在当今数字化浪潮席卷的时代，财务管理的高效性和精准性愈发成为企业关注的焦点。今天，我们要讲述的是一家世界 500 强旗下教育服务品牌的故事。该品牌业务多元，旗下业务、财务系统众多，且相互独立。这一状况导致了一系列财务管理难题的出现，尤其是在数字发票管理方面。
企业面临着结构化数据提取困难的问题，电子发票的打印、查重、验伪工作既耗时费力，又造成了大量纸张资源的浪费。实物存档不仅占用了大量物理空间，需要专人进行管理，增加了成本，而且档案损坏的情况时有发生，使企业面临合规风险。此外，不断重复的纸质档案录入操作容易出错，发票、附件等的装订要求高，耗费了大量人力和时间。
数字困局：业务背景下的财务管理痛点
该教育服务品牌的业务版图广泛，其业务、财务系统各自为政。这种独立性使得结构化数据提取犹如大海捞针，困难重重。数字发票管理工作更是繁琐不堪，每一张电子发票都需要经过打印、查重、验伪等多道工序，大量的时间和纸张资源被白白浪费。
实物存档成为了企业的一大负担。大量的档案资料占据了宝贵的物理空间，管理成本居高不下。而且，档案损坏的风险时刻存在，一旦发生档案损坏，企业就可能面临合规隐患。
重复的纸质档案录入工作容易出错，这不仅影响了工作效率，还可能导致财务数据的不准确。发票、外部附件、凭证等的装订要求严格，工作人员需要花费大量的人力和时间来完成这些工作。
实物凭证与业务分散，无法实现智能搜索和准确查找。档案查阅缺少留痕，难以多人借阅，导致档案资产利用率极低。在数字发票管理方面，这些问题更是凸显了企业财务管理的困境。
精准破局：合思全生命周期电子化会计档案管理方案
面对该教育服务品牌在数字发票管理及财务管理方面的诸多难题，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，提供了一套全生命周期的电子化会计档案管理方案。
合思的方案以其强大的连接能力著称。它能够广泛连接异构系统，且以 0 开发成本介入，确保档案应收尽收。无论是电子档案、自研 OA，还是其他数据源，都能被纳入到管理体系中来。
方案涵盖了档案数据来源、接口传输、自动归档等多个环节。数据来源广泛，包括电子档案、自研 OA 等多种类型。接口传输方式多样，有影像支撑、外部设备扫描、人工上传等，确保数据能够准确、及时地进入系统。
在自动归档环节，合思的方案实现了智能组单、四性检测等功能。会计类档案管理范围广泛，内部的凭证、订单、会计账薄等，以及外部的纸质发票及影像、银行电子回单等，都能得到有效的管理。
合思拥有强大的规则引擎自定义搭建功能，这使得财务档案管理更加“轻量”。亿级数据能够实现秒级调阅和穿透联查无缝衔接，电子原文件独立管理，自主采集结构化字段信息，为数字发票管理提供了高效、准确的解决方案。
专业护航：解决方案的实施步骤
合思在实施解决方案时，展现出了专业的服务能力。首先，通过自动封装接口连接 40 种以上的异构系统，实现了档案数据的广泛采集。这一步骤确保了企业的各类数据能够全面、准确地被收集起来，为后续的管理工作奠定了基础。
在接口传输环节，合思利用影像支撑、外部设备扫描和人工上传等方式，确保数据准确、及时地进入系统。每一种传输方式都经过了精心设计和优化，以适应不同类型的数据和企业的实际需求。
自动归档过程中，合思进行智能组单和四性检测，对电子档案和实物档案进行全面管理。档案的借阅、移交、鉴定、销毁等环节都有严格的管理流程，并实施权限监控，确保档案的安全和合规。
强大的规则引擎自定义搭建功能在实施过程中发挥了重要作用。它实现了亿级数据的快速调阅和穿透联查，保障了财务档案管理的高效性和准确性，尤其是在数字发票管理方面，大大提高了工作效率。
成效显著：实施解决方案后的成果
合思的解决方案实施后，该教育服务品牌取得了显著的成果。年均 60 万 + 会计凭证和 36 万 + 银行回单的会计档案实现了线上单套制管理，以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，极大地简化了会计管理流程，提高了工作效率。
档案的多维度穿透查询功能，以电子借阅为主，简便高效，提高了档案的利用效率。在数字发票管理方面，查询和借阅的便捷性得到了极大提升。
通过试点改造，企业实现了财务数据自动化率 91%以上。在企业规模翻倍扩张的情况下，财务人员数量仅发生个位数增长，管理效能大幅提升。
财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本。企业财务相关负责人有信心在 2024 年实现财务数据自动化率 97%以上，这也意味着数字发票管理将更加高效、精准。
高度认可：客户的评价与反馈
该教育服务品牌自 2017 年建立财务共享中心起，就不断推进财务数字化转型。2021 年与合思合作建设电子档案系统后，财务管理效率提升、成本降低的效果显著。
合思的解决方案帮助企业有效管理大量数据，通过电子会计档案系统和规则引擎，成功解决了企业在数字发票管理及财务管理方面的诸多难题。
企业对合思的专业服务和解决方案给予了高度认可，认为其是实现财务数字化转型的重要助力。企业预计到 2024 年财务自动化率将超 97%，对未来的财务管理发展充满信心。
如果你也希望像这家世界 500 强旗下教育服务品牌一样，解决数字发票管理及财务管理难题，实现降本增效和数字化转型，那么不妨选择合思。合思作为专业的财务收支管理平台，已经帮助众多企业达成了这一目标。合思提供免费试用、灵活定价模式、强大的集成能力等多项优势，为企业提供全方位的服务保障。众多企业的成功案例证明了合思解决方案的有效性和可靠性。现在就拨打 400 – 105 – 6505 或访问 www.hosecloud.com，了解合思的解决方案，迈出财务数字化转型的关键一步，还可享受免费试用，开启高效财务管理新篇章。
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