在当今数字化浪潮席卷的时代，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。2025年数电票将实现全覆盖，这意味着企业必须直面新的考验，财务档案管理的信息化建设已刻不容缓。数电票需要经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”，以适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
在纸电混合的时代背景下，企业不同角色面临着各自的痛点。企业高管头疼于纸质档案管理成本高昂，不仅花费巨大，而且储存占地严重，同时档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析和利用。财务人员则被海量的档案数据所困扰，整理工作耗费大量时间，需要手动逐一匹配、核对确认，过程枯燥繁复。业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据需要留存再上交，流程繁琐，耗费大量时间。此外，纸质凭证输出的耗材成本高，档案室、档案柜等存储空间需求大；手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据无法有效利用；电子会计凭证文件也缺乏有效的管理手段，还可能因不可抗力导致纸质档案损坏。这些痛点严重影响了企业员工费用归档的效率和质量。
合思方案破难题
面对上述种种痛点，合思档案挺身而出，提出了领先的解决方案。合思档案提供单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，应收尽收。
对于CEO/高管而言，合思档案可以沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，实现降本增效。对于归档员/财务人员来说，能够提高工作效率，告别重复低价值工作，档案数据同源，便于监控和分析。对于外部审计，可实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收。这一系列的优势，为员工费用归档提供了有力的支持。
功能概览显实力
合思档案的功能模块丰富多样，涵盖发票（大数据解决方案）、单据（档案扩展解决方案）、凭证（费控系统）、账簿（税务系统）、报表（QA系统）、电子档案（资金系统）、纸质档案（影像系统）、自定义档案（业务系统）、实物备查解决方案（更多系统）、数电票解决方案（共享调阅解决方案）。
在数据采集方面，合思档案支持多源采集，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，也支持手动采集，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式。
其智能制档功能更是一大亮点。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接，极大地提升了员工费用归档的准确性和效率。
核心亮点展优势
合思档案具有诸多核心亮点。首先是便捷调阅不打印，混序归集免组装。它打破物理空间限制，用户可以在线自由调阅。预置规则引擎自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链。通过关键词检索，能够快速定位相关档案，提升检索效率、降低查询难度，让员工费用归档后的查询变得轻松简单。
其次，合思档案实现“四性检测+业务检测”。按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，为员工费用归档的质量提供了坚实保障。
再者，它具有强大的大数据处理能力，支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值，让员工费用归档在大数据时代更加高效。
价值体现促发展
合思档案的产品价值显著。它能够实现显著的降本增效，帮助企业更有效地“收紧钱袋子”。彻底告别传统手工归档，档案不打印，可节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，确保管理合规性，为员工费用归档节省了大量的人力和物力成本。
电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路，使得员工费用归档与企业的整体财务流程更加紧密地结合在一起。
它还能让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值。资源重组，实现企业效益最大化，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，让员工费用归档的数据发挥出更大的作用。
典型场景显身手
合思档案在多个典型场景中都能大显身手。财务人员可以进行多维查询、导入式查询、一站式预览、穿透查询，方便快捷地处理员工费用归档相关事务。业务人员可进行授权检索、授权借阅，满足日常工作中的查询需求。审计人员可使用证据方案库、进行凭证抽凭查询、穿行调阅，为审计工作提供有力支持。管理人员可查看统计报表、图表展示，及时掌握员工费用归档的情况。
此外，合思档案支持外部系统调阅，支持第三方业财系统直接查看档案信息，支持为第三方系统提供档案影像调阅接口，直接调阅预览组装好的档案及相关文件。还可进行可视化盘点档案数据，实现档案数据资产化；提供档案借阅服务，借阅人可在线查看，支持下载，管理员可使借阅过程透明化，一键到期催还，为员工费用归档的全流程管理提供了全方位的支持。
成功案例证成效
合思档案的成效在实际案例中得到了充分验证。某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。采用合思档案解决方案后，多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。如以某月入库数据为例，数据加载30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数350亿次，单据与单据关联次数800亿次，员工费用归档的效率得到了极大提升。
某集团型企业档案管理流程复杂、凭证附件标准/会计档案管理制度不统一等问题。采用合思档案单套制管理方案后，实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年，员工费用归档的规范性和高效性得到了显著改善。
市场定位铸差异
合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000+企业客户，获得福布斯中国科技50强等荣誉，通过SOC1、SOC2安全认证，信息安全等级保护三级认证。
合思自主研发工具包，具有更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能更好地适应数电票管理要求的特殊性。提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录，在员工费用归档的管理上具有独特的差异化优势。
合思档案凭借其强大的功能、显著的价值和成功的实践案例，成为企业解决“纸+电”档案原生态存储形态下档案管理痛点的得力助手。它助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用，为员工费用归档提供了全方位、高效率的解决方案。
未来，随着数字化进程的加速，合思档案将不断迭代升级，为企业提供更优质、更高效的财务档案管理服务。如果您也想让企业员工费用归档更加高效、合规、智能，不妨拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解合思档案，还可免费试用，开启企业财务档案管理的新篇章。
