合思档案：助力企业智能化转型，开启档案管理新时代

在当今企业智能化转型的浪潮中，档案管理却成了众多企业前行的绊脚石。纸电混合时代下，企业面临着重重困境。企业高管为纸质档案的高额管理成本、巨大占地面积以及难以分析利用的档案数据而忧心忡忡；财务人员每日深陷大量档案数据的整理工作，手动匹配核对不仅耗时耗力，还枯燥乏味；业务人员更是被繁琐的报销流程所困扰，留存并上交纸质票据成了他们日常工作中的一大负担。

企业的档案管理还伴随着高显性成本、高隐形成本和高合规风险。纸质凭证输出的耗材成本居高不下，档案室和档案柜的存储空间需求不断增大；手工装册归档的重复性工作，让员工疲惫不堪，而查询调阅条件的粗糙使得数据无法得到有效利用；电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，纸质档案又容易因不可抗力而损坏。随着数电票的快速扩张，企业财务档案管理更是面临着新的挑战，数电票需要经过验签、解析并以 XML 格式存档，XBRL 文件也要求写入财务入账信息，这都迫切需要专业的电子会计档案管理平台。此外，企业在数字化转型过程中，虽然解决了线上业务处理的问题，但在归档、储存环节仍存在纸质文件储存和数据存储线下载体的问题，无法保证档案原生性和财务档案管理合规。

在这样的背景下，合思档案解决方案应运而生，为企业智能化转型提供了有力支持。

一站式解决：合思档案整体方案全景

合思档案为企业提供了领先的单套制解决方案和六大场景解决方案，全方位满足企业不同的档案管理需求。其领先的单套制电子会计档案管理平台具有便捷调阅不打印、混序归集免组装的显著特点。该平台涵盖了电子档案，如发票、单据、凭证、账簿、报表等，以及纸质档案的自定义档案和实物备查解决方案。

六大场景解决方案更是各有千秋。大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，能够实现海量数据的秒级查询；档案扩展解决方案拥有可灵活扩展的业务模型，能够通过多途径自动化归集各类介质档案；费控系统与税务系统、OA 系统、资金系统等紧密关联；业务系统提供共享调阅解决方案和证据链完整性解决方案；数电票解决方案实现了 9 类电子凭证的采集、验签、解析、封装、归档的端到端处理；实物备查解决方案则让实物档案免组装，实现全流程管理，可在线上快速定位并关联线下实物。单套制解决方案的业务及管理流程包括实物流转和电轨运行，线上一套电子数据管理，确保财务档案证据链完整，档案数据可穿透查询，纸质原文件混序归档，真正实现会计档案不打印、应收尽收。

功能亮点：合思档案的核心竞争力

合思档案在多源采集、智能制档、档案管理和档案应用等方面展现出了强大的优势，为企业智能化转型提供了坚实的技术支撑。

在多源采集方面，基于跨系统数据集成要求，合思档案提供自动生成式 Open API 实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，同时支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，还支持多种便捷手动数据补录方式，如单张 PDF 大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置 Excel 导入模板实现结构化数据批量导入。

智能制档方面，合思档案通过规则引擎实现会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，减少了 90%的人工匹配工作量。同时，还具备关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。采用“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，保障了归档数据的真实、完整、安全、可用。

档案管理方面，权限管理精准管控，支持自定义创建用户管理角色、隔离各核算账套数据权限、按照职能角色配置功能和操作权限以及水印权限管理。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类、档案字段自定义维护等。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间。

档案应用方面，多维检索满足多场景查询需求，支持按凭证维度、业务维度自定义查询，按目录、全文检索，批量检索。一站式预览，穿透联查，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。多场景档案应用包括外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务等。档案移交、鉴定、销毁全流程线上化管控，线下实物管理实现电子与实物档案高度关联。

收益显著：合思档案带来的价值提升

使用合思档案能为企业带来显著的收益，推动企业智能化转型迈向新的高度。

显著的降本增效是合思档案的一大亮点。企业可以彻底告别传统手工归档，档案不打印，可节约纸张成本 70%、整理成本 75%，提升检索效率 90%，更有效地“收紧钱袋子”。电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路。

合思档案让数据“活起来”，从数据到决策，真正实现了档案数据的价值。企业可以通过档案数据进行进销项统计、资金统计、成本分析等，为企业的决策提供有力支持。资源重组，实现企业效益最大化，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，助力企业实现业财融合。

典型场景：不同角色的智慧之选

在企业智能化转型的过程中，合思档案在不同企业角色的使用中都发挥了重要作用。

对于 CEO/高管来说，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。通过数字化手段，节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。

归档员/财务人员使用合思档案后，工作效率大幅提高，告别了重复低价值的工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，让他们能够轻松完成档案管理，提高档案利用效率。

对于外部审计人员而言，合思档案实现了审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通补充审计资料，大大提高了审计工作的效率。

成功案例：合思档案的实践验证

众多企业的成功案例充分证明了合思档案在企业智能化转型中的卓越成效。

某企业年单据量高达 2.6 亿，此前面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。采用合思档案解决方案后，实现了多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化、借阅管理信息化。业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，管理自动化，企业成本降低，流程精简，财务人员增效，装订简化，节约了企业显性成本。以某月入库数据为例，数据加载仅需 30s，关联匹配 15min，凭证与单据关联次数达 350 亿次，单据与单据关联次数达 800 亿次。

世界上最大的重型装备制造商之一，存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案单套制管理方案实现了标准化落地，包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地。管理成效显著，实现了档案共享，统一了原始凭证附件要求，会计档案管理制度标准化、制度化，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，整理匹配效率提升 80%，存储空间成本减少 300 册/年，释放 1/3，纸张打印成本减少 100 万张纸/年。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主存在诸多问题、电子发票和电子银行回单存档不合规范等。合思档案单套制管理方案包括数据集成方案、业务检测方案、跨系统调阅方案。管理成效包括统一储存，打破数据孤岛；业务证据链完整，实现业财一体双向穿透；数据共享，一站式查阅便捷高效；全生命周期管理，降低财务管控风险。成本效益对比显示，装订匹配耗时预估从 66 天/年降至 10 天/年，利用耗时预估从 30 天/年降至 6 天/年，打印成本预估从 180000 元/年降至 30000 元/年，空间成本预估从 143773 元/年（每年递增）降至 22835 元/年，预估节省总体成本 30W +/年，合规性管理 100%，档案匹配耗时减少 84%，档案查询耗时减少 80%。

中国最大的 K12 民办教育集团之一，在采集、存储、整理、利用等环节存在低效的档案管理现状。合思档案单套制管理方案包括数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理。管理成效是以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

在当前经济环境下，电子会计档案已是企业智能化转型过程中数字化建设的必然选择。合思档案已服务众多事业单位及院校、央企、行业领军企业和国家试点企业，获得了客户的高度认可。有客户表示，合思档案上线后全集团无纸化，在线匹配组装，异地线上调阅，管理效率大大提升。

如果您也想解决档案管理难题，提升企业档案管理效率，不妨选择合思档案。您可以通过以下方式进一步了解：我们的服务地点涵盖北京、上海、杭州等多地；联系电话是 400 – 105 – 6505；也可以访问我们的网站 www.hosecloud.com；还能通过微信公众号二维码和微信小程序二维码获取更多信息。现在就点击免费试用，开启企业档案管理的智能化转型之旅吧！