在数字化浪潮的席卷之下，电子凭证数字化转型已然成为时代发展的必然趋势。自2024年11月1日起，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这些重大举措清晰地表明，我国电子凭证改革正驶入快车道。如今，电子凭证开具端已基本实现数字化适配，长期困扰企业的电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难等“最后一公里”问题即将得到全面解决，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
然而，传统纸质档案管理模式却犹如一座大山，给企业的财务档案管理带来了诸多痛点。以好想你健康食品股份有限公司为例，在财务归档过程中，财务人员需要花费大量时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性，即便如此，档案遗失的情况仍难以避免。而且，纸质档案受时间和空间的限制极大，查找一份档案往往需要耗费大量时间，根本无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。又如COMMUNE幻师，面临着档案耗材、打印、存储成本高的问题，门店报销周期长达2个月，对于电子会计凭证文件更是缺乏有效的管理手段。再看云南菜品牌连锁经营企业，不仅纸质档案打印成本高，多地直营门店大量的收款回单和财务凭证都需要打印后归档；而且档案存储成本也居高不下，档案存储耗费大量的档案盒、档案柜等资源，电子源文件无法得到有效保存，还存在丢失、损毁等风险。在这样的背景下，企业迫切需要一种高效、智能的解决方案来解决这些难题，实现财务档案管理的数字化转型。
合思档案：破局财务档案管理难题
合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，敏锐地洞察到了企业的痛点，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。
合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位的财务数智化服务。它就像一把万能钥匙，能够实现电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，彻底解决传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境。同时，合思档案还能有效降低单位运行成本及资源消耗，帮助企业实现数字化和绿色化协同转型，为企业的可持续发展奠定坚实基础。
核心功能亮点：智能管理档案全生命周期
合思档案具有众多令人瞩目的核心功能亮点，真正实现了电子会计档案全生命周期管理，涵盖采集、制、管、用四个关键环节。
在智能采集方面，合思档案拥有强大的功能。它整合了外部生态，如OCR识别、RPA技术等，还接入了内部系统，如EAI插件、API接口等。同时，它支持开放式接口互联，企业可以自主采集所需数据。对于大文件，合思档案能够自动切割，对数电票实现自动化解析，确保数据采集的高效、准确。
档案制档环节，合思档案做到了智能关联、自动组装。它能够进行四性检测、业务检测，并生成自定义版式文件，保证档案的规范性和准确性。
在档案利用方面，合思档案更是表现出色。它支持多维检索和一站式预览，用户可以通过多种方式快速找到所需档案。同时，它还支持在线借阅和异构系统联查，方便用户在不同系统之间获取相关信息。此外，合思档案实现了实物混序归档和可视化盘点档案数据，让档案管理更加直观、便捷。
显著收益：降本增效提升企业竞争力
使用合思档案能为企业带来显著的收益。首先，自动化归档让企业告别了重复性工作，档案利用变得便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于企业进行监控和分析，为企业的决策提供有力支持。
以一家年有20万凭证、40万回单、拥有30平方米档案室的北京大型制造业企业为例，使用合思档案后，年节约打印成本可达30万元，年节约存储成本675元，年节约档案室成本14235元，年节约人力成本24000元，年总节约成本高达338910元。
好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少了90%的人工耗时，总部接收管理耗时减少80%，借阅管理耗时减少67%，预计每年可减少综合成本20万元。COMMUNE幻师使用合思档案后，纸张使用量减少88%，存储空间节省79%，年节约成本5000万元，报销效率提升300%。这些实际案例充分证明了合思档案在降本增效方面的强大能力。
典型场景：多领域应用彰显价值
合思档案在多个典型场景中都有着出色的应用，让企业的财务档案管理更加智能化、高效化。
在电子凭证接收环节，企业OA可通过电子邮件接收、原文附件存档，也可通过接口直联、原文/文件上传等方式接收电子凭证。例如杭州西湖城市建设投资集团，就采用了多种电子凭证接收方式，确保了电子凭证接收的高效性和准确性。
在报销场景中，合思档案大显身手。它可以实现发票自动价格分离、审批审批，财务预算统计可直接支付、费用类型映射，自动生成凭证并回写入账信息，大大提高了报销效率。云南菜品牌连锁经营企业员工反馈，使用合思档案后，“报销再也不需要打印任何单据，告别复杂，报销不再费神，无纸化为业务发展带来了极大的便捷”。
在审计场景下，合思档案支持灵活的账户权限配置，审计人员可通过专用的账号下载所需要的电子源文件，实现智能合规审计，确保审计工作的高效、合规。如高新兴科技集团通过合思档案实现了会计档案无纸化管理，档案利用更加便捷，支持跨系统调阅、在线借阅等功能，高效服务于企业内审。
在档案存储场景，合思档案可以实现电子与实物匹配。借助虚拟档案库房和二维码，查阅者查询电子档案即可定位实物位置。好想你健康食品股份有限公司借助该功能实现了实物的高效管理，提高了档案存储和查询的效率。
客户成功案例：实力见证卓越
众多客户的成功案例充分证明了合思档案的卓越性能和强大价值。
金牌橱柜家居科技股份有限公司通过合思档案统一存储，打破了数据孤岛。它整合了凭证、单据、合同、回单等四证，实现了统一储存、统一标准、统一管理。业务证据链完整，实现了以业务为核心的证据链条，业财一体双向穿透。数据共享，一站式查阅，银行回单无纸化，海量银行回单自动采集、切割、组装，实现了全面无纸化管理，助力企业降本增效。方案实施后，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，预估节省总体成本30万 +/年，档案合规性达100%。
帆书使用合思档案实现了全量财务档案数字化存储，电子与实物档案高度关联，线上化管理发票、单据、凭证、账簿、报表、自定义档案等各类数据。仓储需求减少70%，纸张、档案盒、箱子节约近90%，总节约成本500万/年，结账时间从T + 15缩短至T + 5，装订人力成本缩减到1名实习生，财务结账效率提高50%，实现了业财一体化和无纸化目标，提升了企业的数字化建设水平。
海亮教育科技服务集团通过合思档案实现了档案数据来源多样化，包括电子档案和实物档案数字化副本。明确了会计类档案管理范围，实现了自动归档，根据预设规则对收集到的数据进行分类和处理。提供自助OA和集成金蝶EAS等功能。方案实施后，档案整理匹配效率提升90%，存储空间减少72%，每年纸张打印成本节约3万元，财务人力减少3人。
中文传媒通过合思档案的电子凭证采集、验签、解析、校验，自动填报、自动入账，封装入账结构化信息，自动归档等功能，实现了财务档案归档效率提升72%，员工报销效率提升90%，年节约打印、耗材等成本20万/年，还实现了数据联合穿透、数字化审计、数字化转型和低碳可持续发展。
在当前经济环境下，企业面临着日益激烈的市场竞争，实现财务数智化转型是提升企业竞争力的关键。合思作为专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效益。
如果您也想让企业的财务档案管理更加智能、高效，实现智能合规审计，不妨选择合思档案。现在就可以免费试用合思档案，开启财务数智化转型之旅，提升企业的核心竞争力。联系电话：400 – 105 – 6505；网址：www.hosecloud.com。
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