在数字化浪潮席卷的当下，电子会计档案管理正成为企业财务管理的关键一环。2025年数电票将实现全覆盖，这无疑给企业财务档案管理带来了全新挑战。数电票需经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件更要求写入财务入账信息。这一系列变化，让企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
与此同时，纸电混合时代的企业面临着诸多档案管理痛点。企业高管方面，纸质档案管理成本巨大，不仅需要耗费大量资金用于存储，而且占用空间；更重要的是，档案数据难以进行分析利用，无法为企业决策提供有效支持。财务人员则被海量的档案数据所困扰，整理档案不仅耗费大量时间，还需手动逐一匹配核对，工作效率低下。业务人员在报销纸质票据时，流程繁琐，体验不佳。
此外，纸质档案管理还存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。高显性成本体现在纸质凭证输出耗材成本高以及存储空间需求大；高隐形成本则是手工装册归档重复性工作量大，查询调阅数据无法有效利用；高合规风险表现为电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，纸质档案易损坏。
不过，国家政策为电子会计档案管理提供了有力支持，明确电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已然来临。然而，企业在归档、储存环节仍未解决纸质文件储存问题，需要保证档案原生性以确保财务档案管理合规，实现企业全面数字化。在这样的背景下，合思档案产品应运而生，为企业提供了一套完善的档案管理优化方案。
合思档案解决方案全景透视
合思档案为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案。它广泛连接业财系统，能够实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，做到应收尽收，充分满足企业不同场景下的档案管理需求。
对于CEO/高管而言，合思档案是企业决策数智化的有力助手。它可以沉淀数据资产，保障企业合规管理，提升企业财务档案利用效率。通过挖掘财务档案数据价值，为企业决策提供精准支持，助力企业降本增效，实现绿色低碳运营。
归档员/财务人员使用合思档案后，工作效率将得到极大提升。他们可以告别重复低价值的工作，实现档案数据同源、全流程透明流转。这不仅便于监控和分析，还能让他们轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率。
在面对外部审计时，合思档案也展现出强大的优势。它可实现档案外审在线化、可溯源，支持一键查询借阅，权限一键下放/回收。这让财务人员无需与审计人员重复沟通补充审计资料，大大节省了时间和精力。合思档案为不同角色提供了针对性的档案管理优化方案，全面提升企业档案管理水平。
合思档案核心功能优势解析
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多源采集：灵活高效的数据获取
合思档案基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成。同时，预制系统连接器能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。它还支持自定义数据采集方案，满足企业多样化的需求。此外，合思档案也支持手动采集，可对单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，通过自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。这种灵活多样的采集方式，为企业提供了全面的档案管理优化方案。 -
智能制档：大幅减少人工工作量
合思档案通过规则引擎实现会计档案关联规则可视化配置。不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。它还有辅助人工整理功能和关联任务执行进度可视化功能，让制档过程更加高效。通过字段映射可完成多档案类型的业务字段映射，使查询更便捷、分析更直接。采用“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用。智能制档功能为企业档案管理带来了质的飞跃，是档案管理优化方案的重要组成部分。 -
档案管理：精细权限与灵活目录
合思档案支持权限管理，可自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限。按职能角色配置功能、操作权限，进行水印权限管理，确保档案数据的安全性。同时，它支持档案目录灵活扩展，可自定义档案目录分类、维护档案字段等。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持不同核算单位按不同编号规则及流水号重置规则。精细的权限管理和灵活的目录设置，为企业提供了个性化的档案管理优化方案。 -
档案应用：多维检索与一站式服务
合思档案支持多维检索，可按凭证维度、业务维度自定义查询，按目录、全文检索，支持批量检索。实现一站式预览，穿透联查，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现双向联查、相互追溯。它还支持外部系统调阅，可视化盘点档案数据，提供档案借阅服务，档案移交、鉴定、销毁全流程线上化管控，线下实物管理实现电子与实物档案高度关联。强大的档案应用功能，为企业提供了便捷高效的档案管理优化方案。
合思档案应用场景案例见证
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海量单据企业的高效管理
有一家年单据量达2.6亿的企业，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案为其提供了多系统采集数据、自动匹配组装档案、实现档案管理电子化和借阅管理信息化等解决方案。通过这些措施，企业实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务 + 财务数据能够穿透联查，会计凭证上下游单据以树状结构呈现，管理更加自动化，企业成本显著降低。数据指标显示关联匹配效率高，关联次数多，充分证明了合思档案的档案管理优化方案的有效性。 -
集团型企业的标准化落地
世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临着档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理难等问题。合思档案采用单套制管理方案，包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地等。该方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升了80%，存储空间成本和纸张打印成本大幅减少，为集团型企业提供了优秀的档案管理优化方案。 -
多系统互联企业的统一管理
多系统数据互联的企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如档案散落各系统、检索依赖多端系统、纸质档案管理问题多、电子发票和回单存档不合规范等。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、业务检测方案、跨系统调阅方案。实施后，取得了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理的成效。预估节省总体成本30W + /年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，为多系统互联企业提供了优质的档案管理优化方案。 -
民办教育集团的高效运营
中国最大的K12民办教育集团之一的企业，在采集、存储、整理、利用档案方面存在诸多低效问题。合思档案采用数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构。这简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，为教育企业提供了适用的档案管理优化方案。
无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案凭借其全面的解决方案、强大的核心功能和丰富的应用案例，能够助力企业解决档案管理痛点，实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型，让企业更好享受数字化转型带来的降本增效。
合思档案在北京、上海、杭州等多地设有办公地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号二维码和微信小程序二维码进一步了解。如果您想体验合思档案带来的档案管理优化方案，不妨点击免费试用，开启企业档案管理的新篇章。
