在当今数电票快速扩张的时代，企业财务档案管理正面临着全新的挑战。预计到2025年，数电票将实现全覆盖，这意味着企业的信息化建设亟待加强。目前，全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖，电子发票的接收也具备了合法合规性。早在2016年1月1日，财政部、国家档案局令第79号就肯定了电子会计档案的法律效力，满足相关条件的企业可仅以电子形式进行归档。
然而，传统的纸质档案管理却让企业陷入了诸多困境。企业高管面临着纸质档案管理成本高、占地大且数据难以分析利用的难题。财务人员在处理大量档案数据时，需手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥繁复。以差旅发票报销为例，业务人员要经历繁琐的纸质票据报销流程，耗费大量时间和精力。
纸质档案管理不仅有着高显性成本，如纸质凭证输出的耗材成本高，还需要大量的档案室、档案柜等存储空间；还有高隐形成本，手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件粗糙，数据不能有效利用。此外，纸质档案管理还存在高合规风险，电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏。
不过，国家政策大力支持电子会计档案管理，电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已经到来，且电子会计档案管理需关注全生命周期管理闭环。在这样的背景下，合思档案解决方案应运而生。
合思档案：多元方案满足多样需求
合思档案提供了领先的单套制解决方案（标准方案）加上六大场景解决方案，能够广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。在差旅发票报销场景中，能让报销流程更加顺畅高效。
单套制解决方案实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。其业务及管理流程涵盖实物流转和电轨运行，线上一套电子数据管理，财务档案证据链完整，纸质原文件混序归档，大大提高了效率。
档案扩展解决方案可自定义档案类型，全流程扩展管理。通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理，让差旅发票等各类档案都能得到妥善处理。
证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链，保障财务合规，确保差旅发票报销的合规性。
合思档案功能：全面强大助力管理
- 多源采集：灵活获取数据
多源采集支持接口互联和手动采集两种方式。接口互联基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。手动采集则支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。在差旅发票报销时，无论是系统自动采集还是手动补录发票信息，都能轻松完成。 - 智能制档：高效匹配关联
智能制档通过规则引擎实现电子凭证数据自动匹配组装。不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能自动关联匹配及组装，减少90%人工匹配工作量。还可通过字段映射实现查阅便捷，让差旅发票与相关凭证的匹配变得轻松简单。 - 档案管理：精细权限规范
档案管理具备权限管理、档案目录灵活扩展和系统规范预置档号等功能。权限管理支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限。档案目录支持自定义档案目录分类和字段维护。系统规范预置档号满足国标档号规则格式，支持根据企业制度自主排列、扩展。在差旅发票报销相关档案管理中，不同人员可根据权限进行操作，确保档案管理的安全性和规范性。 - 档案应用：深度融合便捷查询
档案应用实现电子与实物档案高度融合，多维检索满足多场景查询需求。支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。一站式预览可穿透联查，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。差旅发票报销后，相关档案的查询和追溯变得更加方便快捷。
合思档案亮点：应对挑战释放价值
- 大数据解决方案：海量处理高效精准
大数据解决方案可实现百亿级单据量匹配关联，海量数据秒级查询。深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值。支撑各类归档格式转化、秒级预览版式文件，具备海量数据匹配引擎和映射引擎，有专利技术支撑。在差旅发票报销涉及大量数据时，能快速准确处理。 - 数电票解决方案：全流程闭环管理
数电票解决方案提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案。支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。对于差旅发票报销中的数电票处理，提供了一站式的解决方案。 - 双模式检测方案：保障数据合规安全
“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设。围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置。确保差旅发票报销数据的合规性和安全性。 - 实物备查：创新管理便捷利用
实物备查通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位。服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用。支持打标 – 到单 – 装盒 – 上架流程可逆，集团共享批量作业，极简管理低碳环保。对于差旅发票报销涉及的实物票据管理，提供了创新的方式。
合思档案价值：惠及不同角色群体
对于CEO/高管来说，合思档案可沉淀数据资产，保障合规管理。提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。在差旅发票报销方面，能通过数据资产的沉淀为企业决策提供支持，提升财务服务效率，降本增效，实现绿色低碳运营。
对于归档员/财务人员，合思档案能提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析。在差旅发票报销档案管理中，轻松完成档案管理，提高档案利用效率。
对于外部审计，合思档案让审计不进档案室，实现档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料。在差旅发票报销审计时，提供了极大的便利。
合思档案能让企业显著降本增效，彻底告别传统手工归档，档案不打印。作为闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路。让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值。实现资源重组，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。
合思档案场景：广泛适用贴合实际
- 日常档案管理场景
在企业日常档案管理场景中，合思档案可实现电子会计档案全生命周期管理。包括智能采集、预归档服务、基础管理和档案服务等环节，支持多源采集、智能制档，满足企业对不同类型会计资料的管理需求。差旅发票报销相关档案在这个全生命周期管理中得到妥善处理。 - 审计场景
审计场景下，合思档案提供辅助审计、证据方案库、审计抽凭、穿行测试等功能。外部审计人员可通过系统在线调阅档案，实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，提高审计效率。对于差旅发票报销的审计，变得更加高效和便捷。 - 合规场景
合规场景中，合思档案符合国家政策要求，其“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案保障归档数据真实、完整、安全、可用。支持企业电子会计档案全面无纸化，满足国家相关法规对电子会计档案管理的要求。确保差旅发票报销档案的合规性。 - 企业决策场景
在企业决策场景中，合思档案可沉淀数据资产，为CEO/高管提供财务档案数据支持，助力企业决策数智化，提升财务服务效率，挖掘财务档案数据价值。差旅发票报销数据也能为企业决策提供有力依据。
合思档案案例：实际应用成效显著
某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。采用合思档案解决方案后，实现多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化、借阅管理信息化，业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，管理自动化。在差旅发票报销方面，流程更加顺畅，企业成本降低，流程精简，财务人员增效，装订简化，节约企业显性成本。
世界上最大的重型装备制造商之一面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理等问题。通过合思档案单套制管理方案，实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。在差旅发票报销档案管理上，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。
一家企业存在低效的档案管理现状，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主等问题。合思档案单套制管理方案通过数据集成、业务检测和跨系统调阅方案，实现统一储存，业务证据链完整，数据共享，全生命周期管理。在差旅发票报销方面，预估节省总体成本30W +/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
中国最大的K12民办教育集团之一在档案管理方面存在采集困难、存储占用空间、整理复杂、利用不便等问题。合思档案的单套制管理方案通过数据集成、智能化制档和电子原文件独立管理，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构。在差旅发票报销中，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。
合思档案定位：领先平台优势明显
合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000 + 企业客户，获得福布斯中国科技50强等荣誉，通过SOC1、SOC2安全认证和信息安全等级保护三级认证。
合思档案拥有广泛连接的能力，可连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。具备100%自动归档能力，强大的规则匹配能力最大程度减少人工介入，实现自动组装、归档。符合国家政策要求，满足电子会计档案合规性管理。拥有灵活承接、持续迭代的能力，能满足接收管理数电票的能力，及时应对变化。
合思档案提供领先的单套制解决方案和六大场景解决方案，满足企业不同场景下的档案管理需求。如大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询；档案扩展解决方案可灵活扩展业务模型，多途径自动化归集各类介质档案。在差旅发票报销等场景中，展现出强大的适应性和优势。
合思档案能帮助企业解决内外交困的档案管理问题，实现70%节约纸张成本、75%节约整理成本、90%检索效率提升和100%管理合规性，助力企业降本增效、合规经营和低碳运营。随着数电票的全面覆盖和企业数字化转型的加速，合思档案将不断发展和完善，持续为企业提供更优质、更高效的电子会计档案管理服务，在电子会计档案管理领域发挥更大的作用。
企业选择合思档案，不仅能解决当前档案管理的痛点，还能顺应国家政策趋势，实现财务档案管理的全面数字化，提升企业的核心竞争力。如果您想体验合思档案为差旅发票报销及档案管理带来的便捷与高效，不妨点击免费试用，开启数字化档案管理之旅。
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