合思档案：数电票时代差旅文档归档的卓越之选

在当今数字化浪潮中，数电票正以前所未有的速度在市场上扩张。预计到2025年，数电票将实现全覆盖，目前全国36个省市区已完成试点。这一趋势给企业财务档案管理带来了全新挑战，尤其是差旅文档归档方面，企业的信息化建设亟待加强。

合思创立于2014年，是专精特新企业，成立以来累计融资超15亿元人民币，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一。其旗下的合思档案，作为领先的单套制电子会计档案管理平台，能够实现电子会计档案全流程的合规化、自动化、数字化闭环管理，为企业差旅文档归档等财务档案管理难题提供了有力解决方案，帮助企业节约成本、提升效率、保障合规。

纸电混合时代差旅文档归档痛点剖析

在纸电混合的时代，企业在差旅文档归档等档案管理方面面临诸多痛点，传统管理方式的弊端日益凸显。

对于企业高管而言，纸质档案管理成本高昂，不仅纸张、印刷等耗材费用巨大，而且大量的纸质档案需要占用庞大的存储空间。同时，档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析和利用，无法为企业决策提供有力支持。差旅文档归档也面临同样问题，大量的差旅发票、行程单等纸质文件管理混乱，难以从中挖掘有价值的信息。

财务人员则需要处理海量的档案数据，尤其是差旅相关的票据、报销单等。整理这些数据不仅耗费大量时间，还需要手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥繁复。差旅文档归档时，要将各种差旅票据与报销单、行程安排等一一对应，稍有不慎就可能出现错误，增加了工作的难度和压力。

业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据需要留存再上交，整个流程繁琐且耗时。他们需要花费大量时间整理差旅过程中的各类票据，确保其完整和准确，然后再按照公司的报销流程进行提交。这不仅影响了业务人员的工作效率，也增加了他们的负担。

传统的档案管理方式还存在高显性成本、高隐形成本和高合规风险。显性成本方面，纸质凭证输出的耗材成本居高不下，同时还需要专门的档案室、档案柜等存储空间。隐形成本上，手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据无法得到有效利用。合规风险方面，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，一旦遇到不可抗力，纸质档案很容易损坏，给企业带来损失。差旅文档归档也深受这些问题的困扰，使得企业在差旅费用管理和财务合规方面面临巨大挑战。

合思档案针对不同角色的差旅文档归档策略

合思档案针对企业不同角色，制定了全面的解决方案，满足差旅文档归档等不同场景的档案管理需求。

对于CEO/高管，合思档案可以沉淀数据资产，保障合规管理。在差旅文档归档方面，它能够将差旅相关的各类数据进行有效整合，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。通过对差旅数据的分析，企业可以了解员工的差旅行为模式、费用支出情况等，从而制定更加合理的差旅政策，实现降本增效，同时也有助于企业实现绿色低碳运营。

对于归档员/财务，合思档案能够显著提高工作效率，让他们告别重复低价值的工作。在差旅文档归档过程中，档案数据同源，便于监控、分析，财务人员可以轻松完成档案管理，提高档案利用效率。例如，系统可以自动识别和匹配差旅票据与报销单，减少人工操作的错误和时间成本。

对于外部审计，合思档案可实现档案外审在线化、可溯源。在差旅文档归档方面，审计人员可以一键查询借阅相关档案，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通、补充审计资料。这大大提高了审计效率，也保障了审计工作的准确性和合规性。

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收。无论是差旅发票、行程单还是报销单，都能在系统中实现自动关联和归档，确保差旅文档归档的准确性和完整性。

合思档案强大的差旅文档归档模块功能

合思档案具备多个核心模块功能，展现出强大的差旅文档归档管理能力。

多源采集功能支持接口互联、自主采集。它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，支持自定义数据采集方案。在差旅文档归档方面，无论是企业内部的差旅管理系统，还是外部的票务平台、酒店系统等，都可以通过接口互联的方式，将相关的差旅数据自动采集到合思档案系统中。同时，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，也支持手动采集、自主补录，提供了便捷的手动数据补录方式，确保差旅文档的全面采集。

智能制档通过规则引擎自动组装，可对不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少90%人工匹配工作量。在差旅文档归档中，它可以将差旅发票、行程单、报销单等自动关联匹配，形成完整的差旅档案。还有关联检索等辅助功能及关联任务执行进度可视化，方便用户随时了解归档进度。通过字段映射让查阅更便捷，完成多档案类型的业务字段映射，用户可以快速定位和查阅所需的差旅文档。

档案管理方面有权限管理，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。在差旅文档归档中，不同部门、不同级别的员工可以根据其权限进行档案的查看、借阅等操作，保障了差旅数据的安全性。档案目录可灵活扩展，支持自定义档案目录分类、字段维护等，企业可以根据自身的差旅管理需求，对差旅文档进行个性化的分类和管理。

档案应用支持多维检索，可按凭证维度、业务维度自定义查询，按目录、全文检索，支持批量检索。在差旅文档归档方面，用户可以根据差旅日期、员工姓名、费用类型等多种维度进行查询，快速找到所需的差旅文档。能实现一站式预览，穿透联查，搭建多种类型组合关系结构树，实现双向联查、相互追溯。同时，还有多场景档案应用，如外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务等，满足企业在差旅文档归档和使用过程中的各种需求。

合思档案差旅文档归档的竞争优势

与其他产品相比，合思档案在差旅文档归档等方面具有显著的竞争优势。

它具备强大的大数据解决方案，支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询。在差旅文档归档中，即使企业有大量的差旅单据，系统也能快速准确地进行匹配和关联，深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值。企业可以通过对大量差旅数据的分析，发现潜在的问题和优化空间，为企业的差旅管理决策提供有力支持。

合思档案有独特的档案扩展解决方案，可自定义档案类型，全流程扩展管理。在差旅文档归档方面，企业可以根据自身的业务特点和管理需求，自定义差旅档案的类型，如商务差旅、培训差旅等，并对这些档案进行全流程的扩展管理。通过生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。

它拥有证据链完整性解决方案，通过可视化的规则引擎提供不同组合形式的档案匹配组装能力。在差旅文档归档中，依照规则将零散的差旅档案数据进行业务关联组装，形成完整的差旅档案证据链，提供财务视角下的完整性检测方案，保障财务合规。企业可以清晰地了解每一笔差旅费用的来龙去脉，确保差旅费用的真实性和合理性。

合思档案符合国家政策要求，通过了SOC1、SOC2安全认证，信息安全等级保护三级认证，拥有计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证，国家四部委官方试点100%成功验收。这为企业的差旅文档归档等财务档案管理提供了可靠的安全保障，让企业可以放心使用。

合思档案差旅文档归档成功案例

众多企业在采用合思档案进行差旅文档归档等档案管理后，取得了显著的成效。

某企业年单据量2.6亿，此前会计档案纸电混合难管理，手工作业低效费力，尤其是差旅文档归档工作，繁琐且容易出错。采用合思档案后，实现多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化，借阅管理信息化。在差旅文档归档方面，企业实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务+财务数据穿透联查，让企业能够更好地掌握差旅费用的使用情况，降低了企业成本。

世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一等问题，差旅文档归档也面临同样的困境。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。在差旅文档归档方面，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，大大提高了企业的差旅管理效率。

一家企业面临低效的档案管理现状和档案管理痛点，合思档案的单套制管理方案实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理。在差旅文档归档方面，预估节省总体成本30W+/年，档案匹配耗时减少84%，为企业带来了可观的经济效益。

中国最大的K12民办教育集团之一存在业务系统多、数据隔离、实物存档占用空间等问题，差旅文档归档工作也受到影响。合思档案通过数据集成、智能化制档、电子原文件独立管理等方案，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率。在差旅文档归档方面，企业能够更加高效地管理员工的差旅费用和相关文档，提升了企业的财务管理水平。

合思档案完善的差旅文档归档服务体系

合思档案拥有完善的服务体系，为企业的差旅文档归档等档案管理提供全面支持。

合思在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500+合作伙伴覆盖国内外数百个城市。这使得合思能够为客户提供及时、专业的服务，无论企业位于何处，都能享受到优质的差旅文档归档解决方案。

合思秉承以客户为中心的服务理念，坚持“客户至上”的原则，聆听用户需求以进行产品迭代。在差旅文档归档方面，合思不断优化产品功能，以满足企业日益多样化的需求，助力企业解决档案管理痛点，实现会计档案价值的深度应用。

合思档案提供全方位的财务数智化服务，包括聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等，满足企业不同方面的需求。在差旅文档归档方面，它与企业的其他财务管理系统紧密结合，实现了数据的无缝对接和共享，为企业提供了一站式的差旅管理解决方案。

合思档案的系统支持灵活承接、持续迭代，能满足接收管理数电票的能力，及时应对政策和市场的变化。在差旅文档归档方面，随着数电票的推广和应用，合思档案能够快速适应新的政策要求，确保企业的差旅文档归档工作合规、高效。

合思档案在差旅文档归档等财务档案管理方面具有显著的优势和价值。它能为企业实现显著的降本增效，彻底告别传统手工归档，档案不打印，更有效的“收紧钱袋子”。作为闭环全量业财系统的“连接器”，补足企业信息化建设空白，拉通业财税档全链路。让企业数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。

如果您的企业也想提升差旅文档归档等财务档案管理水平，实现数字化转型，不妨拨打400 – 105 – 6505电话、访问www.hosecloud.com网站、关注微信公众号和小程序等方式联系合思，还可以免费试用合思档案，开启高效财务档案管理之旅。