在当今数字化浪潮席卷的时代，企业财务档案管理正经历着深刻的变革。北京合思信息技术有限公司，作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其领先的合思档案管理平台，为企业在数字化时代的财务档案管理指明了方向。随着2025年数电票全覆盖目标的推进，企业财务档案管理面临着全新的挑战，信息化建设迫在眉睫。因数电票管理的特殊性，企业急需专业的电子会计档案管理平台来适应“数字化凭证时代”的管理要求。同时，企业在数字化推行过程中，虽然通过多个系统解决了线上业务处理问题，但在归档和储存环节仍存在纸质文件储存和数据存储线下载体的难题。保证档案原生性，实现企业财务档案管理的合规性，进而达成全面数字化，已成为企业发展的必然选择。而电子会计档案，无论是从政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的角度来看，都是企业数字化建设的不二之选。
政策东风与行业大势
在收票政策方面，国家早已肯定了电子发票接收的合法合规性。早在2016年1月1日，财政部、国家档案局令第79号就明确肯定了电子会计档案的法律效力，规定满足相关条件的可以仅以电子形式进行归档。2020年3月23日，国家档案局、财政部财会[2020]6号进一步肯定了电子凭证的法律效力，满足条件的可仅以电子会计凭证进行报销入账归档。在开票方面，全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖。从部门规章到国家法律，全面认可了电子档案的法律效力，这意味着企业电子会计档案全面无纸化时代已然来临。电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，在国家政策的大力支持下，企业财务档案管理向电子化转型已是大势所趋。
传统管理痛点剖析
企业高管在传统财务档案管理中面临着诸多难题。纸质档案管理成本高昂，不仅在耗材上花费巨大，而且占用大量的存储空间。同时，档案数据缺乏有效的汇总整理，难以进行分析利用，这使得企业在决策时难以获取准确的财务信息支持。财务人员则被繁琐的档案整理工作折磨得苦不堪言。档案数据量庞大，整理工作需要手动逐一匹配、核对确认，过程枯燥繁复，极大地消耗了他们的工作热情和时间精力。业务人员也对传统报销流程怨声载道，出差、招待后的报销需要留存并上交纸质票据，流程繁琐且耗费时间，降低了工作效率。此外，传统档案管理还存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。纸质凭证输出的耗材成本居高不下，档案室和档案柜等存储空间需求大；手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据无法得到有效利用；电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，还可能因不可抗力导致纸质档案损坏，给企业带来合规风险。
合思档案解决方案
合思档案管理平台为企业提供了全面而有效的解决方案。它提供领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。该平台广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配和应收尽收。合思不仅致力于打造一款优秀的电子档案管理产品，更注重管理与服务的融合。它为不同角色，如CEO/高管、归档员/财务、外部审计等，提供针对性的解决方案，与企业携手创造协作价值。为响应电子凭证会计数据标准化试点工作，助力会计数据标准在企业的深入推广，合思档案还提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案。同时，通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步等方式，完成实物档案全流程管理及定位，实现实物档案全流程线上化管理，创新管理方式，方便企业对实物档案的利用。
核心模块功能展示
合思档案管理平台拥有丰富多样的功能模块，包括发票（大数据解决方案）、单据（档案扩展解决方案）、凭证（费控系统）、账簿（税务系统）、报表（QA系统）、电子档案（资金系统）、纸质档案（影像系统）、自定义档案（业务系统）、实物备查解决方案（更多系统）、数电票解决方案（共享调阅解决方案）等。在智能采集方面，外部生态可通过规则引擎、业务映射等进行数据采集，内部则通过EAI插件、API接口等方式采集，同时还支持人工补录，确保数据采集的全面性和准确性。智能制档功能更是一大亮点，它通过规则引擎自动组装，实现不同系统、不同类别的凭证、单据等核心会计凭证的自动关联匹配及组装，大大减少了人工匹配的工作量。同时，通过字段映射，让查询更加便捷高效。档案管理功能也十分强大，具备权限管理，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限；档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类、字段自定义维护；系统规范预置档号，根据国家档案行业标准规范预置档号编制规则，并支持企业自主扩展。
竞争优势凸显
合思作为专精特新企业，在行业内具有显著的竞争优势。自成立以来，已累计融资超15亿元人民币，分别在北京、杭州、南昌设立了研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。合思服务了6000 + 企业客户，是福布斯中国科技50强，还通过了SOC1、SOC2安全认证和信息安全等级保护三级认证，在安全性和可靠性方面值得企业信赖。此外，合思自主研发的工具包，具有更强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代且接口开放，能够更好地适应数电票管理要求。使用合思档案管理平台能够实现显著的降本增效，可节约70%纸张成本、75%整理成本，检索效率提升90%，确保100%管理合规性，助力企业实现业财融合。
成功案例见证成效
众多企业在使用合思档案管理平台后，都取得了显著的成效。海亮教育此前老板提出了实现财务办公室无打印机的无纸化目标。使用合思档案后，所服务的单位由15家增长到298家，作业人员从16人增长到25人，共享单位数量增加了18.9倍，而作业人员仅增加9人，凭证自动化率达到91.6%。某企业年单据量达2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。使用合思档案后，实现了多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化，借阅管理信息化，业务 + 财务数据穿透联查，企业成本降低，流程精简，财务人员工作效率大幅提升。某集团型企业档案管理流程复杂、标准不统一等问题突出。采用合思档案单套制管理方案后，实现了标准化落地，确保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放了1/3的存储空间，纸张打印成本减少100万张纸/年。某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点。使用合思档案后，统一储存数据，业务证据链完整，实现了数据共享和全生命周期管理，预估节省总体成本30W + /年，合规性管理达到100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
优质服务体系保障
合思秉承以客户为中心的服务理念，为企业提供全方位的服务保障。在北京、杭州、南昌设立的研发中心，为产品的持续创新和优化提供了强大的技术支持。在全国22个城市的直营服务网络以及500 + 合作伙伴，覆盖国内外数百个城市，确保能够及时响应企业的需求。合思还提供电话400 – 105 – 6505咨询服务，网站为www.hosecloud.com，同时还有微信公众号和微信小程序提供相关服务。企业可以通过多种渠道获取帮助和支持。合思坚持“客户至上”的原则，聆听用户需求以进行产品迭代，助力企业解决档案管理痛点，实现会计档案价值的深度应用。为不同角色提供针对性解决方案，帮助企业在档案管理各方面提升效率和效益。
合思档案管理平台通过领先的单套制电子会计档案管理平台，为企业提供了便捷调阅不打印、混序归集免组装的档案管理解决方案，有效解决了企业内外交困的档案管理问题。它能够助力企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的作用，是企业数字化建设中实现全面数字化的“最后一公里”的有力支撑。该平台满足企业不同场景下的档案管理需求，连接各类异构业财系统，实现自动归档，符合国家政策要求，具备灵活承接和持续迭代的能力。众多成功案例充分证明了合思档案的有效性和可靠性，能够帮助企业提升档案管理效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。如果您想体验合思档案管理平台带来的便捷与高效，不妨点击免费试用，开启企业财务档案管理的数字化新篇章。
