思档案。该平台全面打通了电子凭证会计处理全流程的各个环节，为企业提供了一站式的解决方案。基于在行业内的深度应用和丰富的案例经验，合思精选了各行各业优质的“无纸化”实践企业案例，发布了《电子会计档案实践案例集》，为企业的数字化转型提供了极具价值的参考和借鉴。
接下来，让我们走进金牌橱柜家居科技股份有限公司，一同探寻合思档案是如何帮助这家企业优化会计档案归档流程，实现降本增效的。
金牌橱柜：传统会计档案归档流程痛点突显
金牌橱柜家居科技股份有限公司成立于1999年，多年来一直深耕于国内高端整体厨柜及定制家居领域，是行业内的专业服务商。公司拥有国家认定厨房工业设计中心，还荣获了国家认定“智能制造示范企业”的殊荣。然而，随着企业规模的不断扩大和业务的日益复杂，传统的会计档案归档流程逐渐成为了企业发展的瓶颈。
在整理环节，会计档案分散在各个不同的系统中，数据难以整合和利用。财务人员需要逐一打印各类凭证、单据，然后通过手工方式进行匹配、组装、装订，最后上架保存。这种繁琐的操作不仅耗费了大量的时间和人力，而且容易出现错误，导致档案数据的准确性和完整性受到影响。
在保管环节，财务部门需要临时保管会计档案1年，1年后再将其移交至综合档案管理部门。这一过程涉及多个部门之间的沟通和协调，容易出现档案交接不及时、信息传递不畅等问题，增加了档案管理的难度和风险。
在存储环节，公司设立了独立的档案室来存放纸质档案。然而，随着档案数量的不断增加，档案室的空间压力越来越大，同时纸质档案的保管成本也在不断攀升。此外，纸质档案容易受到火灾、水灾、虫害等自然灾害的影响，存在一定的安全隐患。
合思档案：量身定制会计档案归档流程解决方案
面对金牌橱柜在会计档案归档流程中遇到的诸多问题，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，为金牌橱柜量身定制了一套全面的解决方案。
统一存储，打破数据孤岛。合思档案打破了各个系统之间的数据壁垒，将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，实现了统一储存、统一标准和统一管理。通过建立一个集中的数据仓库，企业可以将所有的会计档案数据集中存储，方便进行查询、统计和分析。这样一来，不仅提高了数据的利用效率，还为企业的决策提供了有力的支持。
业务证据链完整，实现业财一体双向穿透。合思档案通过搭建会计资料之间的关系，实现了以业务为核心的证据链条。在这个链条中，每一笔业务都有相应的凭证和单据作为支撑，业务数据和财务数据实现了无缝对接。企业可以通过财务数据追溯到业务源头，也可以通过业务数据查看财务处理结果，真正实现了业财一体的双向穿透。这种模式不仅提高了财务数据的准确性和可靠性，还为企业的风险管理和内部控制提供了有力的保障。
数据共享，一站式查阅。合思档案以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，为企业提供了便捷高效的查阅方式。企业员工可以通过一个统一的平台，快速查询到所需的会计档案信息，无需在多个系统中进行繁琐的搜索。同时，系统还支持多维度的查询和统计功能，用户可以根据自己的需求进行灵活配置，大大提高了工作效率。
银行回单无纸化，助力降本增效。对于企业来说，海量的银行回单管理一直是一项繁琐而艰巨的任务。合思档案实现了银行回单的自动采集、切割和组装，全面实现了银行回单的无纸化管理。这不仅节省了大量的纸张和存储空间，还减少了人工处理的工作量，降低了错误率。据统计，通过实施银行回单无纸化管理，企业可以大幅降低运营成本，提高工作效率。
成效显著：合思档案优化会计档案归档流程
在合思档案的助力下，金牌橱柜在会计档案归档流程方面取得了显著的成效。
档案匹配耗时大幅减少。通过合思档案的自动化处理功能，金牌橱柜的档案匹配耗时减少了84%。以往需要花费大量时间和精力进行的手工匹配工作，现在可以在短时间内自动完成，大大提高了工作效率。
档案查询耗时显著降低。合思档案的一站式查阅功能，让金牌橱柜的员工可以快速准确地查询到所需的会计档案信息。档案查询耗时减少了80%，员工无需再为查找一份档案而花费大量的时间和精力，工作效率得到了极大的提升。
总体成本大幅节省。通过实现会计档案的无纸化管理和自动化处理，金牌橱柜预估每年可节省总体成本30万以上。这不仅降低了企业的运营成本，还提高了企业的经济效益。
档案合规性得到保障。合思档案严格遵循国家相关法律法规和财务制度的要求，确保了会计档案的合规性。金牌橱柜的档案合规性达到了100%，为企业的健康发展提供了有力的保障。
合思档案：引领电子凭证数字化转型未来
合思档案的成功应用，充分展示了其在优化会计档案归档流程方面的强大实力和显著优势。通过实现自动化归档，企业告别了繁琐的重复性工作，大大提高了工作效率；档案数据同源、透明流转，便于企业进行监控和分析，为企业的决策提供了有力的支持。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路。它不仅有利于优化企业的管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能够有效降低单位的运行成本和资源消耗，实现数字化和绿色化的协同转型。
在未来的发展中，合思将继续秉承创新、专业、服务的理念，不断提升合思档案的功能和性能，为企业提供更加优质、高效的电子会计档案解决方案。我们相信，随着电子凭证数字化转型的不断深入，合思档案将在更多的企业中发挥重要作用，助力企业实现财务数智化的转型升级。
如果您也想体验合思档案带来的便捷和高效，优化企业的会计档案归档流程，不妨拨打我们的电话400 – 105 – 6505，或者访问我们的网址www.hosecloud.com，还可以免费试用我们的产品，开启企业财务数智化转型的新篇章。
