在数字化浪潮席卷的当下，财务领域正经历着深刻变革。随着2025年数电票全覆盖目标的临近，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。数电票要求以XML格式存档，还需经过验签、解析，XBRL文件更是要求写入财务入账信息。这一系列变化，使得企业急需专业的“电子会计档案管理平台”，以适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
在纸电混合时代，企业各层级人员在报销单据归档等财务档案管理工作中面临着诸多难题。企业高管面对的是纸质档案管理成本高昂、储存占地大，且档案数据难以有效分析利用的困境。财务人员则被海量的档案数据和繁琐的整理工作所困扰，手动逐一匹配核对不仅耗费大量时间，还容易出错。业务人员在报销纸质票据时，也不得不面对繁琐的流程。
从成本角度来看，纸质凭证输出的耗材成本居高不下，同时还需要大量的档案室、档案柜等存储空间。而手工装册归档不仅重复性工作量大，查询调阅的条件颗粒度也十分粗糙，导致数据无法得到有效利用。更为严重的是，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，一旦遭遇不可抗力，纸质档案还可能面临损坏的风险。
尽管国家政策大力支持电子会计档案管理，明确电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，但企业在推行数字化的过程中，在归档、储存环节仍然未能解决纸质文件储存及数据存储线下载体的问题。只有保证档案的原生性，才能确保企业财务档案管理的合规性，最终实现企业的全面数字化。在这样的背景下，合思档案应运而生，为企业解决报销单据归档等财务档案管理难题提供了有力的支持。
多元角色解决方案 全面应对管理难题
合思档案为不同角色提供了针对性的解决方案，展现出其全面性和专业性。
对于CEO/高管而言，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理。在报销单据归档等财务档案管理过程中，它可以提升企业财务档案的利用效率，深入挖掘财务档案数据的价值，助力企业决策实现数智化。通过降低成本、提高效率，还能推动企业实现绿色低碳运营，为企业的长远发展奠定坚实基础。
归档员/财务人员在使用合思档案后，工作效率将得到显著提升。告别了重复的低价值工作，档案数据实现同源，全流程透明流转，便于监控和分析。在报销单据归档工作中，能够轻松完成档案管理，提高档案利用效率，让财务人员从繁琐的事务中解脱出来，专注于更有价值的工作。
对于外部审计工作，合思档案实现了档案外审的在线化和可溯源。审计人员可以一键查询借阅档案，权限也能一键下放/回收。这使得财务人员无需与审计人员进行重复沟通，补充审计资料也变得更加便捷高效，大大提高了审计工作的效率和质量。
合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，广泛连接业财系统。在报销单据归档过程中，它能够实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，满足企业不同场景下的档案管理需求，为企业提供全方位的档案管理服务。
核心功能优势 引领档案管理创新
合思档案具备一系列强大的核心功能和显著优势，充分展现了其专业性和创新性。
智能采集功能是合思档案的一大亮点。外部生态通过规则引擎、业务映射等方式实现数据采集，内部则通过EAI插件、API接口等多种途径进行采集。它支持多格式数据采集，还可以手动采集补录。例如，单张PDF大文件中的多张回单/发票能够自动切割，自定义配置Excel导入模板可以实现结构化数据的批量导入。在报销单据归档时，这些功能可以快速、准确地采集各类单据数据，为后续的档案管理工作提供坚实的基础。
智能制档方面，规则引擎可实现会计档案关联规则的可视化配置。不同核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。同时，它还具备辅助人工整理功能，关联任务执行进度可视化。字段映射功能让已组装的档案数据通过业务字段完成多档案类型映射，查询更加便捷。在报销单据归档过程中，这些功能可以大大提高制档的效率和准确性，确保档案数据的有序管理。
专用格式版式文件可自主采集结构化字段信息，摆脱了传统文件存储形式的束缚。它实现了数据与可读文件的实时转化，降低了存储成本。同时，支持自定义企业专用、个性化版式文件，使得档案的可扩展性更强。在报销单据归档时，这种专用格式版式文件可以更好地满足企业的个性化需求，提高档案管理的灵活性。
“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案是合思档案的又一重要优势。它围绕财务数据文件及业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性检测，业务检测基于企业不同业务场景提供灵活检测，保障业务数据的完整性。四性检测满足国家档案局相关要求，确保了档案数据的合规性和可靠性。在报销单据归档过程中，这一检测方案可以有效防范风险，保障档案数据的质量。
多场景应用案例 彰显实用显著成效
合思档案在不同企业的报销单据归档等财务档案管理场景中都有着出色的应用表现，取得了显著的成效。
某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据、自动匹配组装档案、实现档案管理电子化等解决方案，取得了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的显著成效。在报销单据归档方面，实现了业务与财务数据的穿透联查，提高了管理的自动化水平，降低了企业成本，提升了整体运营效率。
某集团型企业档案管理流程复杂，凭证附件标准和管理制度不统一，回单整理费时费力，实物档案异地管理难整合。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地，实现了标准化落地。在报销单据归档过程中，力保电子会计档案合规，实现了低碳环保，提升了整理匹配效率，减少了存储空间和纸张打印成本。
某企业档案管理低效，会计档案散落各系统，存在检索依赖多端系统、纸质档案管理问题多、电子发票和回单存档不合规范等痛点。合思档案的数据集成方案广泛连接、标准统一，业务检测方案精细化核查，跨系统调阅方案实现完整业务链条档案数据调阅。在报销单据归档工作中，取得了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理的成效，还节省了大量成本。
某民办教育集团档案管理在采集、存储、整理、利用环节都存在问题。合思档案的数据集成方案实现应收尽收、统一标准，智能化制档方案搭建全业务版式文件自动生成及归档，电子原文件独立管理完成电子票据合规存档。在报销单据归档过程中，形成了多向、网状管理结构，简化了流程，提高了效率，实现了多维穿透查询。
无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案凭借其全面的解决方案、强大的核心功能和丰富的应用案例，能够助力企业实现这一目标。
合思档案已经服务了众多事业单位及院校、央企、行业领军企业、国家试点企业等，获得了客户的高度认可。例如，徐福记称合思档案上线后全集团实现无纸化，管理效率大大提升。
合思在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和小程序获取更多信息。如果您的企业也在为报销单据归档等财务档案管理难题而烦恼，不妨选择合思档案，开启免费试用，让您的企业轻松实现数字化转型。
