档案归档最佳实践：合思档案引领财务数智化转型

在当今数字化浪潮汹涌的时代，电子凭证数字化转型已然成为财务数智化的必行之路。自2024年11月1日铁路旅客运输领域、12月1日民航旅客运输服务领域推广使用全面数字化的电子发票以来，我国电子凭证改革驶入了快车道，电子凭证全流程无纸化时代正式拉开帷幕。然而，企业在实际操作中，电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难等问题却如跗骨之蛆，亟待解决。

传统纸质档案管理更是让企业苦不堪言。好想你健康食品股份有限公司在财务归档时，财务人员如同置身于数据的迷宫，需花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，而且即便如此，档案遗失的情况仍时有发生。高新兴科技集团在查询相关发票、收付款凭据及其他附件时，犹如大海捞针，耗费大量人力却往往收效甚微。同时，大量纸质档案管理对空间和人力的要求极高，成本居高不下。像COMMUNE幻师，每年仅档案耗材、打印、存储成本就高达53323元。并且，纸质档案管理办法难以保证电子原文件长期保存，数据安全也无法得到有效保障，远远无法满足企业的管理要求。

面对这些难题，合思推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案，为企业带来了档案归档最佳实践的解决方案。

全链打通：合思档案破解企业管理困局

合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供全方位财务数智化服务。它通过开放式接口互联·自主采集，能够实现大文件自动切割、数电票自动化解析，就像一位高效的分拣员，快速准确地处理各类数据。在智能关联·自动组装环节，进行四性检测、业务检测、自定义版式文件，确保档案的准确性和规范性。精准权限管控·档案目录灵活扩展，水印管理，档号符合国标要求，为档案安全保驾护航。多维检索·一站式预览，支持在线借阅、异构系统联查，实物混序归档、可视化盘点档案数据，让档案管理变得轻松便捷。

合思档案的解决方案涵盖多个方面。自动归档功能根据预设规则对收集到的数据进行分类和处理，确保信息的有序性和可追溯性，如同给每一份档案都贴上了精准的标签。它还提供在线平台让员工可以方便地提交申请并进行审批流程，大大提高了工作效率。集成财务管理功能，支持企业的日常运营和管理活动，实现了财务与业务的无缝对接。同时，对原有的纸质档案进行数字化处理，以便于保存和使用，解决了纸质档案的诸多弊端。合思档案可实现电子凭证的采集、验签、解析、校验，自动填报、自动入账，封装入账结构化信息，自动归档；文件传输涵盖外部凭证、内部凭证、发票管理、智能填报、业务报表、财务核算等；支持邮件短信对公、对私、付款单等业务；实现系统直联，回单位签、解折XBRL、财务报告等，并同步原始凭证信息至档案服务，为企业提供了一站式的档案管理解决方案，是档案归档最佳实践的典范。

亮点闪耀：合思档案优势尽显

合思档案具有便捷调阅不打印，混序归集免组装的特点，实现了电子会计档案全生命周期管理。其智能采集涵盖外部生态如OCR识别、RPA技术等，内部系统如EAI插件、API接口等，如同一个强大的信息收集器，广泛收集各类档案数据。预归档服务集成了服务、规则引擎、元数据服务等，为档案的准确归档做好前期准备。基础管理包括档案存储、检索、借阅、销毁等，确保档案管理的每一个环节都严谨有序。档案服务则提供辅助审计、项目管理、统计分析等功能，为企业的决策提供有力支持。

档案数据同源，透明流转，便于监控、分析，自动化归档告别了重复性工作，让档案利用变得便捷高效。合思档案可打破不同系统之间的数据壁垒，实现跨系统调阅、在线借阅等功能。高新兴科技集团通过合思档案打破了需要同个系统上下联查、切换模块，切换多个系统的壁垒，一键查询多系统凭证相关的数据及影像信息，真正实现了档案的高效利用，是档案归档最佳实践的生动体现。合思档案支持多维检索条件，快速定位所需档案，通过档案关系，凭证、发票、回单、业务单据等实现组合式穿透预览。中文传媒可通过多维检索条件快速定位所需档案，并实现组合式穿透预览，大大提高了档案查询的效率。

效益凸显：使用合思档案收益丰厚

在成本节约方面，不同企业通过使用合思档案都实现了显著的成本降低。好想你健康食品股份有限公司预计减少综合成本20万元/年，COMMUNE幻师年节约成本5000万元，云南菜品牌连锁经营节省打印、存储等总体成本30万/年。这些实实在在的成本节约，让企业在激烈的市场竞争中更具优势，是档案归档最佳实践带来的直接经济效益。

在效率提升方面，企业的各项工作效率得到大幅提高。金牌橱柜家居科技股份有限公司档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%；海亮教育科技服务集团档案整理匹配效率提升90%；高新兴科技集团归档效率提升90%。工作效率的提升，意味着企业能够更快地响应市场变化，抓住发展机遇，是档案归档最佳实践在提升企业运营效率方面的有力证明。

在合规性保障方面，合思档案可确保档案管理符合法规要求。中文传媒通过对接标准工具包，实现OFD文件与XBRL工具包原生存储，通过四性检验与业务校验保证档案原生存储安全合规。合规经营是企业长远发展的基石，合思档案为企业的合规发展提供了坚实保障，是档案归档最佳实践在合规方面的重要体现。

在业财融合方面，企业的业财融合程度得到提升。云南菜品牌连锁经营使用合思档案后，业财融合达成80%；帆书合思档案助力其实现业财一体化&无纸化目标，提升数字化建设水平。业财融合能够让企业更好地协调业务和财务，实现资源的优化配置，是档案归档最佳实践在促进企业管理升级方面的重要成果。

场景多元：合思档案适用性广泛

在食品行业，好想你健康食品股份有限公司面临归档难、查找慢、成本高、不合规等问题。合思档案为其提供了打破壁垒、数据同源，自动组装、审计便捷，实物高效管理等解决方案，让企业的档案管理焕然一新，是档案归档最佳实践在食品行业的成功应用。

在餐饮行业，COMMUNE幻师存在成本高、效率低、合规难等痛点。合思档案帮助其实现无纸化管理、去人工化、资产化，取得了纸张使用量减少88%、存储空间节省79%等收益，为餐饮行业的档案管理提供了优秀范例，是档案归档最佳实践在餐饮行业的生动诠释。

在教育培训行业，海亮教育科技服务集团面临数据乱、存储贵、效率慢、利用难等问题。合思档案通过档案数据来源管理、会计类档案管理范围界定、自动归档、自助OA、金蝶EAS集成、实物档案数字化处理等解决方案，提升了档案整理匹配效率，减少了存储空间和成本，为教育培训行业的档案管理提供了有效途径，是档案归档最佳实践在教育培训行业的具体体现。

在软件与信息技术服务行业，高新兴科技集团存在档案管理成本高、存在隐患、利用效率低等问题。合思档案通过低开发成本对接各类异构系统、自动制档释放财务人员精力、实现档案全场景数字化利用等解决方案，提升了归档效率，节约了成本，为软件与信息技术服务行业的档案管理带来了新的思路，是档案归档最佳实践在该行业的成功实践。

案例见证：合思档案实力尽显

金牌橱柜家居科技股份有限公司通过合思档案实现了统一存储，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等四证；搭建业务证据链完整，实现以业务为核心的证据链条，业财一体双向穿透；数据共享，一站式查阅，以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树；银行回单无纸化，海量银行回单自动采集、切割、组装，实现全面无纸化管理，预估节省总体成本30万 +/年。这一系列成果充分展示了合思档案在企业档案管理中的强大实力，是档案归档最佳实践的有力见证。

帆书通过合思档案实现全量财务档案数字化存储，电子&实物档案高度关联，线上化管理发票、单据、凭证、账簿、报表、自定义档案等各类数据，财务结账效率提高50%，总节约成本500万/年。高效的财务管理和显著的成本节约，让帆书在市场竞争中更具优势，体现了合思档案的卓越价值，是档案归档最佳实践的成功典范。

中文传媒通过合思档案实现电子凭证采集、验签、解析、校验，自动填报、自动入账，封装入账结构化信息，自动归档等功能，财务档案归档效率提升72%，员工报销效率提升90%，年节约打印、耗材等成本20万/年。这些数据直观地反映了合思档案对企业财务管理的积极影响，是档案归档最佳实践的生动体现。

杭州西湖城市建设投资集团通过合思档案实现电子会计凭证开具端和接收端的管理，以及电子凭征业务应用环节的处理，档案整理匹配效率提升72%，存储空间减少41%，报销效率提升300%，单据打印纸张减少10万张/年。合思档案为企业带来了高效、环保的档案管理体验，是档案归档最佳实践在城市建设投资领域的成功应用。

电子凭证全流程无纸化是财务数智化必行之路，合思档案具有领先的功能和丰富的实践经验，能帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。合思作为专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币，秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思。

如果您的企业也想抓住电子凭证数字化转型机遇，实现档案归档最佳实践，不妨选择合思档案。现在点击[具体链接]即可免费试用合思档案，开启财务数智化新征程，让有限更有效。联系电话400 – 105 – 6505，网址www.hosecloud.com，扫描二维码可了解合思档案和更多案例。