在当今纸电混合的时代，企业在会计档案管理方面正面临着重重挑战，尤其是差旅发票处理环节，更是让企业各层级人员困扰不已。
对于企业高管而言，纸质档案管理成本高昂。不仅要花费大量资金在纸张、打印耗材上，还需要专门的空间来储存这些档案，导致办公场地被大量占用。而且，档案数据缺乏有效的汇总整理，难以进行深入分析利用，使得企业无法从这些数据中挖掘出有价值的信息，为决策提供有力支持。
财务人员则被海量的档案数据压得喘不过气来。差旅发票处理涉及大量的整理工作，需要手动逐一匹配、核对确认，过程枯燥繁复，耗费大量时间和精力。每一张发票都需要仔细核对，稍有不慎就可能出现错误，增加了工作的难度和风险。
业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据需要留存再上交，流程繁琐且耗费时间。他们需要小心翼翼地保存好每一张发票，按照公司的要求进行整理和粘贴，然后再提交给财务部门进行审核。这不仅影响了业务人员的工作效率，也给他们带来了不必要的麻烦。
此外，企业还面临着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。纸质凭证输出耗材成本高，档案室、档案柜等存储空间需求大；手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙、数据不能有效利用；电子会计凭证文件无有效管理手段，不可抗力导致纸质档案损坏等，这些问题都严重影响了企业的运营效率和财务安全。
面对这些痛点，合思档案为企业提供了一套全面、高效的解决方案。
合思档案全场景解决方案：解锁档案管理新境界
合思档案拥有领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现了发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。
单套制解决方案为企业带来了诸多便利。它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装，线上一套电子数据管理，使得财务档案证据链完整，能够全面反映企业经营业务。档案数据之间建立了完整勾稽关系，相互可穿透查询，让企业能够轻松获取所需信息。纸质原文件混序归档，随到随归、无需排序及组装，大大提高了工作效率。同时，会计档案不打印、应收尽收，保证了档案数据的完整、真实、合规。
档案扩展解决方案则允许企业自定义档案类型，实现全流程扩展管理。通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，企业可以扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理，满足企业多样化的需求。
证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供了一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力。它能够依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。同时，该方案还创造性地提供了财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。
合思档案核心功能亮点：开启智能档案管理新时代
合思档案具备多项核心功能亮点，彰显了其独特优势和强大能力。
多源采集功能支持接口互联、自主采集。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，还支持多种便捷手动数据补录方式，让数据采集更加灵活高效。
智能制档功能通过规则引擎实现自动组装。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少了90%的人工匹配工作量。此外，它还具备字段映射功能，已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段，如“会计期间”字段，完成多档案类型的业务字段映射，打破业务属性标签，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。
专用格式版式文件功能自主采集结构化字段信息，摆脱了传统文件存储形式，实现了数据与可读文件实时转化，降低了企业档案存储成本。它支持会计凭证资料的版式文件配置，支持自定义企业专用、个性化版式文件。档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件可自定义调配生成，使得档案可扩展性更强，档案更加“灵活”。
大数据解决方案深入到提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高了档案管理效率、释放了档案数据价值。它支撑各类归档格式转化、秒级预览版式文件，具备动态API接口接收、大文件切割识别、异步批次处理等能力，实现了元数据级检索、海量数据秒级查询。同时，它还拥有海量数据支撑加密、防篡改、防泄露、备份、日志记录等安全存储机制，支持档案数据证据链式组装下载、电子文件可选式组合下载、场景化应用合并下载等。
企业使用合思档案收益：降本增效合规发展
企业使用合思档案能够获得显著的收益。
在成本方面，合思档案实现了显著的降本增效，帮助企业更有效地“收紧钱袋子”。它彻底告别了传统手工归档，档案不打印，节约了纸张成本和整理成本。例如，可节约70%的纸张成本、75%的整理成本，大大降低了企业的运营成本。
在效率方面，合思档案实现了电子会计档案管理闭环，成为全量业财系统的“连接器”，补足了信息化建设空白，拉通了业财税档全链路。它让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值。通过多维检索、一站式预览、穿透联查等功能，实现了业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯，告别了数据割裂问题，提高了企业的工作效率和决策水平。
在合规方面，合思档案实现了资源重组，满足国家政策要求，实现合规管理。前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，保障了财务档案利用效率，挖掘了财务档案数据价值。
合思档案不同场景应用：广泛适用满足多样需求
合思档案在不同场景下都有着出色的应用表现。
在企业日常运营场景中，它支持企业各类内部产生的记账凭证、报销单据、审批单据、会计账薄、会计报表、销售订单等，以及外部系统如核算系统、费控系统、资金系统等产生的会计资料的管理。无论是差旅发票处理还是其他业务环节的档案管理，合思档案都能提供全面的支持。
在审计场景中，审计人员可通过合思档案系统进行证据方案库查询、凭证抽凭查询、穿行调阅等操作，实现审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源。财务人员无需与审计重复沟通，补充审计资料，大大提高了审计效率。
在档案借阅场景中，借阅人可在线查看档案，支持下载；管理员可实现借阅过程透明化，一键到期催还。这使得档案借阅更加便捷、高效，提高了档案的利用率。
在集团型企业场景中，合思档案可助力共享中心统建，实现档案管理标准化落地。它统一原始凭证附件要求，使会计档案管理制度标准化、制度化，实现了财务档案的安全存储，满足国家相关政策及试点单位要求，保护了电子会计凭证的原生性，同时满足企业审计对于电子原件的要求，响应“双碳”指标，实现了财务档案管理无纸化，档案应用数字化。
客户成功案例见证价值，免费试用开启高效之旅
众多客户的成功案例见证了合思档案的实际应用效果和价值。
海亮教育在使用合思档案后，所服务的单位由15家增长到298家，作业人员从16人增长到25人，共享单位数量增加18.9倍，作业人员仅增加9人，凭证自动化率达到91.6%。这充分体现了合思档案在提高工作效率、降低人力成本方面的显著优势。
徐福记多地连锁门店，70 + 分公司，年数据量2.6亿，合思档案上线后全集团无纸化，在线匹配组装，异地线上调阅，管理效率大大提升。
中交水规院单套制有效支撑了无纸化政策的落地，切实减少了打印存储的成本，系统上线后档案整理耗时、存储空间和耗材的成本均有显著减少，审计人员对电子会计档案系统所带来的便利性和安全性给予了肯定。
如果您也想解决差旅发票处理等会计档案管理难题，实现降本增效、合规经营和低碳运营，不妨选择合思档案。您可以拨打联系电话400 – 105 – 6505，访问网站www.hosecloud.com ，扫码关注微信公众号和小程序，开启高效的财务数智化管理之旅，还可以免费试用合思档案，亲身体验其强大功能和卓越价值。
