解锁档案管理最佳实践，合思档案助力企业数字化转型

在当今数字化浪潮中，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。随着2025年数电票全覆盖目标的推进，企业财务档案管理的信息化建设显得尤为迫切。在纸电混合时代，企业各层级人员都被档案管理问题所困扰。

企业高管面对的是纸质档案管理成本居高不下的难题。纸质档案不仅需要大量的存储空间，而且档案数据缺乏有效的汇总整理，难以进行深入的分析利用。对于财务人员来说，档案数据量庞大，整理工作枯燥且耗时，手动逐一匹配、核对确认的过程让人疲惫不堪。而业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据留存和上交流程繁琐，浪费了大量的时间和精力。

此外，企业还面临着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。纸质凭证输出的耗材成本高昂，档案室和档案柜的存储空间需求大，造成了企业资源的浪费。手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件粗糙，数据无法有效利用，导致内部协作滞后。同时，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，纸质档案可能因不可抗力而损坏，使得财税管理效率低下。

在这样的背景下，合思档案应运而生，为企业提供了档案管理最佳实践的解决方案。

合思档案：数智时代的档案管理专家

合思档案是北京合思信息技术有限公司旗下的一款领先的单套制电子会计档案管理平台。该公司创立于2014年，作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，合思始终秉承以客户为中心的服务理念。

合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。公司分别在北京、杭州、南昌设立了研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。

合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。它致力于解决企业内外交困的档案管理问题，实现电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理，是企业档案管理最佳实践的有力推动者。

使命愿景：引领企业数字化转型

合思档案不止是一款简单的电子档案管理产品，它更是管理与服务的融合。其使命是携手企业碰撞出协作的价值，助力企业实现财务无纸化、低碳发展和数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。

在企业推行数字化的过程中，归档和储存环节仍然存在纸质文件储存的问题，以及数据存储线下载体的困扰。合思档案保证档案原生性，确保企业财务档案管理合规，最终实现企业全面数字化。

无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案顺应这一趋势，为企业提供有力支持，成为企业档案管理最佳实践的引领者。

功能模块：全方位覆盖档案管理需求

合思档案拥有丰富的功能模块，为企业提供了电子会计档案全生命周期管理的解决方案。其功能模块包括发票（大数据解决方案）、单据（档案扩展解决方案）、凭证（费控系统）、账簿（税务系统）、报表（QA系统）、电子档案（资金系统）、纸质档案（影像系统）、自定义档案（业务系统）、实物备查解决方案（更多系统）、数电票解决方案（共享调阅解决方案）等。

它提供的全生命周期管理涵盖了智能采集、预归档服务、基础管理、档案服务、统计分析和应用层等环节。在智能采集方面，支持接口互联和自主采集，基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件；也支持手动采集和自主补录，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式。

智能制档功能也是合思档案的一大亮点。通过规则引擎实现电子凭证数据自动匹配组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据；还能进行“四性检测 + 业务检测”，保障归档数据真实、完整、安全、可用。合思档案的这些功能模块，为企业提供了档案管理最佳实践的全面保障。

功能亮点：创新驱动档案管理变革

合思档案具有众多功能亮点与创新之处，展现了其独特的优势。便捷调阅不打印，混序归集免组装，打破了物理空间的限制，让用户可以在线自由调阅档案。预置规则引擎自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链。通过关键词检索，能够快速定位相关档案，提升检索效率、降低查询难度。融合“混序归档”“分类归档”等功能，为企业提供不同阶段的电子会计档案管理方案，实现档案合规不打印，助力双碳目标落地。

它还提供领先的单套制解决方案（标准方案） + 六大场景解决方案，满足企业不同场景下的档案管理需求。广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收。具备大数据解决方案，支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值。档案扩展解决方案可自定义档案类型，全流程扩展管理，生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。这些功能亮点，让合思档案成为档案管理最佳实践的典范。

优势凸显：对比传统管理更胜一筹

相较于传统档案管理方式，合思档案具有显著的优势。它能够显著降本增效，可节约纸张成本70%，节约整理成本75%，检索效率提升90%，实现100%管理合规性，帮助企业更有效的“收紧钱袋子”，彻底告别传统手工归档，档案不打印。

电子会计档案管理是闭环全量业财系统的“连接器”，补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路。它让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值，从数据到决策，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。

合思档案具备广泛连接的能力，连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。拥有100%自动归档能力，强大的规则匹配能力，最大程度的减少人工介入，实现自动组装、归档。符合国家政策要求，满足电子会计档案合规性管理。具有灵活承接、持续迭代的能力，满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，及时应对变化。这些优势，使合思档案成为企业档案管理最佳实践的不二之选。

目标用户与场景：广泛适用满足多样需求

合思档案的目标用户包括CEO/高管、归档员/财务、外部审计等。对于CEO/高管来说，它可以沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，降本增效。对于归档员/财务，能够提高工作效率，告别重复低价值工作，轻松完成档案管理，提高档案利用效率。对于外部审计，可实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料。

其应用场景涵盖了企业的财务档案管理全流程，如业务流转、财务入账、档案采集、档案制档、档案管理、档案利用等环节，以及各种不同类型的企业，包括事业单位及院校、央企、行业领军企业、国家试点企业等。合思档案以其广泛的适用性，为不同用户和场景提供了档案管理最佳实践的解决方案。

成功案例：实力见证卓越成效

众多企业的成功案例见证了合思档案的卓越成效。海亮教育此前老板要求实现财务办公室无打印机才算真正无纸化。在使用合思档案后，所服务的单位由15家增长到298家，作业人员从16人增长到25人，共享单位数量增加18.9倍，作业人员仅增加9人，凭证自动化率达到91.6%。

徐福记作为多地连锁门店，拥有70 + 分公司，年数据量2.6亿。合思档案上线后，全集团实现了无纸化，在线匹配组装，异地线上调阅，管理效率大大提升。

中交水规院的单套制有效支撑了无纸化政策的落地，切实减少了打印存储的成本。系统上线后，档案整理耗时、存储空间和耗材的成本均有显著减少。在审计工作检查中，公司审计人员通过电子会计档案系统，批量导出电子发票结构化数据，支持其进行审计分析工作，审计人员对电子会计档案系统所带来的便利性和安全性给予了肯定。

金牌橱柜积极响应国家政策，与合思档案通力合作。以聚合化，结构化，业务化的档案数据呈现记录资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效。这些成功案例充分证明了合思档案是档案管理最佳实践的可靠选择。

结语：选择合思档案，开启数字化转型之旅

合思档案能为企业解决内外交困的档案管理问题，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。无论是从政策支持、合规要求，还是企业自身降本增效的需求来看，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择，合思档案是企业的优质之选。

如果您的企业也渴望实现档案管理的数字化转型，不妨选择合思档案。您可以通过拨打400 – 105 – 6505电话，访问www.hosecloud.com网站，或扫描微信公众号二维码、微信小程序二维码等方式联系合思，免费试用合思档案带来的优质服务，开启档案管理最佳实践的新篇章。