在纸电混合时代,企业的档案管理面临着诸多挑战。高达90%的企业在档案管理方面遭遇困境。企业高管头疼于纸质档案管理成本居高不下,不仅占地空间大,而且档案数据难以进行有效分析和利用。财务人员面对海量的档案数据,只能手动逐一匹配、核对确认,工作既耗时又枯燥。业务人员在出差、招待后的报销环节,繁琐的纸质票据流程让他们苦不堪言。
从成本角度来看,纸质凭证输出的耗材成本高昂,档案室、档案柜等存储空间的需求也极大,这是高显性成本。而手工装册归档的重复性工作量大,查询调阅条件的颗粒度粗糙,数据无法有效利用,属于高隐形成本。此外,电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段,不可抗力还可能导致纸质档案损坏,这又带来了高合规风险。
在企业推行数字化的进程中,虽然通过OA系统、资金系统等建设解决了线上业务处理问题,但在归档、储存环节,仍然未能解决纸质文件储存和数据存储线下载体的问题,这严重影响了企业的全面数字化进程。特别是到2025年要完成数电票全覆盖,企业的财务档案管理面临着新的挑战,加强信息化建设已刻不容缓,因为数电票管理要求特殊,企业迫切需要专业的电子会计档案管理平台。
在这样的背景下,合思档案应运而生,为企业提供了全新的财务文件管理方法。
合思档案产品简介:财务数智化的得力助手
合思档案隶属于北京合思信息技术有限公司,这是一家创立于2014年的科技公司,专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务,并且已累计融资超15亿元人民币。
合思档案作为旗下领先的单套制电子会计档案管理平台,基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案,为客户提供全方位的财务数智化服务。这些服务涵盖聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等多个领域。
合思档案致力于解决企业内外交困的档案管理问题。它能够实现便捷调阅不打印,混序归集免组装,为企业提供电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化的闭环管理。目前,合思档案已经服务了6000 + 企业客户,获得了福布斯中国科技50强的荣誉,还通过了SOC1、SOC2安全认证和信息安全等级保护三级认证,其实力得到了广泛认可。
合思档案使命愿景:助力企业数字化转型
合思档案不仅仅是一款电子档案管理产品,它更是管理与服务的融合。合思档案希望携手企业,碰撞出协作的价值,助力企业实现财务无纸化、低碳发展和数字化转型,深度挖掘会计档案的价值。
秉承以客户为中心的服务理念,合思档案认真聆听用户需求,不断进行产品迭代,让每一个企业都能更好地享受数字化转型带来的降本增效。通过合思档案,企业可以沉淀数据资产,保障合规管理,提升财务档案的利用效率,挖掘财务档案数据的价值,推动企业决策走向数智化。同时,借助数字化手段,合思档案还能帮助企业节约档案管理成本,提升档案利用效率,实现绿色低碳运营。
合思档案模块功能:满足多元管理需求
合思档案提供领先的单套制解决方案(标准方案)以及六大场景解决方案。这些场景解决方案包括大数据解决方案、档案扩展解决方案、费控系统、业务系统、数电票解决方案、实物备查解决方案等,能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。
其功能模块丰富多样,涵盖发票、单据、凭证、账簿、报表、电子档案、纸质档案、自定义档案等。每个模块都对应着不同的系统,例如发票对应大数据解决方案,单据对应档案扩展解决方案等。
合思档案具备电子会计档案全生命周期管理功能,包括智能采集、预归档服务、基础管理、档案服务等环节,实现了档案的全流程管控。产品支持多源采集,通过接口互联自主采集和手动采集自主补录两种方式,能够获取多渠道、多系统、多类型的会计资料,并且支持多种格式和众多合作伙伴系统。
合思档案功能亮点:创新引领高效管理
合思档案具有众多功能亮点与创新之处。它打破了物理空间的限制,实现了便捷调阅不打印,混序归集免组装。用户可以在线自由调阅档案,预置的规则引擎能够自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等,确保档案的完整性,还能自由穿透档案链。
在数据检测方面,合思档案采用“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案。四性检测满足国家档案局相关要求,保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测则基于企业不同的业务场景,提供灵活的档案关系上下游检测。
智能制档是合思档案的一大特色。通过规则引擎,它能够自动组装会计档案,不同系统、类别的核心会计凭证可以自动关联匹配及组装,减少了90%的人工匹配工作量。同时,它还支持辅助人工整理,并且关联任务执行进度可视化。
此外,合思档案提供共享调阅解决方案,满足企业多维度、精细化的档案查阅需求。它支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力,便于使用人员快速查找完整的业务链数据。
合思档案优势凸显:超越传统脱颖而出
与其他产品相比,合思档案具有显著的优势。它能为企业显著降本增效,节约70%的纸张成本、75%的整理成本,提升90%的检索效率,确保100%的管理合规性,真正帮助企业“收紧钱袋子”,告别传统的手工归档方式。
作为闭环全量业财系统的“连接器”,合思档案补足了企业信息化建设的空白,拉通了业财税档全链路,让数据“活起来”,实现了数据的价值。它具有广泛连接的能力,能够连接各类异构业财系统,广泛采集数据,是企业全面数字化收尾的“兜底”系统。同时,它拥有100%自动归档能力,强大的规则匹配能力最大程度减少了人工介入。而且,它符合国家政策要求,具备灵活承接、持续迭代的能力,能够及时应对数电票等变化。
合思档案还拥有多项认证和荣誉,如计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证等,国家四部委官方试点100%成功验收,这充分彰显了其产品的可靠性和专业性。
合思档案目标用户与场景:精准定位全面覆盖
合思档案的目标用户广泛,包括CEO/高管、归档员/财务、外部审计等。对于CEO/高管来说,合思档案可以沉淀数据资产,保障合规管理,助力企业决策数智化,实现降本增效。对于归档员/财务人员,它能提高工作效率,实现档案数据同源,让他们轻松完成档案管理工作。对于外部审计人员,合思档案可实现档案外审在线化、可溯源,支持一键查询借阅,权限还能一键下放/回收。
其应用场景也十分广泛,涵盖了企业档案管理的各个环节,如业务流转、财务入账、档案采集、制档、管理、利用等。在数电票场景下,合思档案可实现数电票多渠道获取、验签、解析、自动填报、入账、封装、归档端到端全流程自动化。在实物档案管理场景,它能实现智能区分纸电标识,线上、线下高度关联,进行全流程管理定位。
众多企业已经通过合思档案找到了高效的财务文件管理方法,并取得了显著的成效。海亮教育在使用合思档案后,所服务的单位由15家增长到298家,作业人员从16人增长到25人,共享单位数量增加了18.9倍,而作业人员仅增加了9人,凭证自动化率达到了91.6%。徐福记多地连锁门店、70 + 分公司,年数据量2.6亿,合思档案上线后全集团实现了无纸化,在线匹配组装,异地线上调阅,管理效率大大提升。中交水规院单套制有效支撑了无纸化政策的落地,切实减少了打印存储的成本,系统上线后档案整理耗时、存储空间和耗材的成本均有显著减少,审计人员对电子会计档案系统所带来的便利性和安全性给予了肯定。金牌橱柜积极响应国家政策,与合思档案通力合作,以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现记录资料的结构树,查阅业务全貌便捷高效。
综上所述,合思档案凭借其强大的功能、显著的优势和众多成功案例,为企业提供了有效的财务文件管理方法,能帮助企业解决档案管理难题。如果您也想提升企业档案管理效率,实现数字化转型,不妨选择合思档案,现在就可以免费试用,开启高效档案管理之旅。