在当今数字化浪潮中，我国电子凭证改革正以势不可挡之势驶入快车道。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，航空运输电子客票行程单实现数字化开具。这些举措标志着电子凭证开具端已基本完成数字化适配，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必由之路。它不仅能够优化管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能有效降低单位运行成本和资源消耗，实现数字化与绿色化的协同转型。然而，尽管开具端取得了显著进展，但电子凭证接收、报销、入账和归档等环节仍存在诸多难题，企业在财务档案管理方面面临着重重痛点。
以好想你健康食品股份有限公司为例，在财务归档过程中，需要耗费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，档案遗失的情况也时有发生。纸质档案受时间和空间的限制，查找困难，无法实现实时调阅、同时借阅和精准查找。大量纸质档案的管理对空间和人力的要求极高，成本高昂，而且传统的纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存和数据安全可用，难以满足管理需求。同样，COMMUNE幻师也面临着档案耗材、打印和存储成本高，门店报销周期长，电子会计凭证文件缺乏有效管理手段等业务痛点。
在这样的背景下，合思档案应运而生，为企业的数据归档优化提供了完美解决方案。
合思档案：打通全流程的智慧之选
合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，精心打造了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。
合思档案的功能蓝图丰富多样。它支持便捷调阅，无需打印，混序归集，免去组装烦恼。其电子会计档案全生命周期管理涵盖采集、制、管、用四个关键环节。在采集环节，借助外部生态如OCR识别、RPA技术等，以及内部系统如EAI插件、API接口等实现智能采集；同时具备大文件自动切割和数电票自动化解析功能，采用开放式接口互联，实现自主采集。制档环节，通过智能关联和自动组装，进行四性检测、业务检测和自定义版式文件，确保档案的准确性和规范性。管理环节，实现精准权限管控，档案目录可灵活扩展，采用水印管理，档号符合国标要求。利用环节，支持多维检索和一站式预览，提供在线借阅和异构系统联查功能，实物混序归档并实现可视化盘点档案数据。
合思档案有着丰富的成长历程。2017年，电子会计档案平台“易会档”产品诞生；2020年，全面面向市场，响应国家政策，帮助企业完成电子发票报销、入账、归档试点工作（第一批）；2021年，以政策为导向，聚焦财务档案，助力9个省份试点企业电子发票报销、入账、归档试点验收通过；2022年，推出全新“单套制”解决方案；2023年，升级为「合思档案」，深耕企业“单套制”落地最佳实践；2024年，电子凭证中心上线，全面支持9类电子凭证在企业中的闭环管理。这一系列的发展历程，彰显了合思档案在数据归档优化方面的不断创新和进取。
核心功能优势：降本增效的有力保障
合思档案具有自动化归档、数据同源、便捷高效等核心功能与优势，能够帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。
自动化归档让企业告别重复性工作，使档案利用更加便捷高效。档案数据同源，实现透明流转，便于企业进行监控和分析。合思档案具有低开发成本的优势，能够对接各类异构系统，通过生成式接口自动采集档案数据，轻松连接NCC、U9、OA、CBS等系统。在制档方面，自动制档功能释放了财务人员的精力，凭证数据能够自动匹配组装，业务检测保障了证据链的完整，档案关联规则可以可视化配置，不同系统、不同类别会计凭证能够自动关联匹配及组装，形成完整的业务链组合数据。
在档案利用方面，合思档案实现了全场景数字化利用，打破了需要在同个系统上下联查、切换模块以及切换多个系统的壁垒，用户只需一键即可查询多系统凭证相关的数据及影像信息。通过合思档案，企业可以实现会计档案无纸化管理，应收尽收，自动化制档大大提高了工作效率。档案利用更加便捷，支持跨系统调阅、在线借阅等功能，能够高效服务于企业内审。无纸化管理简化了业财流程，将更多的业务时间归还给业务部门。
此外，合思档案通过对接标准工具包，实现OFD文件与XBRL工具包原生存储；通过四性检验与业务校验保证档案原生存储安全合规；满足财会6号文涵盖的电子原文件合规性管理，高效管理，有效提升了企业的财务档案管理能力，实现了财务档案数字化，为企业的数据归档优化提供了有力支持。
广泛应用场景：显著效益提升的真实见证
合思档案在多个行业都有广泛的应用场景，众多企业通过使用合思档案获得了显著的效益提升，在数据归档优化方面取得了良好的效果。
好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，打破了数据壁垒，实现了数据同源，为财务人员提供了便捷的利用方式，一键联查功能大大提高了工作效率。自动组装功能使审计更加便捷，内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅，有效提升了审计效率。借助虚拟档案库房和二维码，实现了电子与实物的匹配，查阅者查询电子档案即可定位实物位置，减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计每年可减少综合成本20万元。
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，实现了自动化归档和财务数据分析。去人工化操作减少了50%的人力成本，提高了工作效率。通过对档案数据的资产化深度分析，满足了内审需求。纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本达5000万元，报销效率提升了300%。
云南菜品牌连锁经营通过合思落地财务数字化，提高了总部和门店业财融合效率80%。记账凭证、收支两端回单、电子发票全量不打印，线下只保留纸质发票及其粘贴单，财务档案利用更加便捷，多维检索能力满足了多场景查询需求，系统内可视化管理档案数据，一目了然。业财融合提升了80%，节省打印、存储等总体成本30万/年，财务提效90%。
金牌橱柜家居科技股份有限公司使用合思档案后，统一存储了凭证、单据、合同、回单等四证，打破了数据孤岛，实现了统一标准和统一管理。业务证据链完整，搭建了会计资料之间的关系，实现了以业务为核心的证据链条，业财一体双向穿透。数据共享，一站式查阅功能以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，查阅便捷高效。银行回单无纸化，海量银行回单自动采集、切割、组装，实现了全面无纸化管理，助力企业降本增效。档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万+/年，档案合规性达到100%。
面对电子凭证数字化转型的趋势和企业财务档案管理的需求，企业应抓住机遇，选择合思档案，实现降本增效、合规经营和低碳运营。合思创立于2014年，是一家为企业单位提供财务数据化产品和服务的科技公司。通过敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖掘更多净利润。基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。
合思是专精特新企业，成立以来累计融资超15亿元人民币。秉承以客户为中心的服务理念，分别在杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更有效的价值。
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